Náklady na prístup, ktorý nečasne neukončíte, zvyčajne nie sú uvedené na faktúre, ale v čase: čas na zistenie, ktorá platforma má stále prístup ku ktorým údajom, čas na nápravu, keď sa niekto zmení v pôsobiach, a čas, ktorý ste stratili, pretože nikto presne nevie, čo ešte prebieha. Ako vysoké tieto náklady budú, závisí od počtu platforiem, ktoré používate, ako často sa mení prístup a či to niekde centrálne sledujete alebo nie.
Neexistuje fixná suma, ktorú by sa dala pripojiť, a to ani nie je užitočná odpoveď. To, čo pomáha, je vedieť, odkiaľ tieto náklady pochádzajú, aby ste mohli posúdiť, či sa to týka vášho podniku.
Odkiaľ pochádzajú náklady
V malom podniku s jednou alebo dvoma compliance-platformami je zabúdaný prístup zvyčajne malá pripomienka: niekto sa ešte niekde prihlasuje, čo by nemal. V podniku, ktorý pracuje s viacerými platformami — jednou na bezpečnosť výrobkov, jednou na obalový materiál, jednou na osobné údaje — to rastie na niečo, čo musíte aktívne riadiť. Zakaždým, keď zamestnanec odíde, zmení úlohu alebo externá agentúra vás prestane reprezentovať, musí niekto zistiť, aký prístup k tomu patrí, a ten vypnúť.
Tento čas na zistenie je prvou položkou nákladov. Druhou je riziko, že tento čas na zistenie preskočíte, pretože nikto už nevie, že tam niečo zostáva otvorené. Bývalý zamestnanec, ktorý sa stále môže prihlásiť na platformu s firemným údajmi, nie je samo osebe incident, ale je to niečo, čo bežne radšej nenechávate existovať. To, či a ako to získa právnu váhu, závisí od toho, čo bolo presne zdieľané a pod ktorou reguláciou — o tom si povie právnik alebo regulačný orgán príslušnej platformy, nie reglia.
Tretia položka nákladov: údaje, ktoré zostávajú
Okrem samotného prístupu stojí otázka, čo sa stane s údajmi, ktoré už boli zdieľané. Ukončenie prístupu a odstránenie údajov sú dve rôzne veci a platformy sa k nim správajú rôzne. Aj to zistenie stojí čas, najmä ak si neviete pamätať, ktoré údaje ste kedy zdieľali a s kým.
Čo určuje náklady
Tri veci robia rozdiel medzi malou pripomienkou a štruktúrnym problémom s časom.
Prvým je počet platforiem. Sledovať jeden účet je jednoduché; štyri účty s vlastným prihlasovaním, vlastnou správou práv a vlastným spôsobom zdieľania údajov si vyžadujú štyrikrát viac pozornosti, a táto pozornosť sa ľahko odkladá, pretože na to nemá nikto vyhradený čas.
Druhým je zmena ľudí a úloh. Podnik, kde sa málo mení, má menej na opravu ako podnik s veľkými zmenami v personáli, sezónnym prácami alebo externými stranami, ktoré sa dočasne podieľajú.
Tretím je, či máte centrálny prehľad o tom, kto má aký prístup. Bez tohto prehľadu musíte pri každej platforme samostatne skontrolovať, čo zostáva otvorené, a práve toto je práca, ktorá zvyčajne ostáva ležať až do doby, keď je dôvod na to robiť — a tá príležitosť prichádza zvyčajne neskôr, ako by ste chceli.
Ako znížiť tieto náklady
Najpriamejší spôsob, ako skrátiť čas na zistenie, je jednoducho vedieť, čo sa deje: ktoré platformy používate, aký prístup k nim patrí, a kedy bol naposledy skontrolovaný. To nie je právny problém, ale administratívny problém, a dá sa vyriešiť bez toho, aby ste pre každú platformu udržiavali oddelený systém.
Reglia sám nepridáva žiadne právne predpisy a neposúdza, či je váš prístup v poriadku — to zostáva na platformách a u vášho vlastného právnika alebo dohľadného orgánu. Čo reglia robí, je to, že ukazuje, ktoré údaje boli sprístupnené prostredníctvom zdieľaného firemného spisu a komu, takže zrušenie je záležitosťou kontroly na jednom mieste namiesto štyroch. Ako presne to funguje a čo reglia s vašimi údajmi robí a nerobí, je popísané na stránke o tom, ako reglia zaobchádza s vašimi údajmi.
To, či to pre vašu spoločnosť predstavuje praktický rozdiel, závisí od toho, koľko platforiem používate a ako často sa v nich čo-len čosi mení. Na stránke o bezpečnosti a súkromí si môžete prečítať, ako sú údaje v rámci reglia ukladané a zdieľané, a na stránke s často kladanými otázkami nájdete odpovede na otázky, ktoré s tým úzko súvisia, ako napríklad čo sa stane, ak prestanete platformu vôbec používať.
Chcete si najskôr pozrieť, ktoré platformy existujú v rámci Theos Group a čo robia jednotlivo, skôr ako niečo zmeníte v spôsobe svojej práce? Prehľad toho nájdete na stránka so všetkými pripojenými platformami.