Was kostet es Sie, Unternehmensdaten immer wieder einzugeben?
Die Kosten für die wiederholte Eingabe von Unternehmensdaten erscheinen nicht auf einer Rechnung, die Sie erhalten, sondern in der Zeit, die sie kosten: Jemand muss die Handelsregisternummer, die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, die Unternehmensbeschreibung und die Produktdaten suchen, eingeben und überprüfen – jedes Mal, wenn ein neues Konto, eine neue Plattform oder eine neue Regelung hinzukommt. Diese Zeit ist real, auch wenn nirgendwo ein Preisschild daran hängt.
Was diese Kosten genau bestimmt, ist für jedes Unternehmen unterschiedlich. Es hängt von der Anzahl der Plattformen ab, mit denen Sie arbeiten, wie oft sich Ihre Unternehmensdaten ändern, und wie viele Personen bei Ihnen Zugriff auf diese Formulare haben. Nachfolgend erläutern wir, woher es kommt und welche Faktoren es in die Höhe treiben.
Woher es kommt
Ein Unternehmen, das unter mehrere europäische Regelungen fällt, hat in der Regel auch mit mehreren Anlaufstellen oder Plattformen zu tun: eine für Produktsicherheit, eine für Verpackungen, eine für Barrierefreiheit, eine für personenbezogene Daten. Jede dieser Plattformen funktioniert für sich und fragt bei der Anmeldung dieselben grundlegenden Daten über Ihr Unternehmen ab: Rechtsform, Handelsregisternummer, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Betriebsstätte, Ansprechpartner. Danach folgt oft ein Produktdossier: was Sie verkaufen, in welche Länder und unter welchem Namen.
Diese Eingabe ist an sich kein großes Unterfangen. Sie wird erst dann zu einer Kostenposition, wenn sie sich wiederholt: bei jeder neuen Plattform, bei jeder Änderung Ihrer Unternehmensdaten und bei jeder Überprüfung, ob die Daten überall noch stimmen. Wenn Sie umziehen, Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ändern oder ein neues Produkt hinzufügen, sollte dies idealerweise überall aktualisiert werden, wo es eingetragen ist. Geschieht dies nicht überall, entstehen Unterschiede zwischen Plattformen, die später wieder korrigiert werden müssen.
Was die Kosten bestimmt
Der wichtigste Faktor ist die Anzahl der Plattformen, mit denen Sie arbeiten. Ein Onlineshop mit Eigenmarkenerzeugnissen, der in mehrere Länder liefert, fällt oft unter mehr Regelungen als ein Dienstleister, der nur im Inland tätig ist, und hat daher mit mehr Anmeldungen und mehr wiederholter Eingabe zu tun.
Ein zweiter Faktor ist, wie oft sich Ihre Daten ändern. Ein Unternehmen, das regelmäßig neue Produkte hinzufügt oder den Standort wechselt, muss diese Änderung häufiger vornehmen als ein Unternehmen, dessen Daten jahrelang gleich bleiben.
Ein dritter Faktor ist die Anzahl der Personen, die bei Ihnen Zugriff auf diese Formulare haben. Wenn mehrere Mitarbeiter unabhängig voneinander Konten verwalten, ohne dass jemand einen Überblick hat, wer was wo eingetragen hat, steigt die Wahrscheinlichkeit von Abweichungen. Das ist nicht so sehr eine Kostenposition an sich, aber es ist etwas, das die Wahrscheinlichkeit von Fehlern und damit von zusätzlicher Korrekturarbeit erhöht.
Wo es teuer wird
Die Kosten der wiederholten Eingabe werden meist erst dann sichtbar, wenn etwas schiefgeht: eine Überprüfung, die zeigt, dass die Adresse auf einer Plattform nicht mit der Adresse auf einer anderen übereinstimmt, oder ein Produktdossier, das an einer Stelle aktualisiert wurde und an der anderen nicht. Die Behebung solcher Unterschiede kostet oft mehr Zeit, als es gekostet hätte, es beim ersten Mal richtig einzugeben. Antworten auf praktische Fragen zu mehreren Konten befasst sich näher mit solchen Situationen.
Auch die Anmeldung selbst kostet Zeit, die sich bei jeder Plattform wiederholt: das Suchen von Dokumenten, das Ausfüllen derselben Felder, das Warten auf eine Bestätigung. Bei einer Plattform ist das eine halbe Stunde. Bei vier Plattformen sind es vier mal eine halbe Stunde, plus die Zeit, um sich zu merken, wo Sie was eingetragen haben.
Was es spart, es einmal zu tun
reglia wurde entwickelt, um genau diesen Punkt zu adressieren und nichts weiter: ein Unternehmens- und Produktdossier, das Sie einmalig ausfüllen und das die angeschlossenen Plattformen abrufen, sodass Sie es nicht bei jeder Plattform separat eingeben müssen. was reglia mit Ihren Daten macht und nicht macht beschreibt genau, wie das funktioniert und wo die Grenze liegt von dem, was reglia selbst regelt.
Das ändert nichts an dem, was die Plattformen selbst von Ihnen auf dem Gebiet der Compliance verlangen; diese Verpflichtungen bleiben bei der Plattform und bei der Aufsichtsbehörde, die dafür zuständig ist. Was sich aber ändert, ist wie oft Sie dieselben Daten eingeben müssen. Ein geschäftliches Konto bei reglia ist dabei kostenlos und bleibt das, und hängt an Ihrem Unternehmen, nicht an einer einzigen Anmeldung oder einer E-Mail-Adresse. Was Sie anschließend bei einer Plattform verwenden und bezahlen, steht bei dieser Plattform selbst; eine Übersicht darüber, wie das aufgebaut ist zeigt auf, wo welche Kosten kommen und nicht kommen.
Neugierig, wie das in der Praxis für Ihre Situation aussieht? Sehen Sie, welche Plattformen angeschlossen sind und was sie genau tun auf die Übersicht der angeschlossenen Plattformen.