Quanto custa para si redigitar dados comerciais repetidamente?
Os custos de reinserir constantemente dados empresariais não aparecem numa fatura que receba, mas no tempo que levam: alguém tem de procurar, preencher e verificar o número KvK, o número de IVA, a descrição da empresa e os dados dos produtos, sempre que surge uma nova conta, uma nova plataforma ou uma nova regulação. Esse tempo é real, mesmo que não tenha um preço etiquetado.
O que determina exatamente esses custos não é igual para todas as empresas. Depende do número de plataformas com que trabalha, de com que frequência os seus dados empresariais mudam, e de quantas pessoas na sua empresa têm acesso a esses formulários. Abaixo explicamos de onde vem e que fatores o fazem aumentar.
De onde vem
Uma empresa que se enquadra em várias regulações europeias tem habitualmente de lidar com vários balcões ou plataformas: uma para segurança dos produtos, uma para embalagens, uma para acessibilidade, uma para dados pessoais. Cada uma dessas plataformas funciona independentemente e pede no registo os mesmos dados básicos sobre a sua empresa: forma legal, número KvK, número de IVA, morada da sede, pessoa de contacto. Depois segue-se muitas vezes um dossier de produtos: o que vende, em que países, e sob que nome.
Esse preenchimento em si não é um grande trabalho. Torna-se uma linha de custos apenas quando se repete: com cada nova plataforma, com cada alteração aos seus dados empresariais, e com cada verificação de se os dados continuam corretos em toda parte. Se muda de escritório, o seu número de IVA muda, ou adiciona um novo produto, isso idealmente deve ser atualizado em todos os locais onde se encontra. Se não for feito em todos os locais, surgem diferenças entre plataformas que mais tarde têm de ser corrigidas.
O que determina os custos
O fator mais importante é o número de plataformas com que trabalha. Uma loja online com produtos de marca própria que entrega em vários países enquadra-se muitas vezes em mais regulações do que um prestador de serviços que só atua localmente, e consequentemente tem de lidar com mais registos e mais preenchimentos repetidos.
Um segundo fator é com que frequência os seus dados mudam. Uma empresa que regularmente adiciona novos produtos ou muda de morada tem de fazer essa alteração mais frequentemente do que uma empresa cujos dados se mantêm iguais durante anos.
Um terceiro fator é o número de pessoas na sua empresa com acesso a esses formulários. Quando vários colaboradores gerem contas independentemente, sem que alguém tenha uma visão geral de quem preencheu o quê onde, aumenta a probabilidade de inconsistências. Isto não é propriamente uma linha de custos em si, mas sim algo que aumenta a probabilidade de erros e, portanto, de trabalho de correção adicional.
Onde aumenta
Os custos de preenchimento repetido tornam-se geralmente visíveis apenas quando algo corre mal: uma inspeção que revela que o endereço numa plataforma não corresponde ao endereço noutra, ou um dossier de produtos que foi atualizado num local e não no outro. Corrigir essas inconsistências custa muitas vezes mais tempo do que teria custado preenchê-lo corretamente à primeira vez. respostas a perguntas práticas sobre várias contas continua em situações deste tipo.
O próprio registo também custa tempo que se repete por cada plataforma: procurar documentos, preencher os mesmos campos, aguardar uma confirmação. Numa plataforma é uma questão de meia hora. Em quatro plataformas são quatro vezes meia hora, mais o tempo para se lembrar onde preencheu o quê.
O que poupa ao fazê-lo uma única vez
Reglia foi criada para resolver precisamente este ponto, e nada mais do que isto: um dossier empresarial e de produtos que preenche uma única vez e que as plataformas associadas consultam, para que não tenha de o redigitar em cada plataforma separadamente. o que reglia faz e não faz com os seus dados descreve exatamente como funciona e onde está o limite do que a reglia regulamenta.
Isso não muda nada no que as plataformas propriamente ditas lhe pedem em termos de conformidade regulatória; essas obrigações permanecem na plataforma e com a autoridade supervisora competente. O que isso sim muda é quantas vezes você precisa introduzir os mesmos dados. Uma conta comercial na reglia é gratuita para esse efeito e permanece assim, e está vinculada à sua empresa, não a um login ou endereço de e-mail único. O que você subsequentemente utiliza e paga numa plataforma consta na própria plataforma; uma visão geral de como isso está estruturado mostra onde quais custos vêm e não vêm.
Curioso para saber como isso funciona na prática para sua situação? Veja quais plataformas estão conectadas e o que exatamente fazem em o resumo das plataformas conectadas.