Kan ik de gegevensdeling tussen compliance-platformen zelf regelen?
Ja, het technische deel van gegevensdeling tussen platformen kunt u in de meeste gevallen zelf instellen, zonder IT-afdeling of externe partij nodig te hebben. U bepaalt zelf welk platform welke gegevens uit uw bedrijfsdossier mag inzien, en u kunt die koppeling ook weer zelf intrekken. Wat u niet zelf hoort te beoordelen — en wat reglia ook niet voor u beoordeelt — is de inhoudelijke vraag of een bepaalde regeling van toepassing is op uw bedrijf of welke gegevens een platform daarvoor nodig heeft. Die vraag hoort bij het platform zelf of bij een jurist.
Het onderscheid tussen die twee is precies waar de grens tussen zelf doen en uitbesteden ligt. Instellen, aanpassen en intrekken van een koppeling is een handeling. Bepalen of iets verplicht is, wat er precies gedeeld moet worden en wat de gevolgen zijn als dat niet gebeurt, is een beoordeling. Het eerste is techniek, het tweede is inhoud.
Wat u zelf regelt
Als u een zakelijk account heeft, staat uw bedrijfs- en productdossier op één plek. Wanneer u een platform aan dat dossier koppelt, geeft u dat platform toestemming om de gegevens uit te lezen die het nodig heeft. Die toestemming stelt u zelf in via uw account, en u kunt hem ook weer zelf beperken of intrekken. Er komt geen aanvraag, wachttijd of tussenpersoon bij kijken — het is vergelijkbaar met het geven en intrekken van toegang bij een app op uw telefoon, alleen dan voor uw bedrijfsgegevens. wat reglia wel en niet met uw gegevens doet legt precies uit welke stappen daarbij horen en wat er achter de schermen gebeurt.
Ook het aanmaken en aanvullen van het dossier zelf is iets wat u zelf doet: KvK-nummer, btw-nummer, productinformatie en de overige basisgegevens vult u eenmalig in, en elk gekoppeld platform leest ze vervolgens uit. Dat is geen inhoudelijke keuze maar administratie, en die kunt u als directeur, kantoormanager of HR-verantwoordelijke prima zelf bijhouden.
Wat buiten uw account valt
Waar het zelf regelen ophoudt, is bij de vraag welke verplichting voor uw bedrijf geldt en wat dat concreet betekent voor de gegevens die u deelt. Valt uw webshop onder de verpakkingenregels van een bepaald land? Moet uw personeelsdossier op een specifieke manier worden vastgelegd voor een toegankelijkheidsverplichting? Dat zijn vragen die het platform zelf beantwoordt, of waarvoor u een jurist of brancheorganisatie raadpleegt. Reglia doet daar zelf geen uitspraak over — de schil regelt de toegang, niet de inhoud van wat er beoordeeld wordt.
Hetzelfde geldt voor de vraag of het verstandig is om een koppeling in te trekken. Technisch kan dat altijd, maar of intrekken op dat moment gepast is, hangt af van wat er nog open staat bij het platform in kwestie. Twijfelt u daarover, dan is dat platform zelf de eerste plek om na te vragen wat een koppeling precies inhoudt voordat u hem aanpast.
Waarom dit onderscheid ertoe doet
Voor een klein bedrijf is het vaak niet praktisch om voor elke koppeling een adviseur in te schakelen — dat zou de administratieve last juist vergroten in plaats van verkleinen. Tegelijk is het niet verstandig om inhoudelijke keuzes te maken zonder de juiste kennis, alleen omdat het technisch eenvoudig is. Het werkbare midden is: de handeling zelf uitvoeren, en de vraag of iets nodig of verstandig is, laten beantwoorden door wie daarover gaat. Zo blijft het beheer behapbaar zonder dat u zich op glad ijs begeeft bij zaken die buiten uw expertise liggen.
Dat een account gratis is en aan uw onderneming hangt in plaats van aan één e-mailadres, maakt dit zelf regelen ook praktisch haalbaar: wisselt er iemand in uw team, dan verandert er niets aan de koppelingen zelf. Meer over hoe gegevens daarbij worden beschermd leest u op de pagina over beveiliging en privacy.
Zelf beginnen
Wilt u zien hoe dit er in de praktijk uitziet voordat u iets koppelt? Op de pagina met veelgestelde vragen staan de meest voorkomende situaties op een rij, en via het aanmaken van een gratis account kunt u zelf bekijken welke platforms er al klaarstaan om te koppelen.
Benieuwd welke platforms er onder Theos Group vallen en wat elk daarvan concreet regelt? Bekijk het overzicht van de aangesloten platforms en lees waar uw bedrijf mee te maken kan hebben.