Hvad koster det dig at indtaste virksomhedsoplysninger igen og igen?
Omkostningerne ved gentagen indtastning af virksomhedsoplysninger fremgår ikke af en faktura, du modtager, men af det tidsworkload, det kræver: nogen skal slå virksomhedsregistreringsnummeret, momsregistreringsnummeret, virksomhedsbeskrivelsen og produktoplysningerne op, indtaste dem og kontrollere dem, hver gang der kommer en ny konto, et nyt platform eller en ny regulering til. Denne tid er reel, selv om der ikke står en pris på det nogen steder.
Hvad der præcist bestemmer disse omkostninger, er ikke det samme for alle virksomheder. Det afhænger af antallet af platforme, du arbejder med, hvor ofte dine virksomhedsoplysninger ændres, og hvor mange personer i din organisation, der har adgang til disse formularer. Nedenfor forklarer vi, hvor det kommer fra, og hvilke faktorer der får det til at stige.
Hvor det kommer fra
En virksomhed, der falder ind under flere europæiske regler, har normalt også at gøre med flere kontorer eller platforme: én for produktsikkerhed, én for emballage, én for tilgængelighed, én for persondata. Hvert af disse platforme fungerer uafhængigt og anmoder ved tilmelding om de samme grundlæggende oplysninger om din virksomhed: juridisk form, virksomhedsregistreringsnummer, momsregistreringsnummer, forretningsadresse, kontaktperson. Derefter følger ofte et produktdossier: hvad du sælger, i hvilke lande, og under hvilket navn.
Denne indtastning er i sig selv ikke et stort arbejde. Det bliver først en udgift, når det gentages: ved hvert nyt platform, ved hver ændring af dine virksomhedsoplysninger, og ved hver kontrol af, om oplysningerne stadig stemmer overalt. Hvis du flytter, dit momsregistreringsnummer ændres, eller du tilføjer et nyt produkt, bør det ideelt set opdateres alle de steder, hvor det står. Hvis det ikke sker overalt, opstår der uoverensstemmelser mellem platforme, der senere skal rettes.
Hvad der bestemmer omkostningerne
Den vigtigste faktor er antallet af platforme, du arbejder med. En webshop med egne mærker, der leverer til flere lande, falder ofte ind under flere regler end en tjenesteyder, der kun er aktiv nationalt, og har derfor at gøre med flere tilmeldinger og mere gentagen indtastning.
En anden faktor er, hvor ofte dine oplysninger ændres. En virksomhed, der regelmæssigt tilføjer nye produkter eller flytter, skal foretage denne ændring oftere end en virksomhed, hvis oplysninger forbliver de samme i årevis.
En tredje faktor er antallet af personer i din organisation, der har adgang til disse formularer. Når flere medarbejdere administrerer konti uafhængigt af hinanden uden nogen til at have overblik over, hvem der har udfyldt hvad hvor, øges sandsynligheden for uoverensstemmelser. Dette er ikke så meget en omkostning i sig selv, men noget, der øger risikoen for fejl og dermed for ekstra korrektionsarbejde.
Hvor det løber op
Omkostningerne ved gentagen indtastning bliver normalt først synlige, når noget går galt: en kontrol, der viser, at adressen på ét platform ikke stemmer overens med adressen på et andet, eller et produktdossier, der er opdateret ét sted og ikke på det andet. Korrektionen af sådanne uoverensstemmelser tager ofte mere tid end det havde taget at foretage den korrekt første gang. svar på praktiske spørgsmål om flere konti går nærmere ind på denne slags situationer.
Selve tilmeldingen koster også tid, der gentages for hvert platform: søgning efter dokumenter, udfyldelse af de samme felter, venten på bekræftelse. Ved ét platform er det en sag om en halv time. Ved fire platforme er det fire gange en halv time, plus tiden til at huske, hvor du har udfyldt hvad.
Hvad det sparer at gøre det én gang
reglia er sat op til at tackle præcis dette punkt, og intet mere end det: et virksomheds- og produktdossier, som du udfylder én gang, og som de tilsluttede platforme læser ud, så du ikke behøver at skrive det ind på hvert platform separat. hvad reglia gør og ikke gør med dine oplysninger beskriver præcis, hvordan det fungerer, og hvor grænsen går for, hvad reglia selv regulerer.
Det ændrer intet ved, hvad platformene selv beder dig om inden for regulering; disse forpligtelser forbliver hos platformen og hos tilsynsmyndigheden, der har ansvar herfor. Hvad det derimod ændrer, er hvor ofte du skal indtaste de samme oplysninger. En erhvervskonto hos reglia er gratis og forbliver gratis, og den er knyttet til din virksomhed, ikke til et enkelt login eller en enkelt e-mailadresse. Hvad du herefter bruger og betaler ved en platform, står hos platformen selv; et overblik over, hvordan det er opbygget viser, hvor hvilke omkostninger kommer fra og hvor de ikke gør.
Er du nysgerrig efter, hvordan det ser ud i praksis for din situation? Se hvilke platforme der er tilsluttet, og hvad de præcis gør på oversigten over tilsluttede platforme.