Os custos do acesso que não revoga a tempo normalmente não aparecem numa fatura, mas no tempo: tempo para descobrir qual plataforma ainda pode aceder a que dados, tempo para corrigir isso quando alguém muda de função, e tempo que perde porque ninguém sabe exatamente o que ainda está em vigor. O valor desses custos depende do número de plataformas que utiliza, da frequência com que o acesso muda, e se mantém um registo centralizado disso ou não.
Não há um valor fixo a definir, e esse também não seria a resposta útil. O que ajuda é saber de onde vêm esses custos, para que possa avaliar se isso se aplica à sua empresa.
De onde vêm os custos
Numa pequena empresa com uma ou duas plataformas de conformidade, esquecer o acesso é normalmente um pequeno aviso: alguém ainda entra num local onde não deveria. Numa empresa que trabalha com várias plataformas — uma para segurança de produtos, uma para embalagens, uma para proteção de dados — isso torna-se algo que tem de gerir ativamente. Sempre que um colaborador se vai embora, muda de papel, ou uma agência externa deixa de trabalhar para si, alguém tem de verificar qual acesso isso implica e desativá-lo.
Esse tempo de investigação é a primeira rubrica de custo. A segunda é o risco de ignorar esse tempo de investigação, porque ninguém mais sabe que algo continua aberto. Um ex-colaborador que ainda pode entrar numa plataforma com dados da empresa não é em si um incidente, mas é algo que normalmente gostaria de não deixar persistir. Se e como isso tem peso juridicamente depende do que exatamente foi partilhado e sob qual regulação — sobre isso falam um advogado ou o supervisor da plataforma relevante, não a reglia.
A terceira rubrica de custo: dados que permanecem
Para além do acesso em si, há a questão do que acontece aos dados que já foram partilhados. Revogar o acesso e fazer eliminar dados são duas coisas diferentes, e as plataformas diferem em como lidam com isso. Descobrir isso também custa tempo em si, especialmente se já não se lembra que dados partilhou e com quem.
O que determina os custos
Três coisas fazem a diferença entre um pequeno aviso e um problema estrutural de tempo.
A primeira é o número de plataformas. Supervisionar uma conta é simples; quatro contas com cada uma seu próprio acesso, sua própria gestão de permissões e sua própria forma de partilhar dados pede quatro vezes mais atenção, e essa atenção é facilmente adiada porque ninguém tem um momento fixo para isso.
A segunda é a rotação de pessoas e papéis. Uma empresa onde pouco muda tem menos a corrigir do que uma empresa com muitas mudanças de pessoal, trabalho sazonal ou partes externas que veem temporariamente.
A terceira é se tem um registo centralizado de quem tem acesso a quê. Sem esse registo, tem de verificar em cada plataforma separadamente o que continua aberto, e esse é precisamente o trabalho que normalmente fica por fazer até haver uma razão para o fazer — e essa razão costuma chegar mais tarde do que gostaria.
Como limita esses custos
A forma mais direta de reduzir o tempo de investigação é simplesmente saber o que se passa: que plataformas utiliza, que acesso isso implica, e quando foi verificado pela última vez. Não é uma questão jurídica mas uma questão administrativa, e pode resolver-se sem manter um sistema separado para cada plataforma.
A Reglia em si não adiciona regulamentação e não avalia se o seu acesso está em ordem — isso permanece com as plataformas e com seu próprio jurista ou órgão supervisor. O que a Reglia faz é mostrar quais dados foram disponibilizados através do dossier empresarial compartilhado e a quem, de forma que intromissão é uma questão de verificar um único local em vez de quatro. Como exatamente isso funciona e o que a Reglia faz e não faz com seus dados está descrito em a página sobre como reglia lida com os seus dados.
Se isso faz uma diferença prática para sua empresa depende de quantas plataformas você usa e com que frequência há alterações nelas. Em a página sobre segurança e privacidade você lê como os dados são armazenados e compartilhados dentro da Reglia, e em a página de perguntas frequentes estão as respostas para perguntas que estão próximas a isso, como o que acontece se você não usar mais uma plataforma completamente.
Gostaria de ver primeiro quais plataformas existem dentro do Theos Group e o que fazem individualmente, antes de fazer qualquer alteração na sua forma de trabalhar? Uma visão geral disso você encontra em a página com todas as plataformas conectadas.