Mohu si sám nastavit sdílení dat mezi compliance-platformami?
Ano, technickou část sdílení dat mezi platformami si můžete ve většině případů nastavit sami bez IT oddělení nebo externí strany. Sami určujete, které platformě je povoleno vidět která data z vašeho firemního dossier, a toto propojení si také sami můžete integrovat. Co byste si neměli posuzovat sami — a reglia to za vás posuzovat také nebude — je obsahová otázka, zda se určité nařízení na vaši firmu vztahuje nebo která data platforma pro to potřebuje. Tuto otázku pokrývá samotná platforma nebo právník.
Rozdíl mezi těmito dvěma je přesně tam, kde se nachází hranice mezi vlastním řešením a outsourcingem. Nastavení, úprava a integrování propojení je činnost. Určení, zda je něco povinné, co přesně se musí sdílet a jaké jsou důsledky, pokud se tak nestane, je posouzení. První je technika, druhé je obsah.
Co si nastavujete sami
Pokud máte obchodní účet, váš firemní a produktový dossier se nachází na jednom místě. Když k tomuto dossier připojíte platformu, dáte jí oprávnění ke čtení dat, která potřebuje. Toto oprávnění si nastavujete sami prostřednictvím svého účtu a můžete ho také sami omezit nebo integrovat. Nejedná se o žádnou žádost, dobu čekání nebo prostředníka — je to podobné jako udělování a odvolávání přístupu k aplikaci na vašem telefonu, jen pro vaše firemní data. co reglia dělá a nedělá s vašimi údaji přesně vysvětluje, které kroky s tím souvisí a co se děje na pozadí.
Vytvoření a doplnění samotného dossier je také něco, co si sami vyřídíte: číslo registru obchodů, DIČ, informace o produktech a ostatní základní údaje vyplníte jednou a každá propojená platforma je pak čte. Nejedná se o obsahovou volbu, ale o administraci, kterou si jako ředitel, vedoucí kanceláře nebo manažer HR můžete bez problémů vést sami.
Co se nachází mimo váš účet
Kde se vlastní nastavování zastavuje, je otázka, jaká povinnost se na vaši firmu vztahuje a co to konkrétně znamená pro data, která sdílíte. Padá váš e-shop pod pravidla o obalech určité země? Musí být váš personální spis určitým způsobem veden podle povinnosti přístupnosti? To jsou otázky, které sama platforma zodpoví, nebo se na ně zeptáte právníka nebo odvětvové organizace. Reglia se sama na tuto otázku nevyjadřuje — skořápka řídí přístup, ne obsah toho, co se posuzuje.
Totéž platí pro otázku, zda je rozumné propojení integrovat. Technicky to je vždycky možné, ale zda je integrace v daném okamžiku vhodná, závisí na tom, co ještě zbývá u příslušné platformy. Pokud si nejste jisti, samotná platforma je první místo, kde se zeptáte, co propojení přesně zahrnuje, než ho upravíte.
Proč je tento rozdíl důležitý
U malé firmy často není praktické pro každé propojení zapojit poradce — to by naopak zvýšilo administrativní zátěž místo aby ji snížilo. Zároveň není rozumné dělat obsahová rozhodnutí bez správných znalostí jen proto, že je to technicky jednoduché. Praktické řešení je: provádět samotnou činnost a nechat zodpovědět otázku, zda je něco nutné nebo rozumné, od toho, kdo za to odpovídá. Takto zůstává správa zvládnutelná, aniž byste se ocitli na tenkém ledu v otázkách, které jsou mimo vaši odbornost.
Skutečnost, že účet je zdarma a je vázán na vaši firmu místo na jednu e-mailovou adresu, činí toto vlastní nastavování také prakticky realizovatelným: pokud se v týmu změní osoba, propojení samotná se nezmění. Více o tom, jak se přitom chrání data, si přečtěte na stránce o bezpečnosti a ochraně osobních údajů.
Začněte sami
Chcete vidět, jak to v praxi vypadá, než něco připojíte? Na stránce s často kladenými otázkami jsou uvedeny nejčastější situace, a prostřednictvím vytvoření bezplatného účtu si můžete sami ověřit, které platformy jsou již připraveny k propojení.
Zajímá vás, které platformy patří pod Theos Group a co konkrétně každá z nich řeší? Podívejte se na přehled připojených platforem a přečtěte si, s čím se vaše podnik může setkat.