Kostnaderna för åtkomst som ni inte drar in i tid ligger vanligtvis inte på en faktura utan i tid: tid för att ta reda på vilken plattform som fortfarande har tillgång till vilka uppgifter, tid för att åtgärda det när någon byter roll, och tid som ni förlorar för att ingen längre exakt vet vad som fortfarande körs. Hur höga dessa kostnader blir beror på hur många plattformar ni använder, hur ofta åtkomsten ändras, och om ni håller koll på det på ett centralt ställe eller inte.
Det finns ingen fast summa att hänga upp på, och det är inte heller det användbara svaret. Det som hjälper är att veta var dessa kostnader kommer ifrån, så att ni kan bedöma om det spelar en roll på er företag.
Var kostnaderna kommer ifrån
På ett litet företag med en eller två compliance-plattformar är glömd åtkomst vanligtvis en liten påminnelse: någon loggar in någonstans där de inte längre skulle behöva göra det. På ett företag som arbetar med flera plattformar — en för produktsäkerhet, en för förpackningar, en för personuppgifter — växer det till något som ni måste hantera aktivt. Varje gång en anställd lämnar, byter roll eller ett externt företag inte längre arbetar för er måste någon ta reda på vilken åtkomst som hör till det och stänga av den.
Den här utredningen är den första kostnadstermen. Den andra är risken att ni hoppar över den här utredningen för att ingen längre vet att något är öppet. En tidigare anställd som fortfarande kan logga in på en plattform med företagsdata är i sig inte någon incident, men det är något som ni normalt sett helst inte låter fortsätta att existera. Om och hur det får juridisk vikt beror på exakt vad som delats och under vilken regel det faller — en jurist eller tillsynsmyndigheten för den aktuella plattformen hanterar det, inte reglia.
Den tredje kostnadstermen: data som blir kvar
Förutom åtkomsten själv är frågan vad som händer med de uppgifter som redan har delats. Att dra in åtkomst och att få data raderad är två olika saker, och plattformar skiljer sig åt i hur de hanterar det. Det tar tid att ta reda på i sig själv, särskilt om ni inte längre vet vilka uppgifter ni någonsin har delat och med vem.
Vad som avgör kostnaderna
Tre saker gör skillnaden mellan en liten påminnelse och ett strukturellt tidsproblem.
Det första är antalet plattformar. Ett konto att hålla reda på är enkelt; fyra konton med var sin inloggning, sitt eget rättighetshantering och sitt eget sätt att dela data kräver fyra gånger så mycket uppmärksamhet, och den uppmärksamheten skjuts lätt upp för att ingen har en fast tidpunkt för det.
Det andra är skiftningen av människor och roller. Ett företag där lite förändras har mindre att korrigera än ett företag med många personalväxlingar, säsongsjobb eller externa parter som tillfälligt har insyn.
Det tredje är om ni har en central översikt över vem som har åtkomst till vad. Utan den överblicken måste ni på varje plattform separat ta reda på vad som är öppet, och det är precis det arbete som vanligtvis ligger kvar tills det finns en anledning att göra det — och den anledningen kommer då ofta senare än ni skulle vilja.
Hur ni begränsar dessa kostnader
Det mest direkta sättet att minska utredningen är helt enkelt att veta vad som händer: vilka plattformar ni använder, vilken åtkomst som hör till det, och när det senast kontrollerades. Det är inte ett juridiskt problem utan ett administrativt problem, och det kan lösas utan att ni upprätthåller ett separat system för varje plattform.
Reglia själv lägger inte till någon regelgeving och bedömer inte om din åtkomst är i ordning — det förblir hos plattformarna och hos din egen jurist eller tillsynsmyndighet. Det reglia däremot gör är att visa vilka uppgifter som har gjorts tillgängliga via det delade företagsdossieret och till vem, så att intressekollision blir en fråga om att kontrollera ett ställe i stället för fyra. Hur det fungerar i detalj och vad reglia gör och inte gör med dina uppgifter beskrivs på sidan om hur reglia hanterar dina uppgifter.
Om det gör praktisk skillnad för ditt företag beror på hur många plattformar du använder och hur ofta något ändras där. På sidan om säkerhet och integritet läser du hur uppgifter lagras och delas inom reglia, och på sidan med vanliga frågor finns svaren på frågor som ligger nära detta, till exempel vad som händer om du inte längre använder en plattform alls.
Vill du först se vilka plattformar som finns inom Theos Group och vad de gör var för sig, innan du ändrar något i ditt arbetssätt? En översikt över det finns på sidan med alla anslutna plattformar.