Posso gestire autonomamente la condivisione dei dati tra i compliance-platform?
Sì, la parte tecnica della condivisione dei dati tra i platform potete gestirla voi stessi nella maggior parte dei casi, senza aver bisogno di un reparto IT o di una parte esterna. Decidete voi stessi quale platform possa accedere ai quali dati dal vostro dossier aziendale, e potete revocare questa autorizzazione anche di nuovo. Quello che non dovete valutare voi stessi — e che reglia non valuta per voi — è la questione sostanziale se una determinata norma si applica alla vostra azienda o quali dati un platform abbia bisogno per questo. Questa questione riguarda il platform stesso o un legale.
La differenza tra questi due aspetti è esattamente dove sta il confine tra gestire autonomamente e affidare a terzi. Impostare, modificare e revocare un collegamento è un'azione. Stabilire se qualcosa è obbligatorio, quali dati esattamente devono essere condivisi e quali conseguenze comporta il mancato trasferimento, è una valutazione. Il primo è tecnica, il secondo è contenuto.
Quello che gestite voi stessi
Se avete un account aziendale, il vostro dossier aziendale e di prodotto si trova in un unico luogo. Quando collegate un platform a quel dossier, autorizzate il platform a leggere i dati di cui ha bisogno. Questa autorizzazione la impostate voi stessi tramite il vostro account, e potete limitarla o revocarla di nuovo in qualsiasi momento. Non ci sono richieste, tempi di attesa o intermediari — è come concedere e revocare l'accesso a un'app sul vostro telefono, solo che per i dati della vostra azienda. cosa reglia fa e non fa con i vostri dati spiega esattamente quali passi vi appartengono e cosa accade dietro le quinte.
Anche la creazione e l'integrazione del dossier stesso è qualcosa che fate voi: numero di iscrizione al registro delle imprese, numero di partita IVA, informazioni sui prodotti e gli altri dati di base li inserite una sola volta, e ogni platform collegato li legge poi di conseguenza. Non è una scelta sostanziale ma amministrazione, e come direttore, responsabile d'ufficio o responsabile HR potete gestirla perfettamente da soli.
Quello che esce dal vostro account
Dove la gestione autonoma finisce è alla domanda su quale obbligo si applica alla vostra azienda e cosa comporta concretamente per i dati che condividete. Il vostro negozio online rientra nella normativa sugli imballaggi di un determinato paese? Il vostro fascicolo del personale deve essere documentato in un modo specifico per un obbligo di accessibilità? Queste sono domande che il platform stesso risponde, oppure per le quali consultate un legale o un'organizzazione di categoria. Reglia non esprime giudizi su questo — lo strato di integrazione gestisce l'accesso, non il contenuto di quello che viene valutato.
Lo stesso vale per la domanda se sia saggio revocare un collegamento. Tecnicamente è sempre possibile, ma se ritirare il collegamento in quel momento è appropriato dipende da cosa è ancora in sospeso presso il platform in questione. Se avete dubbi, il platform stesso è il primo posto dove informarvi su cosa comporta esattamente un collegamento prima di modificarlo.
Perché questa distinzione è importante
Per una piccola azienda spesso non è pratico ricorrere a un consulente per ogni collegamento — questo aumenterebbe il carico amministrativo invece di ridurlo. Allo stesso tempo non è saggio prendere decisioni sostanziali senza le giuste conoscenze, solo perché è tecnicamente facile. La via pratica è: eseguire l'azione stessa, e far rispondere alla domanda se qualcosa è necessario o saggio a chi di competenza. Così la gestione rimane gestibile senza che vi addentriate in territorio sconosciuto in materie al di fuori delle vostre competenze.
Il fatto che un account sia gratuito e collegato alla vostra azienda invece che a un singolo indirizzo e-mail rende questa gestione autonoma anche praticamente realizzabile: se cambia qualcuno nel vostro team, non cambia nulla nei collegamenti stessi. Leggete di più su come i dati vengono protetti in questo caso su la pagina su sicurezza e privacy.
Iniziare da soli
Volete vedere come appare nella pratica prima di collegare qualcosa? Su la pagina delle domande frequenti vengono riportate le situazioni più comuni, e tramite la creazione di un account gratuito potete verificare autonomamente quali piattaforme sono già disponibili per la connessione.
Siete curiosi di sapere quali piattaforme rientrano nel Theos Group e cosa regola concretamente ciascuna di esse? Consultate la panoramica delle piattaforme connesse e scoprite con quali normative la vostra azienda potrebbe avere a che fare.