Stroški dostopa, ki ga ne prekličete pravočasno, se običajno ne znajdejo na računu, ampak v času: čas, da ugotovite, kateri platform lahko še dostopa do katerih podatkov, čas, da to popravite, ko se nekdo premakne na drugo funkcijo, in čas, ki ga izgubite, ker nihče več natančno ne ve, kaj še teče. Kako visoki so ti stroški, je odvisno od števila platform, ki jih uporabljate, kako pogosto se dostop spreminja, in ali to negdje osrednje spremljate ali ne.
Ni fiksnega zneska, ki bi ga lahko navedli, in to tudi ni najkoristnejši odgovor. Kar je v pomoč, je vedeti, od kod prihajajo ti stroški, da lahko ocenite, ali je to relevantno za vaše podjetje.
Od kod izhajajo stroški
Majhno podjetje z eno ali dvema platform za skladnost ponavadi pozabi dostop kot majhno opominjanje: nekdo se je še vedno lahko prijavil nekje, česar mu ne bi smelo biti dovoljeno. Pri podjetju, ki deluje z več platform — ena za varnost izdelkov, ena za embalažo, ena za osebne podatke — to postane nekaj, kar morate aktivno upravljati. Vsakič, ko zapusti zaposlenik, zamenja vlogo ali zunanje pisarno ne dela več za vas, mora nekdo preveriti, kateri dostop je s tem povezan, in ga ustaviti.
To preverjanje je prva postavka stroškov. Druga je tveganje, da to preverjanje preskočite, ker nihče več ne ve, da je kaj odprto. Nekdanji zaposlenik, ki se lahko prijavi na platformo s podatki podjetja, sam po sebi ni incident, vendar je nekaj, česar običajno rajše ne bi dopustili, da traja naprej. Ali in kako to dobi pravno težo, je odvisno od tega, kaj je natančno deljeno in pod katero uredbo to spada — o tem gre za pravnika ali nadzornika za zadevni platform, ne za reglia.
Tretja postavka stroškov: podatki, ki ostanejo
Poleg samega dostopa je tam vprašanje, kaj se zgodi s podatki, ki so bili že deljeni. Preklic dostopa in izbris podatkov sta dve različni stvari, in platforme se v tem razlikujejo. Tudi to ugotavljanje sam po sebi stane čas, še posebej, če ne veste več, katere podatke ste sploh kdaj delili in s kom.
Kaj določa stroške
Tri stvari naredijo razliko med majhnim opominjanjem in strukturnim časovnim problemom.
Prva je število platform. En račun je enostaven za nadzor; štiri računi z vsak lastno prijavo, upravljanjem dostopov in svojim načinom deljenja podatkov zahtevajo štirikrat več pozornosti, in ta pozornost se zlahka odloži, ker nihče za njo nima fiksnega trenutka.
Druga je izmenjava ljudi in vlog. Podjetje, kjer se malo spreminja, ima manj za popravo kot podjetje s pogostimi menjavami zaposlenih, sezonskim delom ali zunanjimi strankami, ki si jih časovno ogledajo.
Tretja je, ali imate osrednji pregled, kdo kam ima dostop. Brez tega pregleda morate na vsakem platformu posebej preveriti, kaj je odprto, in to je ravno delo, ki običajno čaka do neke pobude — in ta pobuda pride ponavadi kasneje, kot bi si želeli.
Kako omejite te stroške
Najtrajnostnejši način za skrajšanje časa preverjanja je preprosto vedeti, kaj je v teku: katere platform uporabljate, kateri dostop je s tem povezan, in kdaj je bil zadnjič preveren. To ni pravno vprašanje, ampak upravno vprašanje, in je mogoče rešiti brez da bi za vsako platformo posebej vodili ločen sistem.
Reglia sam ne dodaja predpisov in ne presoja, ali je vaš dostop v redu — to ostane na platformah in pri vašem lastnem pravniku ali nadzorniku. Kar reglia res naredi, je, da pokaže, kateri podatki so bili deljeni prek skupne poslovne mape in komu, tako da je umik zadeva preverjanja na enem mestu namesto na štirih. Kako to natančno deluje in kaj reglia pri tem počne in ne počne z vašimi podatki, je opisano na straneh o tem, kako reglia ravna z vašimi podatki.
Ali to za vaše podjetje praktično razliko naredi, je odvisno od tega, koliko platform uporabljate in kako pogosto se tam kaj spremeni. Na strani o varnosti in zasebnosti preberete, kako se podatki v reglia shranjujejo in delijo, in na strani s pogosto postavljenimi vprašanji so odgovori na vprašanja, ki so podobna, kot npr. kaj se zgodi, če platform sploh ne uporabljate več.
Želite najprej videti, katere platforme obstajajo v Theos Group in kaj delajo posebej, preden kaj spremenite v svojem načinu dela? Pregled tega najdete na strani z vsemi povezanimi platformami.