Juurdepääsu kulude, mida te õigeaegsel ajal tagasi ei võta, ei näe tavaliselt arvel, vaid ajas: ajas, et uurida, millisel platvormil on ikkagi juurdepääs, millisele andmele, ajas, et see parandada, kui keegi oma ametist lahkub, ja ajas, mille te raiskate, sest keegi ei tea enam täpselt, mis veel käib. Kui kõrged need kulud on, sõltub sellest, kui palju platvorme te kasutate, kui sageli juurdepääs muutub, ja kas te seda kusagil keskeselt jälgite või mitte.
Fikseeritud summat pole võimalik määrata, ja see poleks ka kasulik vastus. Mis aitab, on teada saada, kust need kulud tulevad, et te saaksite hinnata, kas see teie ettevõttes mängu tuleb.
Kust kulud pärit on
Väikeses ettevõttes, kus on üks või kaks compliance-platvormi, unustatud juurdepääs tavaliselt väike meeldetuletus: keegi siiski logib sisse kohta, kuhu ei tohiks. Ettevõttes, mis mitme platvormiga töötab — üks tootevalmistuse jaoks, üks pakendite jaoks, üks isikuandmete jaoks — kasvab sellest midagi, mida peate aktiivselt juhtima. Iga kord, kui töötaja lahkub, oma rolli muudab, või väline büroo enam teie jaoks ei tööta, peab keegi kontrollima, milline juurdepääs sellega kaasas käib, ja selle sulgema.
See uurimisaeg on esimene kulurida. Teine on risk, et jätate selle uurimisaja vahele, sest keegi ei tea enam, et midagi on avatud. Endine töötaja, kes saab siiski ettevõtte andmetega platvormi sisse logida, pole otseselt juhtum, kuid see on midagi, mida tavaliselt eelistaksite mitte säilitada. Kas ja kuidas see juriidiliselt kaal omandab, sõltub sellest, mis täpselt on jagatud ja mis regulatsiooni all see käib — selles küsimuses aidab jurist või asjaomase platvormiga seotud järelevalveasutus, mitte reglia.
Kolmas kulurida: andmed, mis jäävad alles
Lisaks juurdepääsule endale tekib küsimus, mis juhtub andmetega, mida on juba jagatud. Juurdepääsu tagasi võtmine ja andmete kustutamine on kaks erinevat asja, ja platvormid käituvad nende suhtes erinevalt. Selle väljatöötamine nõuab ka aega, eriti kui te enam ei mäleta, milliseid andmeid te otseselt jagas ja kellega.
Mis kulud määrab
Kolm asja teevad vahet pisikese meeldetuletuse ja struktuursete ajaprobleemide vahel.
Esimene on platvormide arv. Ühe konto jälgimine on lihtne; neli kontot, igaüks oma sisselogimise, oma juurdepääsuõiguste haldamise ja andmete jagamise viisiga, nõuavad neli korda rohkem tähelepanu, ja seda tähelepanu lükatakse kergesti edasi, sest kellel pole selleks kindlat aega.
Teine on inimeste ja rollide vahetus. Ettevõttes, kus vähe muutub, on vähem parandamist kui ettevõttes, kus on palju personalivahetusi, hooajatööd või välised osapooled, kes ajutiselt kaasa vaatavad.
Kolmas on, kas teil on keskne ülevaade, kellel on millele juurdepääs. Ilma selle ülevaadet ei pea te igal platvormil eraldi kontrolli, mis seal avatud on, ja see on täpselt töö, mis tavaliselt tegemata jääb kuni poole peale tulee põhjus, miks seda teha — ja see põhjus tuleb sageli hiljem, kui te sooviksite.
Kuidas neid kulusid piirata
Kõige otsesem viis uurimisaja vähendamiseks on lihtsalt teada, mis käib: milliseid platvorme te kasutate, milline juurdepääs sellega kaasas käib, ja millal oli selle viimati kontrollitud. See ei ole juriidiline küsimus, vaid haldusküsimus, ja see on lahendatav ilma et te igal platvormil eraldi süsteemi pidaksite.
Reglia ise ei lisa mingit regulatsiooni ega hinnake, kas teie juurdepääs on korras — see jääb platvormide ja teie enda jurist või järelevalvaja kanda. Reglia teeb aga nähtavaks, millised andmed on jagatud äridossier kaudu teiste käsutusse antud ja kellele, nii et juurdepääsu tühistamine on ühe koha kontrollimise asi, mitte nelja oma. Kuidas see täpselt töötab ja mida reglia teie andmetega teeb ja ei tee, on kirjeldatud veebilehel teave selle kohta, kuidas reglia teie andmetega käib.
Kas see teie ettevõtte jaoks praktilist vahet teeb, sõltub sellest, kui palju platvorme te kasutate ja kui sageli neis midagi muutub. Veebilehel turvalisuse ja privaatsuse leht leiate, kuidas andmeid reglia sees talletatakse ja jagatakse, ja veebilehel korduma kippuvate küsimuste leht on vastused küsimustele, mis on selle teemaga seotud, näiteks mis juhtub, kui te platformi enam üldse ei kasuta.
Kas soovite esmalt näha, millised platvormid Theos Groupis olemas on ja mida nad eraldi teevad, enne kui midagi oma töö viisile muudate? Ülevaate leiate veebilehelt kõik ühendatud platvormid.