Koliko vam stoji ponovno unošenje poslovnih podataka?
Troškovi ponovnog unošenja poslovnih podataka nisu u računu koji dobijate, već u vremenu koje traje: netko mora pronaći, unijeti i provjeriti KvK-broj, PDV-broj, opis poslovanja i podatke o proizvodima, svaki put kada dođe novi račun, nova platforma ili novo značenje. To vrijeme je stvarno, iako nikdje nema cijenovne etikete.
Što točno određuje te troškove nije isto za svako poslovanje. To ovisi o broju platformi s kojima radite, o tome koliko često se vaši poslovni podaci mijenjaju, i o tome koliko ljudi kod vas ima pristup tim obrascima. Dolje objašnjavamo odakle dolazi i koji čimbenici ga povećavaju.
Odakle dolazi
Poduzeće koje spada pod više europskih propisa, obično se suočava i s više šaltera ili platformi: jedan za sigurnost proizvoda, jedan za ambalažu, jedan za pristupačnost, jedan za osobne podatke. Svaka od tih platformi radi za sebe i traži pri prijavi iste osnovne podatke o vašem poslovanju: pravni oblik, KvK-broj, PDV-broj, adresa sjedišta, osoba za kontakt. Nakon toga često dolazi dossier proizvoda: što prodajete, u koje zemlje, i pod kojim imenom.
Taj unos sam po sebi nije veliki posao. Postaje stavka troška tek kada se ponavlja: pri svakoj novoj platformi, pri svakoj promjeni vaših poslovnih podataka, i pri svakoj provjeri jesu li podaci i dalje ispravni na svim mjestima. Ako se preselite, promijenite PDV-broj ili dodate novi proizvod, to bi u idealnom slučaju trebalo ažurirati na svim mjestima gdje se pojavljuje. Ako se to ne dogodi posvuda, tada dolazi do razlika između platformi koje kasnije trebaju biti ispravljene.
Što određuje troškove
Najvažniji čimbenik je broj platformi s kojima radite. Webshop s vlastitim proizvodima koji se isporučuje u više zemalja, često spada pod više propisa nego pružatelj usluga koji je aktivan samo domaće, te se suočava s više prijava i više ponovljenih unosa.
Drugi čimbenik je koliko često se vaši podaci mijenjaju. Poslovanje koje redovito dodaje nove proizvode ili mijenja adresu, mora tu promjenu provoditi češće nego poslovanje čiji se podaci godinama ne mijenjaju.
Treći čimbenik je broj ljudi koji kod vas ima pristup tim obrascima. Kada više zaposlenih neovisno upravlja računima, bez da netko drži pregled tko je što gdje unio, povećava se mogućnost odstupanja. To nije toliko stavka troška sama po sebi, ali jest nešto što povećava mogućnost greške i zato dodatnog ispravnog rada.
Gdje se povećava
Troškovi ponovljenog unošenja obično postanu vidljivi tek kada nešto pođe po zlu: provjera gdje se ispostavi da adresa na jednoj platformi ne odgovara adresi na drugoj, ili dossier proizvoda koji je ažuriran na jednom mjestu a ne na drugom. Ispravljanje takvih razlika često stoji više vremena nego što bi ga trebalo pravilno unijeti prvi put. odgovori na praktična pitanja o više računa ide dalje u takve situacije.
I sama prijava stoji vrijeme koje se vraća po platformi: pretraživanje dokumenata, ispunjavanje istih polja, čekanje na potvrdu. Pri jednoj platformi to je stvar od pola sata. Pri četiri platforme to je četiri puta pola sata, plus vrijeme za pamćenje gdje ste što unijeli.
Što se uštedi ako se radi jednom
Reglia je postavljena na tako da se bavi upravo tom točkom, i ničim više od toga: poslovni i proizvodni dossier koji unosite jednom i koji povezane platforme čitaju, kako ne trebate to posebno pisati na svakoj platformi. što reglia čini i ne čini sa vašim podacima opisuje točno kako to funkcionira i gdje leži granica onoga što reglia sama uređuje.
To ne mijenja ništa u vezi s onim što platforma sami od vas zahtijevaju u pogledu regulacije; te obveze ostaju kod platforme i kod nadzornog tijela koje je nadležno za to. Ono što se međutim mijenja jest koliko puta trebate unijeti iste podatke. Poslovni račun kod reglia je pri tome besplatan i ostaje besplatan, te je vezan uz vašu poduzeću, a ne uz jednu prijavu ili jednu e-mail adresu. Ono što potom koristite i plaćate kod platforme nalazi se kod same platforme; pregled kako je to strukturirano pokazuje gdje koji troškovi dolaze i gdje ne dolaze.
Zanima vas kako to izgleda u praksi za vašu situaciju? Pogledajte koje su platforme priključene i što točno rade na pregled povezanih platformi.