Náklady na přístup, který včas nepřerušíte, obvykle nejsou v žádné faktuře, ale v čase: čase na zjištění, které platformy mohou přistupovat k jakým údajům, čase na opravu, když se změní funkce někoho v týmu, a čase, který ztrácíte, protože už nikdo přesně neví, co ještě běží. Jak vysoké budou ty náklady, závisí na počtu platforem, které používáte, na tom, jak často se přístup mění, a na tom, zda si to někde centrálně zaznamenáváte či ne.
Neexistuje pevná částka, na kterou byste mohli ukazovat, a to ani není ten užitečný odpověď. Pomáhá spíš vědět, kde ty náklady pocházejí, abyste mohli posoudit, zda to ve vašem podniku hraje roli.
Odkud náklady pocházejí
V malém podniku s jednou nebo dvěma compliance-platformami je zapomenutý přístup obvykle malou připomínkou: někdo se ještě někam přihlašuje, i když by to už neměl. V podniku, který pracuje s více platformami — jednou pro bezpečnost produktů, jednou pro balení, jednou pro osobní údaje — se to stává něčím, co musíte aktivně spravovat. Pokaždé, když odejde zaměstnanec, změní roli, nebo externí kancelář pro vás už nefunguje, musí někdo zjistit, jaký přístup se váže na to, co se děje, a ten přístup zavřít.
Ten čas na zjišťování je první nákladová položka. Druhou je riziko, že si vezmate čas na zjišťování odpustíte, protože už nikdo neví, že tam něco zbývá. Bývalý zaměstnanec, který se ještě může přihlásit na platformu s firemními údaji, není sám o sobě incident, ale je to věc, kterou si normálně nechcete nechat pokračovat. Jestli a jak to získá právní váhu, závisí na tom, co přesně bylo sdíleno a pod kterou regulaci to spadá — o tom rozhoduje právník nebo dohledový orgán příslušné platformy, ne reglia.
Třetí nákladová položka: údaje, které zůstávají
Vedle samotného přístupu je tu otázka, co se stane s údaji, které už byly sdíleny. Přerušení přístupu a smazání údajů jsou dvě různé věci a platformy se v tom liší. I sám za sebou to trvá čas na zjišťování, zvláště pokud si už nepamatujete, jaké údaje jste kdy sdíleli a s kým.
Co náklady určuje
Tři věci určují rozdíl mezi malou připomínkou a strukturálním problémem s časem.
První je počet platforem. Hlídat jeden účet je jednoduché; čtyři účty, každý se svým přihlašováním, vlastní správou práv a vlastním způsobem sdílení údajů, vyžadují čtyřikrát tolik pozornosti, a to pozorování se snadno odkládá, protože na to má nikdo pevný čas.
Druhá je střídání lidí a rolí. Podnik, kde se málo mění, má méně věcí k opravě než podnik s vysokou fluktuací zaměstnanců, sezónní prací nebo externími stranami, které si dočasně prohlížejí věci.
Třetí je, zda máte centrální přehled o tom, kdo kam má přístup. Bez tohoto přehledu musíte na každé platformě zvlášť zjistit, co tam zbývá, a to je přesně ta práce, která obvykle zbývá, dokud nedojde k důvodu ji udělat — a ten důvod pak obvykle přijde později, než byste si přáli.
Jak si ty náklady omezte
Nejpřímělejší způsob, jak zkrátit čas na zjišťování, je prostě vědět, co se děje: které platformy používáte, jaký přístup k nim patří, a kdy byl naposledy zkontrolován. Není to právní otázka, ale správní otázka, a dá se vyřešit bez toho, abyste si na každou platformu zvlášť vedli vlastní systém.
Reglia samo o sobě nepřidává žádné právní předpisy a neposuzuje, zda je váš přístup v pořádku — to zůstává na platformách a u vaší vlastní právní či dozorčí osoby. Co reglia dělá, je zobrazit, která data byla prostřednictvím sdíleného firemního dossier zpřístupněna a komu, takže intrekking je věcí kontroly na jednom místě místo čtyř. Jak přesně to funguje a co reglia s vašimi daty v tom procesu dělá a nedělá, je popsáno na stránce o tom, jak reglia nakládá s vašimi údaji.
Zda to pro vaši firmu znamená praktický rozdíl, závisí na tom, kolik platforem používáte a jak často se v nich něco mění. Na stránce o bezpečnosti a ochraně osobních údajů se dozvíte, jak se data v rámci reglia ukládají a sdílí, a na stránce s často kladenými otázkami najdete odpovědi na otázky, které se s tím úzce souvisejí, například co se stane, pokud již nebudete používat platformu vůbec.
Chcete si nejdříve prohlédnout, které platformy v rámci Theos Group existují a co jednotlivě dělají, než cokoliv změníte na způsobu, jakým pracujete? Přehled najdete na stránka se všemi připojenými platformami.