Troškovi pristupa koji ga ne povlačite na vrijeme obično nisu u računu već u vremenu: vrijeme da saznate kojem platformu je još pristup kojim podacima, vrijeme da to ispravite ako se neko mijenja funkcije, i vrijeme koje gubite jer više nitko točno ne zna što se još odvija. Koliko su ti troškovi visoki, ovisi o broju platformi koje koristite, kako često se pristup mijenja, i bilježite li to na jednom mjestu ili ne.
Nema fiksnog iznosa koji bi se mogao navesti, i to također nije koristan odgovor. Ono što pomaže je znati odakle dolaze ti troškovi, kako biste mogli procijeniti je li to problem u vašoj tvrtki.
Odakle dolaze troškovi
U malom poduzeću s jednom ili dvjema platformama sukladnosti zaboravljeni pristup obično je mala opomena: neko se negdje može prijaviti što više ne bi trebalo. U poduzeću koje radi s više platformi — jednom za sigurnost proizvoda, jednom za pakiranja, jednom za osobne podatke — to postaje nešto što morate aktivno upravljati. Svaki put kad zaposlenik ode, promijeni ulogu, ili vanjska agencija prestane raditi za vas, neko mora provjeriti koji pristup je vezan uz to i isključiti ga.
To vrijeme istraživanja je prva stavka troška. Druga je rizik da to vrijeme preskočite, jer više nitko ne zna da nešto ostaje otvoreno. Bivši zaposlenik koji se može prijaviti na platformu s poslovnim podacima sam po sebi nije incident, ali to je nešto što obično radije ne biste dozvolili. Je li to i kako dobije pravnu težinu ovisi o tome što je točno podijeljeno i pod kojom regulativom — o tome sudski ne odlučuje reglia već odvjetnik ili nadzorni organ za dotičnu platformu.
Treća stavka troška: podaci koji ostaju
Osim pristupa samoga, postoji pitanje što se dešava s podacima koji su već podijeljeni. Povlačenje pristupa i brisanje podataka su dvije različite stvari, a platforme se razlikuju u tome kako s time postupaju. Samo to istraživanje također košta vrijeme, pogotovo ako više ne znate koji su podaci ikad bili podijeljeni i s kime.
Što određuje troškove
Tri stvari čine razliku između male opomene i strukturnog problema s vremenom.
Prvo je broj platformi. Jednom računalom je lako rukovati; četiri računa s vlastito prijavom, vlastito upravljanjem dozvolama i vlastitom načinom dijeljenja podataka zahtijeva četiri puta više pažnje, i ta se pažnja lako odgađa jer niko nema za to fiksni trenutak.
Drugo je promjena ljudi i uloga. Poduzeće gdje se malo mijenja ima manje toga za ispraviti nego poduzeće s čestim promjenama osoblja, sezonskim radom ili vanjskim stranama koje privremeno sudjeluju.
Treće je je li vam dostupan središnji pregled tko gdje ima pristup. Bez tog pregleda morate na svakoj platformi zasebno provjeriti što je otvoreno, a to je upravo posao koji obično ostaje nedovršen dok ne dođe do razloga da se ipak obavi — i taj razlog obično dolazi kasnije nego što biste željeli.
Kako ograničiti te troškove
Najdirect način da smanjite vrijeme istraživanja je jednostavno znati što se događa: koje platforme koristite, koji pristup ide s njima, i kada je to zadnje provjeravano. To nije pravno pitanje već administrativno pitanje, i može se riješiti bez da za svaku platformu održavate zasebni sustav.
Reglia sama ne dodaje nikakve propise i ne procjenjuje je li vaš pristup uredan — to ostaje zadaća platformi i vašeg vlastitog pravnika ili nadzornog tijela. Ono što reglia čini, jest da pokazuje koje su podatke dostavljene preko zajedničkog poslovnog dosijea i komu, tako da je povlačenje samo stvar provjere na jednom mjestu umjesto na četiri. Kako to točno funkcionira i što reglia radi sa vašim podacima, a što ne radi, opisano je na stranici o tome kako reglia rukuje vašim podacima.
To hoće li vašem poduzeću donijeti praktičnu razliku ovisi o tome koliko platformi koristite i koliko često dolazi do promjena u njima. Na stranici o sigurnosti i privatnosti čitate kako se podaci čuvaju i dijele unutar reglie, a na stranicu često postavljenih pitanja nalaze se odgovori na pitanja bliska ovome, kao što je što se događa ako više nikada ne koristite neku platformu.
Želite li prvo vidjeti koje platforme postoje unutar Theos Grupe i što svaka od njih čini zasebno, prije nego što nešto promijenite u svojem načinu rada? Pregled toga nalazite na stranici sa svim priključenim platformama.