Ile kosztuje Cię wielokrotne wprowadzanie danych firmy?
Koszty wielokrotnego wprowadzania danych firmy nie widnieją na fakturze, którą otrzymujesz, ale drzemią w czasie, jaki to zajmuje: ktoś musi wyszukać numer KvK, numer VAT, opis firmy i dane produktów, wprowadzić je i sprawdzić każdorazowo, gdy pojawia się nowe konto, nowa platforma lub nowe przepisy. Ten czas jest rzeczywisty, nawet jeśli nigdzie nie ma ceny.
To, co dokładnie określa te koszty, nie jest dla każdej firmy takie samo. Zależy od liczby platform, z którymi pracujesz, od tego, jak często zmieniają się Twoje dane firmy, oraz od liczby osób mających dostęp do tych formularzy. Poniżej wyjaśniamy, skąd się bierze i jakie czynniki powodują wzrost kosztów.
Skąd to się bierze
Przedsiębiorstwo podlegające kilku europejskim przepisom zazwyczaj ma do czynienia z wieloma okienkami lub platformami: jedną dla bezpieczeństwa produktów, jedną dla opakowań, jedną dla dostępności, jedną dla danych osobowych. Każda z tych platform działa niezależnie i prosi przy rejestracji o te same podstawowe dane o Twojej firmie: formę prawną, numer KvK, numer VAT, adres siedziby, osobę kontaktową. Następnie pojawia się zazwyczaj dossier produktu: co sprzedajesz, do jakich krajów i pod jaką nazwą.
To wprowadzanie danych samo w sobie nie stanowi dużej pracy. Staje się kosztem dopiero wtedy, gdy się powtarza: przy każdej nowej platformie, przy każdej zmianie danych firmy, i przy każdej kontroli, czy dane są wszędzie prawidłowe. Gdy się przeprowadzisz, zmieni się numer VAT lub dodasz nowy produkt, powinno to być zaktualizowane idealnie na wszystkich miejscach, gdzie się pojawia. Jeśli się tego nie zrobi wszędzie, mogą powstać różnice między platformami, które później trzeba będzie naprawić.
Co określa koszty
Najważniejszym czynnikiem jest liczba platform, z którymi pracujesz. Sklep internetowy ze wspólnymi produktami markowymi, który dostarcza do kilku krajów, często podlega więcej przepisom niż usługodawca aktywny tylko na rynku krajowym i ma do czynienia z więcej rejestracjami i więcej powtarzanym wprowadzaniem danych.
Drugim czynnikiem jest to, jak często zmieniają się Twoje dane. Firma, która regularnie dodaje nowe produkty lub zmienia adres, musi wprowadzać te zmiany częściej niż firma, której dane przez lata pozostają takie same.
Trzecim czynnikiem jest liczba osób mających dostęp do tych formularzy. Gdy kilku pracowników niezależnie zarządza kontami, bez osoby, która miałaby przegląd, kto co gdzie wpisał, wzrasta szansa na rozbieżności. To nie tyle koszt sam w sobie, ile coś, co zwiększa ryzyko błędów, a tym samym dodatkowej pracy naprawczej.
Gdzie to rośnie
Koszty powtarzanego wprowadzania danych zazwyczaj stają się widoczne dopiero, gdy coś pójdzie nie tak: kontrola, podczas której okazuje się, że adres na jednej platformie nie odpowiada adresowi na innej, lub dossier produktu, który został zaktualizowany w jednym miejscu, a w drugim nie. Naprawienie takich rozbieżności zajmuje często więcej czasu niż prawidłowe wpisanie tego za pierwszym razem. odpowiedzi na praktyczne pytania dotyczące wielokrotnych kont idzie dalej w takich sytuacjach.
Sama rejestracja również wymaga czasu, który powraca dla każdej platformy: poszukiwanie dokumentów, wypełnianie tych samych pól, oczekiwanie na potwierdzenie. Na jednej platformie to kwestia około pół godziny. Na czterech platformach to cztery razy pół godziny, plus czas, aby pamiętać, gdzie co zostało wpisane.
Co zyskujesz, gdy robisz to raz
Reglia została stworzona, aby załatwić dokładnie ten punkt i nic więcej: dossier firmy i produktu, które wypełniasz jednorazowo, a połączone platformy odczytują, dzięki czemu nie musisz tego przepisywać na każdej platformie osobno. co reglia robi i co nie robi z Twoimi danymi opisuje dokładnie, jak to działa i gdzie leży granica tego, co sam reglia reguluje.
To nie zmienia nic w tym, o co same platformy od Państwa wymagają na polu zgodności z przepisami; te zobowiązania pozostają przy platformie i u organu nadzoru, który nad tym czuwa. Co się natomiast zmienia, to jak często musicie Państwo wpisywać te same dane. Bezpłatne konto biznesowe w reglia pozostaje bezpłatne i jest powiązane z Państwem przedsiębiorstwem, a nie z jednym logowaniem czy jednym adresem e-mail. To, co następnie wykorzystujecie i płacicie na platformie, pozostaje po stronie samej platformy; przegląd sposobu jego struktury pokazuje, skąd dokładnie pochodzą koszty i skąd nie.
Ciekawe, jak to wygląda w praktyce w Państwem przypadku? Sprawdzcie, które platformy są podłączone i co dokładnie robią na przeglądem połączonych platform.