Costurile accesului pe care nu-l retrageți în timp util nu se află de obicei într-o factură, ci în timp: timp pentru a afla care platformă poate accesa încă care date, timp pentru a remedia aceasta atunci când cineva se schimbă din funcție, și timp pe care-l pierdeți pentru că nimeni nu mai știe exact ce continuă să funcționeze. Cat de mari vor fi acele costuri depinde de numărul de platforme pe care le utilizați, cât de des se schimbă accesul și dacă țineți o evidență centralizată sau nu.
Nu există o valoare fixă de atribuit, și nici nu este răspunsul util. Ceea ce ajută, este să știți de unde provin acele costuri, pentru a putea evalua dacă se aplică în cazul dvs.
De unde provin costurile
La o mică întreprindere cu una sau două platforme de conformitate, uitarea accesului este de obicei o mică amintire: cineva se mai conectează undeva unde nu ar trebui. La o întreprindere care lucrează cu mai multe platforme — una pentru siguranța produselor, una pentru ambalaje, una pentru date personale — aceasta devine ceva pe care trebuie să-l gestionați activ. De fiecare dată când un angajat pleacă, schimbă rol sau o agenție externă nu mai lucrează pentru dvs., trebuie ca cineva să verifice ce acces îi aparține și să-l închidă.
Acel timp de verificare este prima poziție de cost. A doua este riscul că omiteți acel timp de verificare, pentru că nimeni nu mai știe că ceva rămâne deschis. Un fost angajat care încă se poate conecta la o platformă cu date ale companiei nu este în sine un incident, dar este ceva pe care în mod normal preferați să nu-l lăsați să persiste. Dacă și cum capătă aceasta importanță juridică depinde de ce anume a fost împărțit și sub ce regulă se află — aceasta este domeniul unui jurist sau al autorității de supraveghere pentru platforma respectivă, nu reglia.
A treia poziție de cost: datele care rămân
Pe lângă accesul în sine, se pune întrebarea ce se întâmplă cu datele care au fost deja împărțite. Retragerea accesului și ștergerea datelor sunt două lucruri diferite, iar platformele diferă în ceea ce privește modul în care se ocupă de acestea. Aflarea aceasta consumă și ea timp, cu atât mai mult dacă nu mai știți ce date ati fi vreodată împărțit și cu cine.
Ce determină costurile
Trei lucruri fac diferența între o mică amintire și o problemă structurală de timp.
Primul este numărul de platforme. A supravegheaza un cont este simplu; patru conturi cu fiecare propriul login, propria administrare a permisiunilor și propria modalitate de partajare a datelor necesită de patru ori mai multă atenție, și acea atenție este ușor amânată pentru că nimeni nu are un moment fix pentru aceasta.
Al doilea este schimbarea de oameni și roluri. O afacere în care se schimbă puțin lucru are mai puțin de corectat decât o afacere cu mult schimb de personal, muncă sezonieră sau părți externe care urmăresc temporar.
Al treilea este dacă aveți o privire de ansamblu centralizată asupra cine are acces unde. Fără acea privire de ansamblu, trebuie să verificați la fiecare platformă separat ce este deschis, și aceasta este exact munca care de obicei rămâne în suspensie până când apare o motivație pentru a o face — și acea motivație vine de obicei mai târziu decât ați dori.
Cum limitați acele costuri
Cel mai direct mod de a reduce timpul de verificare este pur și simplu să știți ce se întâmplă: ce platforme utilizați, ce acces îi aparține și când a fost verificat ultima dată. Aceasta nu este o problemă juridică, ci o problemă administrativă, și poate fi rezolvată fără a menține un sistem separat pentru fiecare platformă.
Reglia în sine nu adaugă nicio reglementare și nu evaluează dacă accesul dumneavoastră este în regulă — aceasta rămâne la platforme și la propriul dumneavoastră avocat sau organ de supraveghere. Ceea ce reglia face este să arate ce date au fost puse la dispoziție prin dossierul de afaceri partajat și către cine, astfel încât retragerea este o chestiune de verificare la un singur loc în loc de patru. Cum functionează exact și ce reglia face și nu face cu datele dumneavoastră, este descris pe pagina despre cum reglia se ocupă de datele dvs..
Faptul că aceasta face o diferență practică pentru afacerea dumneavoastră depinde de câte platforme utilizați și cât de des se modifică ceva acolo. Pe pagina despre securitate și confidențialitate citiți cum sunt stocate și partajate datele în cadrul reglia, și pe pagina cu întrebări frecvente găsiți răspunsurile la întrebări care sunt strâns legate, cum ar fi ce se întâmplă dacă nu mai utilizați deloc o platformă.
Doriți mai întâi să vedeți ce platforme există în cadrul Theos Group și ce fac ele individual, înainte de a schimba ceva în modul dumneavoastră de lucru? Găsiți o imagine de ansamblu pe pagina cu toate platformele conectate.