Quel est le coût pour vous de réintroduire les données de votre entreprise à chaque fois ?
Les coûts liés à la réintroduction répétée des données de votre entreprise ne figurent pas dans une facture que vous recevez, mais dans le temps qu'il faut pour les introduire : quelqu'un doit chercher, introduire et vérifier le numéro KvK, le numéro de TVA, la description de l'entreprise et les données des produits, chaque fois qu'un nouveau compte, une nouvelle plateforme ou une nouvelle réglementation arrive. Ce temps est réel, même s'il n'y a de prix affichés nulle part.
Ce qui détermine précisément ces coûts n'est pas identique pour chaque entreprise. Cela dépend du nombre de plateformes avec lesquelles vous travaillez, de la fréquence à laquelle vos données d'entreprise changent, et du nombre de personnes dans votre organisation qui ont accès à ces formulaires. Ci-dessous, nous expliquons d'où cela vient et quels facteurs font augmenter les coûts.
D'où cela vient
Une entreprise qui relève de plusieurs réglementations européennes a généralement affaire à plusieurs guichets ou plateformes : l'un pour la sécurité des produits, l'un pour les emballages, l'un pour l'accessibilité, l'un pour les données personnelles. Chacune de ces plateformes fonctionne indépendamment et demande lors de l'inscription les mêmes données de base sur votre entreprise : forme juridique, numéro KvK, numéro de TVA, adresse du siège, personne de contact. Suit ensuite souvent un dossier de produits : ce que vous vendez, dans quels pays, et sous quel nom.
Cette introduction n'est en soi pas un gros travail. Elle devient une source de coûts seulement lorsqu'elle se répète : à chaque nouvelle plateforme, à chaque modification de vos données d'entreprise, et à chaque vérification que les données sont correctes partout. Si vous déménagez, modifiez votre numéro de TVA, ou ajoutez un nouveau produit, cela doit idéalement être mis à jour partout où il figure. Si cela ne se fait pas partout, des différences apparaissent entre les plateformes qui devront ensuite être corrigées.
Ce qui détermine les coûts
Le facteur le plus important est le nombre de plateformes avec lesquelles vous travaillez. Une boutique en ligne avec des produits de marque propre qui livre vers plusieurs pays relève souvent de plus de réglementations qu'un prestataire de services qui n'opère qu'au niveau national, et a donc affaire à plus d'inscriptions et plus d'introductions répétées.
Un deuxième facteur est la fréquence à laquelle vos données changent. Une entreprise qui ajoute régulièrement de nouveaux produits ou change d'adresse doit effectuer cette modification plus souvent qu'une entreprise dont les données restent identiques pendant des années.
Un troisième facteur est le nombre de personnes dans votre organisation qui ont accès à ces formulaires. Lorsque plusieurs collaborateurs gèrent indépendamment les comptes sans que quelqu'un n'ait une vue d'ensemble de qui a rempli quoi et où, le risque de divergences augmente. Ce n'est pas tant une source de coûts en soi, mais plutôt quelque chose qui augmente le risque d'erreurs et donc de travail de correction supplémentaire.
Où les coûts augmentent
Les coûts de l'introduction répétée ne deviennent généralement visibles que lorsque quelque chose tourne mal : un contrôle qui révèle que l'adresse sur une plateforme ne correspond pas à l'adresse sur une autre, ou un dossier de produits qui a été mis à jour à un endroit et pas à l'autre. La correction de telles divergences prend souvent plus de temps que cela n'aurait pris d'introduire correctement les données du premier coup. réponses à des questions pratiques sur plusieurs comptes approfondit ce type de situations.
L'inscription elle-même prend aussi du temps qui revient pour chaque plateforme : la recherche de documents, le remplissage des mêmes champs, l'attente d'une confirmation. Pour une plateforme, c'est une question d'une demi-heure. Pour quatre plateformes, c'est quatre fois une demi-heure, plus le temps de vous souvenir où vous avez rempli quoi.
Ce que cela économise de le faire une seule fois
reglia a été conçu pour aborder précisément ce point, et rien d'autre : un dossier d'entreprise et de produits que vous remplissez une seule fois et que les plateformes connectées lisent, de sorte que vous n'ayez pas à le retaper séparément auprès de chaque plateforme. ce que reglia fait et ne fait pas avec vos données décrit précisément le fonctionnement et la limite de ce que reglia règle elle-même.
Cela ne change rien à ce que les plateformes demandent elles-mêmes à cet égard de la conformité réglementaire; ces obligations restent auprès de la plateforme et auprès de l'autorité de surveillance compétente. Ce qui change, c'est la fréquence à laquelle vous devez saisir les mêmes données. Un compte professionnel reglia est à cet égard gratuit et le reste, et dépend de votre entreprise, non pas d'une seule connexion ou d'une seule adresse électronique. Ce que vous utilisez et payez ensuite auprès d'une plateforme se trouve auprès de cette plateforme elle-même; un aperçu de la façon dont c'est structuré montre d'où viennent les coûts et d'où ils ne viennent pas.
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