Разходите от достъпа, който не отмените навреме, обикновено не са в фактура, а във време: време да разберете кой платформ все още има достъп до кои данни, време да поправите това, ако някой смени длъжност, и време, което губите, защото никой вече точно не знае какво все още е активно. Размерът на тези разходи зависи от броя на платформите, които използвате, как често се променя достъпът и дали го следите централизирано или не.
Няма фиксирана сума, която бихме могли да назовем, и това все пак не е най-полезният отговор. Това, което помага, е да знаете откъде идват разходите, за да можете да преценете дали това е проблем за вашата компания.
Откъде идват разходите
При малко предприятие с един или два compliance-платформи забравения достъп обикновено е малко напомняне: някой все още се логва някъде, където не би трябвало. При компания, която работи с няколко платформи — един за безопасност на продуктите, един за опаковки, един за защита на личните данни — това се превръща в нещо, което трябва активно да управлявате. Всеки път, когато служител напусне, смени роля или външна агенция вече не работи за вас, някой трябва да провери кой достъп е свързан с това и да го затвори.
Това време за проверка е първият разход. Вторият разход е рискът да пропуснете това време за проверка, защото никой вече не знае, че нещо остава отворено. Бивш служител, който все още може да се логва в платформ с данни на компанията, само по себе си не е инцидент, но е нещо, което обикновено предпочитате да не позволявате да продължи. Дали и как това придобива юридическо значение, зависи от това какво точно е споделено и под какво регулиране попада — за това говорят юристът или надзорният орган на съответния платформ, не reglia.
Третият разход: данни, които остават
Освен самия достъп, има въпроса какво се случва с данните, които вече са споделени. Отмяна на достъп и изтриване на данни са две различни неща, и платформите се различават по начина, по който работят с това. Разбирането на това само по себе си отнема време, особено ако вече не помните кои данни сте когато-либо споделили и с кого.
Какво определя разходите
Три неща правят разлика между малко напомняне и структурен проблем с времето.
Първото е броят на платформите. Един акаунт е лесно да се следи; четири акаунта, всеки със собствено влизане, собствено управление на права и собствен начин на споделяне на данни, изискват четири пъти повече внимание, и това внимание лесно се отлага, защото никой не е определил固ен момент за това.
Второто е смяната на хора и роли. Компания, където малко се променя, има по-малко неща за коригиране, отколкото компания с много смяна на персонала, сезонна работа или външни страни, които временно участват.
Третото е дали имате централизиран преглед на това кой има достъп докъде. Без този преглед трябва да проверите отделно на всеки платформ какво остава отворено, и то е точно работата, която обикновено остава необхранена, докато не се появи повод да я направите — и този повод обикновено идва по-късно, отколкото бихте желали.
Как да ограничите тези разходи
Най-преките начин да намалите времето за проверка е просто да знаете какво се случва: кои платформи използвате, кой достъп е свързан с това и кога е последния път проверен. Това не е юридически въпрос, а административен въпрос, и може да бъде разрешен, без да поддържате отделна система за всеки платформ.
Самата reglia не добавя никакви нормативни изисквания и не преценява дали вашият достъп е в ред — това остава отговорност на платформите и на вашия собствен юрист или надзорен орган. Това, което reglia прави, е показва кои данни са предоставени чрез споделеното фирмено досие и на кого, така че прекратяването е въпрос на проверка на едно място вместо на четири. Как точно това функционира и какво reglia прави и не прави с вашите данни, е описано на страницата за това как reglia обработва вашите данни.
Дали това прави практична разлика за вашата фирма, зависи от това колко платформи използвате и колко често има промени в тях. На страницата за сигурност и поверителност четете как данните се съхраняват и споделят в reglia, и на страницата с често задавани въпроси намирате отговори на въпроси, които са свързани с това, като например какво се случва, ако вече не използвате платформа изобщо.
Искате ли първо да видите кои платформи съществуват в Theos Group и какво правят поотделно, преди да направите някакви промени в начина на работа? Преглед на това ще намерите на страницата със всички свързани платформи.