Môžem si sám regulovať zdieľanie údajov medzi compliance-platformami?
Áno, technickú časť zdieľania údajov medzi platformami si môžete v zásade sami nastaviť, bez potreby IT oddelenia alebo externého partnera. Sami rozhodujete, ktorá platforma si môže prečítať ktoré údaje z vášho firemného spisu, a túto väzbu si môžete aj sami opäť odvolať. Čo by ste si sami nemali posúďovať — a čo reglia tiež pre vás neposúdza — je obsahová otázka, či sa určitý predpis vzťahuje na vašu firmu alebo aké údaje platforma pre to potrebuje. Táto otázka patrí do samotnej platformy alebo k právnikovi.
Práve rozlíšenie medzi týmito dvoma je tam, kde je hranica medzi vlastným riadením a outsourcingom. Nastavenie, úprava a odvolanie väzby je činnosť. Určenie toho, či je niečo povinné, čo presne sa má zdieľať a aké sú dôsledky, ak sa tak nestane, je posúdenie. Prvé je technika, druhé je obsah.
Čo si upravujete sami
Ak máte obchodný účet, váš firemný a produktový spis je na jednom mieste. Keď ku tomuto spisu pripojíte platformu, dáte tejto platforme povolenie na čítanie údajov, ktoré potrebuje. Toto povolenie si sami nastavujete prostredníctvom svojho účtu a môžete ho aj sami obmedziť alebo odvolať. Neprichádza ku žiadnej žiadosti, čakacej dobe ani sprostredkovateľovi — je to porovnateľné s poskytovaním a odvolávaním prístupu v aplikácii na vašom telefóne, len pre vaše firemné údaje. tom, čo reglia s vašimi údajmi robí a čo nie presne vysvetľuje, ktoré kroky k tomu patria a čo sa deje v pozadí.
Aj vytvorenie a doplnenie samotného spisu je niečo, čo si robíte sami: číslo KvK, číslo DPH, informácie o produktoch a ďalšie základné údaje si vyplníte jedenkrát a každá pripojená platforma ich potom číta. Ide nie o obsahovú voľbu, ale o administratívu, a tú si ako riaditeľ, vedúci kancelárie alebo osoby zodpovedné za HR môžete bez problémov udržiavať sami.
Čo spadá mimo vášho účtu
Kde sa sebou riadenie končí, je pri otázke, ktorá povinnosť sa vzťahuje na vašu firmu a čo to konkrétne znamená pre údaje, ktoré zdieľate. Podlieha vaša e-shopka legislatíve o balení určitej krajiny? Musí byť váš personálny spis určitým spôsobom vedený pre povinnosť prístupnosti? To sú otázky, na ktoré odpovedá samotná platforma, alebo sa s nimi poraďte s právnikom alebo odbornou organizáciou. Reglia si na to nemá svoj názor — schránka upravuje prístup, nie obsah toho, čo sa posúďuje.
To isté platí pre otázku, či je rozumné odvolať väzbu. Technicky je to vždy možné, ale či je odvolanie v danom čase vhodné, závisí od toho, čo ešte v príslušnej platforme prebieha. Ak si tým nie ste istí, samotná platforma je prvým miestom, kde si môžete ujasniť, čo väzba presne znamená, predtým ako ju upravíte.
Prečo je toto rozlíšenie dôležité
Pre malú firmu často nie je praktické angažovať si poradcu pre každú väzbu — to by len zväčšilo administratívnu záťaž namiesto jej zmenšenia. Zároveň nie je rozumné robiť obsahové rozhodnutia bez potrebných znalostí len preto, že je to technicky jednoduché. Praktické riešenie je: samu činnosť vykonať a nechať odpovedať na otázku, či je niečo potrebné alebo vhodné, tých, ktorí sa na tom vyznajú. Takto zostane správa zvládnuteľná bez toho, aby ste sa postavili na tenký ľad v záležitostiach mimo vášho pôsobenia.
To, že účet je bezplatný a patrí vašej firme namiesto jednej e-mailovej adresy, čini toto samosprávu aj prakticky uskutočňujúcou: ak sa v tíme zmení osoba, samotné väzby sa nemenia. Viac o tom, ako sú údaje pritom chránené, si prečítajte na stránke o bezpečnosti a súkromí.
Začať sami
Chcete vidieť, ako to v praxi vyzerá, predtým ako niečo pripojíte? Na stránke s často kladanými otázkami nachádzajú sa tam najčastejšie situácie a prostredníctvom vytvorenia bezplatného účtu si sami môžete pozrieť, ktoré platformy sú už pripravené na prepojenie.
Chcete vedieť, ktoré platformy patria pod Theos Group a čo konkrétne každá z nich rieši? Pozrite si prehľad pripojených platforiem a prečítajte si, s čím sa môže vaša spoločnosť stretnúť.