Wat kost het u om bedrijfsgegevens telkens opnieuw in te voeren?
De kosten van het steeds opnieuw invullen van bedrijfsgegevens zitten niet in een factuur die u ontvangt, maar in de tijd die het kost: iemand moet het KvK-nummer, het btw-nummer, de bedrijfsomschrijving en de productgegevens opzoeken, invoeren en controleren, telkens wanneer er een nieuw account, een nieuw platform of een nieuwe regeling bijkomt. Die tijd is reëel, ook al staat er nergens een prijskaartje aan.
Wat die kosten precies bepaalt, is niet voor elk bedrijf gelijk. Het hangt af van het aantal platformen waarmee u werkt, hoe vaak uw bedrijfsgegevens veranderen, en hoeveel mensen bij u toegang hebben tot die formulieren. Hieronder leggen we uit waar het vandaan komt en welke factoren het laten oplopen.
Waar het vandaan komt
Een onderneming die onder meerdere Europese regelingen valt, heeft doorgaans ook met meerdere loketten of platformen te maken: één voor productveiligheid, één voor verpakkingen, één voor toegankelijkheid, één voor persoonsgegevens. Elk van die platformen werkt op zichzelf en vraagt bij aanmelding om dezelfde basisgegevens over uw bedrijf: rechtsvorm, KvK-nummer, btw-nummer, vestigingsadres, contactpersoon. Daarna volgt vaak een productdossier: wat u verkoopt, in welke landen, en onder welke naam.
Die invoer is op zichzelf geen groot werk. Het wordt pas een kostenpost wanneer het zich herhaalt: bij elk nieuw platform, bij elke wijziging in uw bedrijfsgegevens, en bij elke controle of de gegevens nog overal kloppen. Verhuist u, wijzigt uw btw-nummer, of voegt u een nieuw product toe, dan moet dat idealiter op alle plekken worden bijgewerkt waar het staat. Gebeurt dat niet overal, dan ontstaan er verschillen tussen platformen die later weer moeten worden rechtgezet.
Wat de kosten bepaalt
De belangrijkste factor is het aantal platformen waarmee u werkt. Een webshop met eigen-merkproducten die naar meerdere landen levert, valt vaak onder meer regelingen dan een dienstverlener die alleen binnenlands actief is, en heeft daardoor met meer aanmeldingen en meer herhaalde invoer te maken.
Een tweede factor is hoe vaak uw gegevens veranderen. Een bedrijf dat regelmatig nieuwe producten toevoegt of van adres wisselt, moet die wijziging vaker doorvoeren dan een bedrijf waarvan de gegevens jarenlang gelijk blijven.
Een derde factor is het aantal mensen dat bij u toegang heeft tot die formulieren. Wanneer meerdere medewerkers los van elkaar accounts beheren, zonder dat iemand overzicht houdt over wie wat waar heeft ingevuld, neemt de kans op afwijkingen toe. Dat is niet zozeer een kostenpost op zichzelf, maar wel iets dat de kans op fouten en dus op extra correctiewerk vergroot.
Waar het oploopt
De kosten van herhaalde invoer worden meestal pas zichtbaar op het moment dat er iets misgaat: een controle waarbij blijkt dat het adres op één platform niet overeenkomt met het adres op een ander, of een productdossier dat op de ene plek is bijgewerkt en op de andere niet. Het corrigeren van zulke verschillen kost vaak meer tijd dan het in één keer goed invoeren had gekost. antwoorden op praktische vragen over meerdere accounts gaat verder in op dit soort situaties.
Ook het aanmelden zelf kost tijd die per platform terugkomt: het zoeken van documenten, het invullen van dezelfde velden, het wachten op een bevestiging. Bij één platform is dat een kwestie van een halfuur. Bij vier platformen is het vier keer een halfuur, plus de tijd om te onthouden waar u wat heeft ingevuld.
Wat het scheelt om het één keer te doen
Reglia is opgezet om precies dit punt aan te pakken, en niets meer dan dat: een bedrijfs- en productdossier dat u eenmalig invult en dat de aangesloten platformen uitlezen, zodat u het niet bij elk platform apart hoeft over te typen. wat reglia wel en niet met uw gegevens doet beschrijft precies hoe dat werkt en waar de grens ligt van wat reglia zelf regelt.
Dat verandert niets aan wat de platformen zelf van u vragen op het vlak van regelgeving; die verplichtingen blijven bij het platform en bij de toezichthouder die daarover gaat. Wat het wel verandert, is hoe vaak u dezelfde gegevens moet intikken. Een zakelijk account bij reglia is daarbij gratis en blijft dat, en hangt aan uw onderneming, niet aan één inlog of één e-mailadres. Wat u vervolgens bij een platform gebruikt en betaalt, staat bij dat platform zelf; een overzicht van hoe dat is opgebouwd laat zien waar welke kosten wel en niet vandaan komen.
Benieuwd hoe dat er in de praktijk uitziet voor uw situatie? Bekijk welke platformen er zijn aangesloten en wat ze precies doen op het overzicht van aangesloten platformen.