I costi dell'accesso che non revocate tempestivamente di solito non compaiono in una fattura, ma in tempo: tempo per capire quale piattaforma può ancora accedere a quali dati, tempo per rimediare quando qualcuno cambia ruolo, e tempo che perdete perché nessuno sa più esattamente cosa è ancora attivo. L'entità di questi costi dipende dal numero di piattaforme che utilizzate, dalla frequenza dei cambiamenti di accesso, e da se lo tenete traccia centralizzato o meno.
Non c'è un importo fisso da indicare, e inoltre non sarebbe la risposta più utile. Quello che aiuta è capire da dove vengono questi costi, così potete valutare se riguardano la vostra azienda.
Da dove provengono i costi
Per una piccola azienda con una o due piattaforme di compliance, dimenticare un accesso di solito è un piccolo inconveniente: qualcuno accede ancora da qualche parte dove non dovrebbe più. Per un'azienda che lavora con più piattaforme — una per la sicurezza dei prodotti, una per gli imballaggi, una per i dati personali — diventa qualcosa che dovete gestire attivamente. Ogni volta che un dipendente se ne va, cambia ruolo, o un'agenzia esterna smette di lavorare per voi, qualcuno deve controllare quale accesso è collegato e revocarlo.
Questo tempo di verifica è la prima voce di costo. La seconda è il rischio che saltiate questo tempo di verifica, perché nessuno sa più che c'è qualcosa in sospeso. Un ex dipendente che può ancora accedere a una piattaforma con i dati aziendali non è di per sé un incidente, ma è comunque qualcosa che normalmente preferireste non lasciare sussistere. Se e come questo acquisisce rilevanza legale dipende da cosa esattamente è stato condiviso e sotto quale normativa — di questo si occupano un giurista o l'autorità di vigilanza della piattaforma pertinente, non reglia.
La terza voce di costo: dati che rimangono
Oltre all'accesso stesso, c'è la questione di cosa succede ai dati già condivisi. Revocare l'accesso e far cancellare i dati sono due cose diverse, e le piattaforme differiscono nel come gestiscono questo. Verificarlo da soli richiede comunque tempo, soprattutto se non ricordate più quali dati avete mai condiviso e con chi.
Quello che determina i costi
Tre cose fanno la differenza tra un piccolo inconveniente e un problema strutturale di tempo.
La prima è il numero di piattaforme. Gestire un account è semplice; quattro account con ciascuno il proprio accesso, gestione dei diritti e modo di condividere i dati richiedono quattro volte più attenzione, e quell'attenzione viene facilmente rinviata perché nessuno ha fissato un momento preciso per farla.
La seconda è il cambiamento di persone e ruoli. Un'azienda dove poco cambia ha meno da correggere di un'azienda con molti cambiamenti di personale, lavoro stagionale o parti esterne che seguono temporaneamente.
La terza è se avete una visione centrale di chi ha accesso dove. Senza questa visione dovete controllare su ogni piattaforma cosa è aperto, e questo è precisamente il lavoro che di solito rimane in sospeso finché non c'è una ragione per farlo — e quella ragione arriva spesso più tardi di quanto vorreste.
Come limitare questi costi
Il modo più diretto per ridurre il tempo di verifica è semplicemente sapere cosa sta succedendo: quali piattaforme utilizzate, quale accesso vi corrisponde, e quando è stato controllato l'ultima volta. Questo non è una questione legale ma amministrativa, e può essere risolto senza mantenere un sistema separato per ogni piattaforma.
Reglia stessa non aggiunge alcuna normativa e non valuta se il vostro accesso è in ordine — questo rimane responsabilità dei platform e del vostro stesso consulente legale o autorità di controllo. Quello che reglia fa è mostrare quali dati sono stati messi a disposizione tramite il dossier aziendale condiviso e a chi, cosicché integrare una questione è una questione di controllare un unico posto invece di quattro. Come funziona precisamente e cosa reglia fa e non fa con i vostri dati è descritto su la pagina su come reglia gestisce i tuoi dati.
Se questo fa una differenza pratica per la vostra azienda dipende da quanti platform utilizzate e da quanto spesso cambiano. Su la pagina su sicurezza e privacy potete leggere come i dati vengono archiviati e condivisi all'interno di reglia, e su la pagina delle domande frequenti trovate le risposte alle domande che sono strettamente correlate, come cosa succede se non utilizzate più completamente un platform.
Volete prima vedere quali platform esistono all'interno di Theos Group e cosa fanno individualmente, prima di cambiare il vostro modo di lavorare? Un'overview di questo lo trovate su la pagina con tutti i platform collegati.