¿Qué le cuesta volver a introducir datos empresariales una y otra vez?
Los costes de volver a introducir datos empresariales no aparecen en una factura que reciba, sino en el tiempo que requieren: alguien debe buscar, introducir y verificar el número de KvK, el número de IVA, la descripción empresarial y los datos de productos, cada vez que se añade una nueva cuenta, una nueva plataforma o una nueva regulación. Ese tiempo es real, aunque no tenga un precio explícito.
Qué determina exactamente esos costes no es igual para todas las empresas. Depende del número de plataformas con las que trabaja, de la frecuencia con que cambian sus datos empresariales, y de cuántas personas tienen acceso a esos formularios en su organización. A continuación explicamos de dónde procede y qué factores hacen que aumente.
De dónde procede
Una empresa que está sujeta a varias regulaciones europeas normalmente tiene que tratar con varios ventanillos o plataformas: una para seguridad de productos, una para envases, una para accesibilidad, una para datos personales. Cada una de esas plataformas funciona de forma independiente y solicita al registrarse los mismos datos básicos sobre su empresa: forma jurídica, número de KvK, número de IVA, domicilio, contacto. Después viene a menudo un dossier de productos: qué vende, en qué países, y bajo qué nombre.
Esa introducción de datos no es en sí un trabajo importante. Solo se convierte en una partida de gastos cuando se repite: en cada nueva plataforma, con cada cambio en sus datos empresariales, y en cada comprobación de si los datos siguen siendo correctos en todos los lugares. Si se muda, cambia su número de IVA o añade un nuevo producto, eso idealmente debe actualizarse en todos los lugares donde aparece. Si no se hace en todas partes, surgen diferencias entre plataformas que luego hay que corregir.
Qué determina los costes
El factor más importante es el número de plataformas con las que trabaja. Una tienda online con productos de marca propia que distribuye a varios países está sujeta a menudo a más regulaciones que un proveedor de servicios que solo opera a nivel nacional, y por tanto tiene que hacer más registros y más introducciones repetidas de datos.
Un segundo factor es la frecuencia con que cambien sus datos. Una empresa que añade regularmente nuevos productos o cambia de ubicación tiene que hacer ese cambio con más frecuencia que una empresa cuyos datos permanecen igual durante años.
Un tercer factor es el número de personas que tienen acceso a esos formularios en su organización. Cuando varios empleados gestionan cuentas de forma independiente, sin que nadie supervise quién ha introducido qué dónde, aumenta la probabilidad de inconsistencias. Esto no es tanto una partida de gastos en sí mismo, pero sí aumenta el riesgo de errores y por tanto de trabajo de corrección adicional.
Dónde suben los costes
Los costes de la introducción repetida de datos normalmente solo se hacen visibles cuando algo sale mal: una inspección que revela que la dirección en una plataforma no coincide con la dirección en otra, o un dossier de productos que se ha actualizado en un lugar pero no en otro. Corregir estas discrepancias suele llevar más tiempo que haberlo hecho correctamente de entrada. respuestas a preguntas prácticas sobre múltiples cuentas profundiza en este tipo de situaciones.
También el registro en sí cuesta tiempo que se repite por cada plataforma: buscar documentos, rellenar los mismos campos, esperar una confirmación. En una plataforma es cuestión de media hora. En cuatro plataformas son cuatro veces media hora, más el tiempo de recordar dónde introdujo cada cosa.
Qué ahorra hacerlo una sola vez
reglia se ha diseñado para abordar precisamente este punto, y nada más que eso: un dossier empresarial y de productos que introduce una sola vez y que leen las plataformas conectadas, para que no tenga que volver a escribirlo en cada plataforma por separado. qué reglia hace y qué no hace con sus datos describe exactamente cómo funciona eso y dónde está el límite de lo que reglia mismo regula.
Esto no cambia nada en lo que los propios platforms le piden en términos de cumplimiento normativo; esas obligaciones permanecen en el platform y en la autoridad supervisora que es responsable de ellas. Lo que sí cambia es cuántas veces debe introducir los mismos datos. Una cuenta comercial en reglia es gratuita para esto y seguirá siéndolo, y está vinculada a su empresa, no a un único inicio de sesión o una única dirección de correo electrónico. Lo que luego usa y paga en un platform está en el propio platform; un resumen de cómo está estructurado eso muestra dónde vienen y dónde no vienen los costos.
¿Curioso por ver cómo se ve esto en la práctica para su situación? Vea qué platforms están conectados y qué hacen exactamente en el resumen de plataformas conectadas.