Les coûts d'un accès que vous ne révoquez pas à temps ne figurent généralement pas sur une facture, mais se mesurent en temps : le temps de déterminer quel plateforme peut encore accéder à quelles données, le temps de corriger cela si quelqu'un change de fonction, et le temps que vous perdez parce que personne ne sait exactement ce qui est encore en cours. Le montant de ces coûts dépend du nombre de plateformes que vous utilisez, de la fréquence à laquelle l'accès change, et de la question de savoir si vous en gardez une trace centralisée ou non.
Il n'y a pas de montant fixe à attribuer, et ce ne serait d'ailleurs pas la réponse la plus utile. Ce qui aide vraiment, c'est de savoir d'où proviennent ces coûts, afin que vous puissiez évaluer si cela s'applique à votre entreprise.
D'où viennent les coûts
Pour une petite entreprise disposant d'un ou deux plateformes de conformité, oublier un accès est généralement une petite remarque : quelqu'un se connecte encore quelque part alors qu'il ne devrait pas. Pour une entreprise qui travaille avec plusieurs plateformes — une pour la sécurité des produits, une pour les emballages, une pour les données personnelles — cela devient quelque chose que vous devez gérer activement. Chaque fois qu'un employé part, change de rôle ou qu'un bureau externe ne travaille plus pour vous, quelqu'un doit vérifier quel accès y est associé et le fermer.
Ce temps d'investigation est le premier poste de coût. Le deuxième est le risque que vous ignoriez ce temps d'investigation, parce que personne ne sait qu'il y a quelque chose de ouvert. Un ancien employé qui peut encore se connecter à un plateforme contenant des données d'entreprise n'est pas en soi un incident, mais c'est quelque chose que vous ne voudriez normalement pas voir persister. Qu'et comment cela acquiert un poids juridique dépend de ce qui a exactement été partagé et en vertu de quelle réglementation cela relève — un juriste ou l'autorité de surveillance du plateforme concerné en parlera, pas reglia.
Le troisième poste de coût : les données qui restent en place
Au-delà de l'accès lui-même, il y a la question de ce qui advient des données qui ont déjà été partagées. Révoquer l'accès et faire supprimer les données sont deux choses différentes, et les plateformes diffèrent dans la façon dont elles les traitent. Déterminer cela coûte du temps en soi, surtout si vous ne vous souvenez plus quelles données vous avez un jour partagées et avec qui.
Ce qui détermine les coûts
Trois choses font la différence entre une petite remarque et un problème de temps structurel.
La première est le nombre de plateformes. Gérer un seul compte est simple ; quatre comptes, chacun avec sa propre connexion, sa propre gestion des droits et sa propre façon de partager les données, demandent quatre fois plus d'attention, et cette attention est facilement remise à plus tard parce que personne n'a un moment fixe pour cela.
La deuxième est le changement de personnes et de rôles. Une entreprise où peu de choses changent a moins de corrections à apporter qu'une entreprise avec beaucoup de changements de personnel, de travail saisonnier ou de tiers externes qui regardent temporairement.
La troisième est le fait que vous ayez un aperçu central de qui a accès où. Sans cet aperçu, vous devez vérifier séparément sur chaque plateforme ce qui est ouvert, et c'est précisément le travail qui est généralement oublié jusqu'à ce qu'il y ait une raison de le faire — et cette raison arrive généralement plus tard que vous ne le souhaiteriez.
Comment vous limitez ces coûts
Le moyen le plus direct de réduire le temps d'investigation est simplement de savoir ce qui se passe : quels plateformes vous utilisez, quel accès y est associé, et quand il a été vérifié pour la dernière fois. Ce n'est pas une question juridique mais une question administrative, et elle peut être résolue sans que vous mainteniez un système distinct pour chaque plateforme.
Reglia lui-même n'ajoute pas de réglementation et n'évalue pas si votre accès est en ordre — cela reste du ressort des platforms et de votre propre juriste ou autorité de surveillance. Ce que reglia fait, c'est montrer quelles données ont été mises à disposition via le dossier d'entreprise partagé et à qui, de sorte que l'intégrité est une question de vérification en un seul endroit au lieu de quatre. Le fonctionnement exact et ce que reglia fait et ne fait pas avec vos données est décrit sur la page sur la façon dont reglia traite vos données.
Que cela fasse une différence pratique pour votre entreprise dépend du nombre de platforms que vous utilisez et de la fréquence des modifications qui y sont apportées. Sur la page sur la sécurité et la confidentialité vous découvrez comment les données sont stockées et partagées au sein de reglia, et sur la page des questions fréquemment posées se trouvent les réponses aux questions qui s'en rapprochent, comme ce qu'il advient si vous n'utilisez plus du tout une platform.
Voulez-vous d'abord voir quelles platforms existent au sein de Theos Group et ce qu'elles font individuellement, avant de modifier votre façon de travailler? Un aperçu à ce sujet se trouve sur la page avec toutes les platforms connectées.