Käyttöoikeuden kumoutumatta jättämisen kustannukset eivät yleensä näy laskussa, vaan niiden sijasta kuluu aikaa: aikaa selvittää, mitä alustaa pystyy edelleen käyttämään mihin tietoihin, aikaa korjata tilanne, jos joku vaihtaa tehtävää, ja aikaa, jonka menetätte, koska kukaan ei enää tarkalleen tiedä, mitä vielä käy. Kustannusten suuruus riippuu siitä, kuinka monta alustaa käytätte, kuinka usein käyttöoikeudet muuttuvat ja pitääkö niistä keskitettyä kirjanpitoa vai ei.
Kiinteää summaa ei voi määrittää, eikä se olisikaan käyttökelpoinen vastaus. Hyödyllisempää on tietää, mistä nämä kustannukset johtuvat, jotta voitte arvioida, koskeeko se teidän yritystä.
Mistä kustannukset johtuvat
Pienessä yrityksessä, jossa on yksi tai kaksi compliance-alustaa, unohdettu käyttöoikeus on yleensä pieni muistutus: joku kirjautuu jonnekin sisään, missä hän ei enää pitäisi. Yrityksessä, joka käyttää useita alustoja — yhtä tuoteturvallisuudelle, yhtä pakkauksille, yhtä henkilötiedoille — asia kasvaa ongelmaksi, jota pitää aktiivisesti hallita. Joka kerta, kun työntekijä lähtee, vaihtaa roolia tai ulkoinen toimisto ei enää työskennel teille, jonkun pitää tarkistaa, millainen käyttöoikeus siihen liittyy, ja sulkea se pois.
Tämä selvitysaika on ensimmäinen kustannuserä. Toinen on riski, että ohitatte tämän selvitysajan, koska kukaan ei enää muista, että jotain on auki. Entinen työntekijä, joka pystyy vieläkin kirjautumaan alustalle, jolla on yrityksen tietoja, ei sinänsä ole vaaratilanne, mutta se on kuitenkin jotain, mitä yleensä käsittelette mieluummin nopeasti. Se, saako tällä juridista painoarvoa ja millä tavalla, riippuu siitä, mitä tietoja on jaettu ja mihin sääntelyyn se kuuluu — tuollaisia kysymyksiä käsittelevät lakimies tai asianmukaisen alustan valvoja, eivät reglia.
Kolmas kustannuserä: jäljellä olevat tiedot
Käyttöoikeuden lisäksi on kysymys siitä, mitä tapahtuu tiedoille, joita on jo jaettu. Käyttöoikeuden kumoaminen ja tietojen poistaminen ovat kaksi eri asiaa, ja alustat käsittelevät niitä eri tavalla. Senkin selvittäminen vie aikaa, etenkin jos ette enää muista, mitä tietoja olette koskaan jakaneet ja kenen kanssa.
Mitä kustannukset määrittävät
Kolme asiaa tekee eron pienen muistutuksen ja rakenteellisen ajan ongelman välillä.
Ensimmäinen on alustojen määrä. Yhtä tiliä on helppo seurata; neljä tiliä, joilla jokaisella on oma sisäänkirjautuminen, oikeuksien hallinta ja tietojen jakamisen tapa, vaativat neljä kertaa enemmän huomiota, ja huomio unohdetaan helposti, koska sille ei ole kiinteää aikaa.
Toinen on ihmisten ja roolien vaihtaminen. Yrityksessä, jossa muuttuu vähän, on vähemmän korjattavaa kuin yrityksessä, jossa on paljon henkilöstön vaihtuvuutta, kausiluontoista työtä tai ulkoisia osapuolia, jotka tilapäisesti pääsevät katsomaan.
Kolmas on se, onko teillä keskitetty yleiskatsaus siitä, kenellä on mihin käyttöoikeus. Ilman tätä yleiskatsausta pitää joka alustan kohdalla erikseen tarkistaa, mitä on auki, ja se on juuri sitä työtä, joka yleensä jää tekemättä, kunnes sille on syy tehdä se — ja se syy tulee usein myöhemmin kuin toivoisitte.
Kuinka te rajoitatte näitä kustannuksia
Suorin tapa vähentää selvitysaikaa on yksinkertaisesti tietää, mitä tapahtuu: mitä alustoja käytätte, mitä käyttöoikeuksia siihen liittyy ja milloin se on viimeksi tarkistettu. Tämä ei ole juridinen kysymys vaan hallinnollinen kysymys, ja se voidaan ratkaista ilman, että pitäisitte jokaiselle alustalle omaa järjestelmää.
Reglia ei lisää itse sääntelyä eikä arvioi, ovatko tunnuksenne kunnossa — se jää alustojen ja omien lakimiestenne tai valvontaviranomaistenne tehtäväksi. Mitä reglia sen sijaan tekee, on näyttää, mitkä tiedot on asetettu saataville jaetun yritystiedoston kautta ja kenelle, jotta jakamisen lopettaminen on yhtä helppo kuin yhden paikan tarkistaminen neljän sijaan. Miten se tarkalleen ottaen toimii ja mitä reglia tekee tai ei tee teidän tiedoillanne, on kuvattu osoitteessa sivulla, jolla käsitellään sitä, kuinka reglia käsittelee tietojasi.
Se, onko sillä käytännön merkitystä yrityksellenne, riippuu siitä, kuinka monia alustoja käytätte ja kuinka usein niissä tehdään muutoksia. Osoitteessa sivulla tietosuojasta ja turvallisuudesta voit lukea, miten tiedot tallennetaan ja jaetaan reglian sisällä, ja osoitteessa usein kysyttyjen kysymysten sivulla löytyvät vastaukset kysymyksiin, jotka ovat lähellä tätä, kuten mitä tapahtuu, jos lopetat alustan käytön kokonaan.
Haluatko ensin nähdä, mitkä alustat ovat Theos Groupin sisällä ja mitä ne tekevät erikseen, ennen kuin muutat työtapaasi? Yhteenvedon löydät osoitteesta linkki kaikille liitettyihin alustoihin.