Ali lahko sam uregulam deljenje podatkov med platformami za skladnost?
Ja, tehnični del deljenja podatkov med platformami lahko v večini primerov sami nastavite brez IT-oddelka ali zunanje pomoči. Sami določite, katero platformo ima pravico dostopa do katerih podatkov iz vašega poslovnega dossierja, in tudi to povezavo lahko sami preklicate. Kar si sami ne smete razlagati — in kar reglia tudi ne naredi za vas — je vsebinska vprašanja, ali se določeni predpis velja za vaše podjetje ali katere podatke ima platforma zanj potrebna. To vprašanje pripada sami platformi ali pravniku.
Razlikovanje med tema dvema je natanko tam, kjer je meja med samoureditvijo in zunanjo pomočjo. Nastavitev, prilagoditev in preklic povezave je dejanje. Določitev, ali je nekaj obvezno, kaj natanko je treba deliti in kakšne so posledice, če se to ne zgodi, je presoja. Prvo je tehnika, drugo je vsebina.
Kar uregujete sami
Če imate poslovni račun, sta vaš poslovni in proizvajalski dossier na enem mestu. Ko neko platformo povežete s tem dossierjom, ji dodelite dovoljenje za branje podatkov, ki jih potrebuje. To dovoljenje nastavite sami prek svojega računa, in tudi omejiti ali preklicati ga lahko sami. Ni nobene prošnje, čakalne dobe ali vmesne osebe — primerljivo je s tem, da aplikaciji na telefonu dodelite in odvzamete dostop, le da pri podatkih vašega podjetja. kaj reglia počne in kaj ne počne z vašimi podatki natanko pojasni, kateri koraki pri tem spadajo in kaj se dogaja v ozadju.
Tudi samo ustvarjanje in dopolnjevanje dossierja je nekaj, kar naredite sami: številka KvK, davčna številka, podatki o proizvodih in ostali osnovni podatki se vnesejo enkratno, nato pa jih vsaka povezana platforma prebere. To ni vsebinska odločitev, temveč administracija, in kot direktor, uradnik ali HR-odgovorna oseba jo lahko brez težav vodite sami.
Kar je izven vašega računa
Kjer samoureditvah preneha, je pri vprašanju, katera obveznost velja za vaše podjetje in kaj konkretno pomeni za podatke, ki jih delite. Ali je vaša spletna trgovina podvržena pravilom o embalaži določene države? Ali mora biti vaš kadrovski dossier evidenticiran na poseben način za obveznost dostopnosti? To so vprašanja, na katera odgovori sama platforma, ali pa se o njih posvetujete s pravnikom ali panogo. Reglia tu sam ne izjavlja ničesar — lupina ureja dostop, ne vsebino tega, kar se presoja.
Enako velja za vprašanje, ali je pametno preklic povezave. Tehnično je to vedno mogoče, vendar ali je preklic v tem trenutku primeren, je odvisno od tega, kaj še čaka na platformi v vprašanju. Če ste v dvomih, je sama ta platforma prvo mesto, na katerem se prepričajte, kaj povezava natanko pomeni, preden jo spremenite.
Zakaj je to razlikovanje pomembno
Za majhno podjetje pogosto ni praktično, da za vsako povezavo angažirate svetovalca — to bi pravzaprav povečalo upravno breme namesto da bi ga zmanjšalo. Hkrati pa ni pametno sprejemati vsebinskih odločitev brez potrebnega znanja, samo zato ker je tehnično preprosto. Delovna sredina je: dejanje izvedite sami, vprašanje, ali je kaj potrebno ali pametno, pa prepustite tistim, ki se s tem ukvarjajo. Na ta način ostaja upravljanje obvladljivo, ne da bi se odpravili na tanka ledu pri zadevah, ki so zunaj vaše strokovnosti.
To, da je račun brezplačen in je vezan na vaše podjetje namesto na en sam e-poštni naslov, tudi praktično omogoči to samoureditvijo: če se nekdo v vašem timu zamenja, se same povezave ne spremenijo. Več o tem, kako so podatki pri tem zaščiteni, si lahko preberete na strani o varnosti in zasebnosti.
Sami začeti
Želite videti, kako to v praksi izgleda, preden kaj povežete? Na strani s pogosto postavljenimi vprašanji navedejo najpogostejših situacij in prek ustvarjanja brezplačnega računa se lahko prepričate sami, kateri sistemi so že pripravljeni za povezavo.
Vas zanima, kateri sistemi spadajo pod Theos Group in kaj vsak izmed njih konkretno ureja? Oglejte si pregled povezanih sistemov in preberite, s čim se lahko sooči vaše podjetje.