Koszty dostępu, którego nie wycofałeś doczesnie, zwykle nie znajdują się na fakturze, ale w czasie: czas, aby dowiedzieć się, która platforma ma jeszcze dostęp do których danych, czas, aby to naprawić, jeśli ktoś zmienia funkcję, i czas, który tracisz, ponieważ nikt już dokładnie nie wie, co jeszcze działa. Wysokość tych kosztów zależy od liczby platform, z których korzystasz, jak często zmienia się dostęp i czy śledzisz to centralne, czy nie.
Nie ma stałej kwoty, którą można przypisać, i to również nie jest użyteczna odpowiedź. To, co pomaga, to wiedzieć, skąd pochodzą te koszty, abyś mógł ocenić, czy dotyczy to Twojej firmy.
Skąd pochodzą koszty
W małej firmie z jedną lub dwoma platformami compliance zapomniana dostęp zwykle to mała powtórka: ktoś loguje się gdzieś, gdzie nie powinien. W firmie pracującej z wieloma platformami — jedna do bezpieczeństwa produktów, jedna do opakowań, jedna do danych osobowych — rozwija się to w coś, co musisz aktywnie zarządzać. Za każdym razem, gdy pracownik odchodzi, zmienia rolę lub biuro zewnętrzne nie pracuje już dla Ciebie, ktoś musi sprawdzić, jaki dostęp to dotyczy, i go zamknąć.
Ten czas na sprawdzenie to pierwsza pozycja kosztowa. Druga to ryzyko, że pomijasz ten czas na sprawdzenie, ponieważ nikt już nie wie, że coś jest otwarte. Były pracownik, który może się jeszcze zalogować na platformie z danymi firmy, sam w sobie nie stanowi incydentu, ale to coś, co zwykle wolisz nie dopuszczać do dalszego istnienia. To, czy i jak to zyskuje wagę prawną, zależy od tego, co dokładnie zostało udostępnione i na podstawie jakich przepisów — to nie jest rola reglia, ale prawnika lub organu nadzoru dla danej platformy.
Trzecia pozycja kosztowa: dane, które pozostają
Oprócz samego dostępu pojawia się pytanie, co stanie się z danymi, które już zostały udostępnione. Wycofanie dostępu i usunięcie danych to dwie różne rzeczy, a platformy różnią się w ich obsługiwaniu. Sprawdzenie tego samo w sobie zabiera czas, zwłaszcza jeśli nie pamiętasz, które dane kiedykolwiek udostępniłeś i komu.
Co określa koszty
Trzy rzeczy robią różnicę między małą powtórką a strukturalnym problemem czasowym.
Po pierwsze, liczba platform. Jedno konto jest łatwe do kontroli; cztery konta, każde z własnym logowaniem, własnym zarządzaniem uprawnieniami i własnym sposobem udostępniania danych, wymagają czterokrotnie więcej uwagi, a ta uwaga jest łatwo odkładana, ponieważ nikt nie ma na to ustalonego momentu.
Po drugie, zmiana ludzi i ról. Firma, w której niewiele się zmienia, ma mniej do poprawy niż firma z dużą rotacją pracowników, pracą sezonową lub zewnętrznymi stronami, które tymczasowo się przyglądają.
Po trzecie, to czy masz centralne przeglądy tego, kto ma dostęp do czego. Bez tego przeglądu musisz na każdej platformie osobno sprawdzić, co jest otwarte, i to jest dokładnie praca, która zwykle zostaje niedokończona, aż pojawi się powód, aby to zrobić — a ten powód zwykle pojawia się później niż byś chciał.
Jak ograniczyć te koszty
Najbardziej bezpośredni sposób na zmniejszenie czasu na sprawdzenie to po prostu wiedzieć, co się dzieje: które platformy używasz, jaki dostęp do nich należy, i kiedy zostały ostatnio sprawdzone. To nie jest kwestia prawna, ale kwestia administracyjna, którą można rozwiązać bez prowadzenia oddzielnego systemu dla każdej platformy.
Sam reglia nie dodaje żadnych przepisów i nie ocenia, czy Twój dostęp jest prawidłowy — to pozostaje zadaniem platform i Twojego własnego prawnika lub nadzorcy. To, co reglia robi, to pokazanie, które dane zostały udostępnione za pośrednictwem współdzielonego dossier firmowego i komu, tak aby intrekken było kwestią sprawdzenia jednego miejsca zamiast czterech. Jak dokładnie to działa i co reglia robi z Twoimi danymi, a co nie, opisano na stronie dotyczącej tego, jak reglia postępuje z Twoimi danymi.
To, czy robi to praktyczną różnicę dla Twojej firmy, zależy od tego, ile platform używasz i jak często zmieniają się tam dane. Na stronie o bezpieczeństwie i prywatności przeczytasz, jak dane są przechowywane i udostępniane w reglia, a na stronie z najczęściej zadawanymi pytaniami znajdziesz odpowiedzi na pytania, które są do tego podobne, na przykład co się dzieje, gdy przestaniesz używać platformy całkowicie.
Chcesz najpierw zobaczyć, jakie platformy istnieją w obrębie Theos Group i co robią oddzielnie, zanim cokolwiek zmienisz w sposobie pracy? Przegląd znajdziesz na stronie ze wszystkimi podłączonymi platformami.