Kuinka paljon maksaa sinulle liiketoimintotietojen uudelleen syöttäminen joka kerta?
Tietojen toistuvasta uudelleen kirjoittamisesta aiheutuvat kustannukset eivät näy laskussa, jonka saat, vaan ajassa, joka menee siihen: jonkun on etsittävä, kirjoitettava ja tarkistettava KvK-numero, alv-numero, yrityksen kuvaus ja tuotteiden tiedot joka kerta, kun tulee uusi tili, uusi alusta tai uusi säännös. Tämä aika on todellinen, vaikka hintaa ei ole kirjoitettu mihinkään.
Se, mitkä kustannukset ovat tarkalleen ottaen määräävät, ei ole sama jokaiselle yritykselle. Se riippuu alustojen määrästä, joiden kanssa työskentelet, siitä, kuinka usein yritysten tietosi muuttuvat, ja siitä, kuinka monella henkilöllä yrityksessäsi on pääsy näihin lomakkeisiin. Alla kerromme, mistä se tulee ja mitkä tekijät saavat sen nousemaan.
Mistä se tulee
Yritys, joka kuuluu useiden eurooppalaisten säännösten piiriin, joutuu yleensä tekemisiin useiden toimistojen tai alustojen kanssa: yksi tuotteen turvallisuuden osalta, yksi pakkausten osalta, yksi saavutettavuuden osalta, yksi henkilötietojen osalta. Jokainen näistä alustoista toimii itsenäisesti ja pyytää kirjautuessa samat perustiedot yrityksestäsi: oikeusmuoto, KvK-numero, alv-numero, osoite, yhteyshenkilö. Tämän jälkeen seuraa usein tuotedossier: mitä myyt, mihin maihin ja millä nimellä.
Tämä kirjoittaminen ei ole sinänsä suuri työ. Se tulee kustannuksen aiheuttajaksi vasta, kun se toistuu: jokaisella uudella alustalla, jokaisella muutoksella yritysten tiedoissasi ja jokaisella tarkistuksella, ovatko tiedot vielä oikein kaikkialla. Jos muutat, muutat alv-numeroasi tai lisäät uuden tuotteen, se olisi ihanteellisesti päivitettävä kaikkiin paikkoihin, joissa se esiintyy. Jos näin ei tapahdu kaikkialla, syntyy eroja alustojen välille, jotka on myöhemmin korjattava.
Mitä kustannukset määrittävät
Tärkein tekijä on alustojen määrä, joiden kanssa työskentelet. Verkkokauppa, joka myy omia tuotteitaan useisiin maihin, kuuluu usein useampien säännösten piiriin kuin palveluntarjoaja, joka on aktiivinen vain kotimaassa, ja sillä on sen vuoksi enemmän kirjautumisia ja toistuvaa kirjoittamista.
Toinen tekijä on se, kuinka usein tietosi muuttuvat. Yritys, joka lisää säännöllisesti uusia tuotteita tai vaihtaa osoitetta, joutuu tekemään muutoksen useammin kuin yritys, jonka tiedot pysyvät samoina vuosia.
Kolmas tekijä on se, kuinka monella henkilöllä yrityksessäsi on pääsy näihin lomakkeisiin. Kun useat työntekijät hallinnoivat tilejä toisistaan riippumatta, ilman että joku pitää kirjaa siitä, kuka on mitä minne täyttänyt, poikkeavuuksien riski kasvaa. Se ei sinänsä ole kustannuksen aiheuttaja, mutta se lisää virheiden mahdollisuutta ja siten lisäksi tulevaa korjaustyötä.
Missä se nousee
Toistuvasta kirjoittamisesta aiheutuvat kustannukset tulevat yleensä näkyviin vasta, kun jokin menee pieleen: tarkistuksessa käy ilmi, että osoite yhdellä alustalla ei vastaa osoitetta toisella, tai tuotedossier on päivitetty yhdessä paikassa eikä toisessa. Tällaisten erojen korjaaminen kostaa usein enemmän aikaa kuin oikean kirjoittaminen kerralla olisi vienyt. vastauksia käytännön kysymyksiin useista tileistä jatkaa tämänkaltaisissa tilanteissa.
Myös kirjautuminen kustantaa aikaa, joka palaa jokaiselle alustalle: asiakirjojen etsiminen, samojen kenttien täyttäminen, vahvistuksen odottaminen. Yhdellä alustalla se on puolen tunnin juttu. Neljällä alustalla se on neljä kertaa puoli tuntia, lisäksi aika muistaa, minne olet mitä täyttänyt.
Mitä se säästää tehdä sen kerran
Reglia on perustettu juuri tämän asian korjaamiseksi, eikä muuhun: yritys- ja tuotedossier, jonka täytät kerran ja jota liitetyt alustat lukevat, joten sinun ei tarvitse kirjoittaa sitä jokaisella alustalla erikseen. mitä reglia tekee ja ei tee teidän tiedoillanne kuvaa tarkasti, miten se toimii ja missä reglia itse asetettujen rajoitusten raja on.
Se ei muuta mitään siinä, mitä alustat itse edellyttävät sääntelyyn liittyen; nämä velvoitteet jäävät alustan ja valvontaviranomaisen vastuulle. Se, mikä muuttuu, on kuinka usein sinun täytyy syöttää samoja tietoja. Liiketili regliassa on tässä ilmainen ja pysyy niin, ja se on liitetty yrityksellesi, ei yhteen kirjautumiseen tai yhteen sähköpostiosoitteeseen. Se, mitä käytät ja maksat sitten alustalla, näkyy itse alustalla; yleiskatsaus siihen, miten se on rakennettu näyttää, mistä mitkä kustannukset tulevat ja mistä eivät.
Haluaisitko nähdä, miltä tämä näyttää käytännössä tilanteessasi? Katso, mitkä alustat ovat kytketty ja mitä ne tekevät tarkalleen liitettyjen alustojen yhteenvetoon.