Kolik vás stojí, když opakovaně zadáváte údaje o vaší společnosti?
Náklady na opakované zadávání údajů o vaší společnosti se neobjevují na faktuře, kterou obdržíte, ale v čase, který to zabere: někdo musí vyhledat, zadat a ověřit číslo KvK, DIČ, popis společnosti a údaje o produktech pokaždé, když přibude nový účet, nová platforma nebo nový právní předpis. Tento čas je skutečný, i když na něm není nikde cena.
To, co přesně tyto náklady určuje, není stejné pro každou společnost. Závisí na počtu platforem, se kterými pracujete, jak často se vaše údaje o společnosti mění, a kolik lidí má u vás přístup k těmto formulářům. Níže vysvětlujeme, odkud to pochází a které faktory to zvyšují.
Odkud to pochází
Podnik, který podléhá více než jedné evropské právní úpravě, se zpravidla setkává s více místy výkonu nebo platformami: jednu pro bezpečnost produktů, jednu pro obaly, jednu pro přístupnost, jednu pro osobní údaje. Každá z těchto platforem funguje samostatně a při registraci žádá stejné základní údaje o vaší společnosti: právní formu, číslo KvK, DIČ, adresu sídla, kontaktní osobu. Poté často následuje dossier produktu: co prodáváte, v kterých zemích a pod jakým jménem.
Samo zadávání údajů není velká práce. Stává se problémem až když se opakuje: u každé nové platformy, při každé změně v údajích o vaší společnosti a při každé kontrole, zda se údaje všude shodují. Pokud se stěhujete, změní se vaše DIČ nebo přidáte nový produkt, mělo by se to ideálně aktualizovat všude, kde se to nachází. Pokud se to nestane všude, vzniknou rozdíly mezi platformami, které pak musí být opraveny.
Co náklady určuje
Nejdůležitějším faktorem je počet platforem, se kterými pracujete. Internetový obchod s vlastními produkty, který dodává do více zemí, se často řídí více právními předpisy než poskytovatel služeb, který je aktivní pouze v domácím prostředí, a proto má více registrací a více opakovaného zadávání.
Druhým faktorem je, jak často se vaše údaje mění. Podnik, který pravidelně přidává nové produkty nebo se stěhuje, musí tuto změnu provádět častěji než podnik, jehož údaje zůstávají stejné po mnoho let.
Třetím faktorem je počet lidí, kteří mají u vás přístup k těmto formulářům. Když více zaměstnanců spravuje účty nezávisle na sobě, aniž by někdo měl přehled o tom, kdo co kam vyplnil, zvyšuje se riziko odchylek. To není samo o sobě položka nákladů, ale zvyšuje to pravděpodobnost chyb a tedy další opravné práce.
Kde to vzrůstá
Náklady na opakované zadávání údajů se obvykle stanou viditelné až v okamžiku, kdy se něco pokazí: kontrola, která odhalí, že adresa na jedné platformě neodpovídá adrese na druhé, nebo dossier produktu, které bylo aktualizováno na jednom místě a ne na druhém. Oprava takových rozdílů často stojí více času, než by zabralo zadání údajů poprvé správně. odpovědi na praktické otázky o více účtech pokračuje v tomto druhu situací.
Samotná registrace také zabere čas, který se u každé platformy vrátí: hledání dokumentů, vyplňování stejných polí, čekání na potvrzení. U jedné platformy jde o půlhodinu. U čtyř platforem je to čtyřikrát půlhodina plus čas na zapamatování si, kde jste co vyplnili.
Co se ušetří, když se to udělá jednou
Reglia je vytvořena právě na řešení tohoto bodu, a nic více: business a product dossier, které vyplníte pouze jednou a který si připojené platformy přečtou, takže jej nemusíte zadávat zvlášť u každé platformy. co reglia dělá a nedělá s vašimi údaji popisuje přesně, jak to funguje a kde jsou hranice toho, co řeší samotné reglia.
To nemění nic na tom, co si platforma samy od vás vyžadují v oblasti compliance; ty závazky zůstávají u platformy a u dohledu, který o ní rozhoduje. Co se ale změní, je to, jak často musíte stejné údaje zadávat. Firemní účet v reglia je přitom zdarma a zůstává zdarma a je vázán na vaši firmu, ne na jedno přihlášení nebo jednu e-mailovou adresu. Co následně používáte a platíte u platformy, je na samotné platformě; přehled toho, jak je to strukturováno ukazuje, kde které náklady pocházejí a kde ne.
Zajímá vás, jak to vypadá v praxi pro vaši situaci? Podívejte se, které platformy jsou připojené a co přesně dělají na na přehled připojených platforem.