Die Kosten für Zugriff, den Sie nicht rechtzeitig widerrufen, stecken meist nicht in einer Rechnung, sondern in Zeit: Zeit, um herauszufinden, welche Plattform noch auf welche Daten zugreifen kann, Zeit, um das zu korrigieren, wenn jemand die Funktion wechselt, und Zeit, die Ihnen verloren geht, weil niemand mehr genau weiß, was noch läuft. Wie hoch diese Kosten ausfallen, hängt davon ab, wie viele Plattformen Sie nutzen, wie oft sich der Zugriff ändert, und ob Sie das zentral dokumentieren oder nicht.
Es gibt keinen festen Betrag, den man nennen könnte, und das ist auch nicht die hilfreiche Antwort. Was hilft, ist zu wissen, woher diese Kosten kommen, damit Sie einschätzen können, ob das bei Ihrem Unternehmen eine Rolle spielt.
Woher die Kosten kommen
Bei einem kleinen Unternehmen mit ein oder zwei Compliance-Plattformen ist vergessener Zugriff meist eine kleine Erinnerung: Jemand meldet sich noch irgendwo an, wo das nicht mehr sein sollte. Bei einem Unternehmen, das mit mehreren Plattformen arbeitet — eine für Produktsicherheit, eine für Verpackungen, eine für personenbezogene Daten — wird das zu etwas, das Sie aktiv verwalten müssen. Jedes Mal, wenn ein Mitarbeiter geht, die Rolle wechselt oder ein externes Büro nicht mehr für Sie tätig ist, muss jemand überprüfen, welcher Zugriff dazu gehört, und diesen sperren.
Diese Überprüfungszeit ist die erste Kostenposition. Die zweite ist das Risiko, dass Sie diese Überprüfungszeit überspringen, weil niemand mehr weiß, dass etwas offen ist. Ein ehemaliger Mitarbeiter, der sich noch bei einer Plattform mit Unternehmensdaten anmelden kann, ist an sich kein Vorfall, aber es ist etwas, das Sie normalerweise nicht bestehen lassen möchten. Ob und wie das rechtliches Gewicht bekommt, hängt davon ab, was genau geteilt wurde und unter welche Regelung das fällt — dafür sind ein Jurist oder die Aufsichtsbehörde für die betreffende Plattform zuständig, nicht reglia.
Die dritte Kostenposition: Daten, die bestehen bleiben
Neben dem Zugriff selbst stellt sich die Frage, was mit den Daten geschieht, die bereits geteilt wurden. Zugriff widerrufen und Daten löschen zu lassen sind zwei verschiedene Dinge, und Plattformen unterscheiden sich darin, wie sie damit umgehen. Das herauszufinden kostet auch Zeit, besonders wenn Sie nicht mehr wissen, welche Daten Sie jemals geteilt haben und mit wem.
Was die Kosten bestimmt
Drei Dinge machen den Unterschied zwischen einer kleinen Erinnerung und einem strukturellen Zeitproblem.
Das erste ist die Anzahl der Plattformen. Ein Konto zu übersehen ist einfach; vier Konten mit je eigenem Login, eigener Rechteverwaltung und eigener Weise des Datenaustauschs erfordern viermal so viel Aufmerksamkeit, und diese Aufmerksamkeit wird leicht aufgeschoben, weil niemand dafür einen festen Termin hat.
Das zweite ist der Wechsel von Menschen und Rollen. Ein Unternehmen, in dem sich wenig ändert, hat weniger zu korrigieren als ein Unternehmen mit hoher Personalfluktuation, Saisonarbeit oder externen Parteien, die vorübergehend Einsicht haben.
Das dritte ist, ob Sie eine zentrale Übersicht darüber haben, wer wo Zugriff hat. Ohne diese Übersicht müssen Sie bei jeder Plattform separat überprüfen, was offen ist, und genau diese Arbeit bleibt normalerweise liegen, bis es einen Grund gibt, sie doch zu tun — und dieser Grund kommt dann oft später als Sie es wünschten.
Wie Sie diese Kosten begrenzen
Die direkteste Weise, die Überprüfungszeit zu verkürzen, ist einfach zu wissen, was läuft: welche Plattformen Sie nutzen, welcher Zugriff dazu gehört, und wann dieser zuletzt überprüft wurde. Das ist keine rechtliche Frage, sondern eine administrative Frage, und sie lässt sich lösen, ohne dass Sie für jede Plattform ein separates System führen.
Reglia selbst fügt keine Regelgeving hinzu und bewertet nicht, ob Ihr Zugang in Ordnung ist — das bleibt bei den Plattformen und bei Ihrem eigenen Juristen oder Aufsichtsperson. Was reglia tatsächlich tut, ist zu zeigen, welche Daten über die gemeinsame Unternehmensakte bereitgestellt wurden und an wen, damit das Intrekken eine Frage ist, eine Stelle zu kontrollieren, statt vier. Wie das genau funktioniert und was reglia dabei mit Ihren Daten tut und nicht tut, wird beschrieben auf der Seite darüber, wie reglia mit Ihren Daten umgeht.
Ob das für Ihr Unternehmen praktischen Unterschied macht, hängt davon ab, wie viele Plattformen Sie nutzen und wie oft sich dort etwas ändert. Auf der Seite zu Sicherheit und Datenschutz können Sie lesen, wie Daten innerhalb von reglia gespeichert und geteilt werden, und auf der Seite mit häufig gestellten Fragen finden Sie die Antworten auf Fragen, die hier eng verwandt sind, wie zum Beispiel was passiert, wenn Sie eine Plattform gar nicht mehr nutzen.
Möchten Sie zunächst sehen, welche Plattformen es innerhalb der Theos Group gibt und was sie einzeln tun, bevor Sie etwas an Ihrer Arbeitsweise ändern? Eine Übersicht davon finden Sie auf der Seite mit allen angeschlossenen Plattformen.