Piekļuves, kuru jūs neatkopjat laicīgi, izmaksas parasti neparādās rēķinā, bet tiek mērītas laikā: laiks, lai noskaidrotu, kurai platformai joprojām ir piekļuve kādiem datiem, laiks, lai to labotu, ja kāds mainās savā amatā, un laiks, ko jūs zaudējat, jo neviens vairs precīzi nezina, kas vēl notiek. Šo izmaksu apmērs ir atkarīgs no platformu skaita, kuru jūs izmantojat, cik bieži mainās piekļuve, un vai jūs to uzraudzat kaut kur centrāli vai nē.
Nav jāfiksē nekāda konkrēta summa, un tas nebūtu arī noderīgs atbildes veids. Kas palīdz, ir zināt, no kurienes nāk šīs izmaksas, lai jūs varētu novērtēt, vai tas spēlē lomu jūsu uzņēmumā.
Kur nāk izdevumi
Mazam uzņēmumam, kam ir viena vai divas atbilstības platformas, aizmirsta piekļuve parasti ir tikai mazs atgādinājums: kāds joprojām piesakās kaut kur, kur tam nedrīkstētu. Uzņēmumam, kas strādā ar vairākām platformām — viena produktu drošībai, viena iepakojumam, viena personīgajiem datiem — tas kļūst par kaut ko, kas jāpārvalda aktīvi. Katru reizi, kad darbinieks aiziet, mainās loma vai ārējā birojs vairs nepastāv jūsu uzņēmumam, kādam jāpārbauda, kāda piekļuve tas nozīmē, un jāslēdz tā.
Šis noskaidrošanas laiks ir pirmā izmaksu pozīcija. Otrā ir risks, ka jūs šo noskaidrošanas laiku ignorējat, jo neviens vairs nezina, kas ir atvērts. Bijušais darbinieks, kurš var sienlogoties platformā ar uzņēmuma datiem, pats par sevi nav incidents, bet tā ir kaut kas, ko jūs parasti nevilināti ļaujat turpināties. Vai un kā tas iegūst juridiskas nozīmes, ir atkarīgs no tā, kas tieši ir koplietots un kāds noteikums tam attiecas — par to runā jurists vai attiecīgās platformas uzraugs, nevis reglia.
Trešā izmaksu pozīcija: dati, kas paliek.
Pēc piekļuves pašas ir jautājums par to, kas notiek ar datiem, kas jau ir koplietoti. Piekļuves atkopšana un datu dzēšana ir divas dažādas lietas, un platformas atšķiras tam, kā tās ar to rīkojas. Arī to noskaidrošana pēc tam aizņem laiku, īpaši, ja jūs vairāk nezināt, kādus datus jūs kādreiz esat koplietojuši un ar ko.
Kas nosaka izdevumus
Trīs lietas atšķir mazo atgādinājumu no strukturālas laika problēmas.
Pirmā ir platformu skaits. Viena konta uzraudzīšana ir vienkārša; četri konti ar katram savu sienlogu, savu tiesību pārvaldi un savu datu koplietošanas veidu prasa četras reizes vairāk uzmanības, un šo uzmanību viegli atliek, jo nevienam nav fiksēta laika tam.
Otrā ir cilvēku un lomu maiņa. Uzņēmumam, kur maz kas mainās, ir jāpopuļ mazāk nekā uzņēmumam ar daudz personāla maiņu, sezonālu darbu vai ārējām pusēm, kas uz laiku ieskaita.
Trešā ir tas, vai jums ir centrāls pārskats par to, kam ir piekļuve kur. Bez šī pārskata jums katrā platformā atsevišķi jāpārbauda, kas ir atvērts, un tas ir tieši tas darbs, kas parasti paliek neizdarīts, līdz ir iemesls to darīt — un šis iemesls parasti nāk vēlāk nekā jūs vēlētos.
Kā jūs ierobežojat šīs izmaksas.
Vienkāršākais veids, kā samazināt noskaidrošanas laiku, ir vienkārši zināt, kas notiek: kuras platformas jūs izmantojat, kāda piekļuve tam ir, un kad tas pēdējo reizi tika pārbaudīts. Tas nav juridisks jautājums, bet administratīvs jautājums, un to var atrisināt bez tā, ka jūs katrai platformai atsevišķi uzraudzātu sistēmu.
Reglia pati nepievieno nekādu regulējumu un nenovērtē, vai jūsu piekļuve ir kārtībā — tas paliek platformu un jūsu paša jurista vai uzraudzības iestādes pienākums. Tas, ko reglia dara, ir parāda, kuri dati ir pieejami caur kopīgo uzņēmuma dosejā un kam, tāpēc piekļuves atsaukšana ir vienas vietas pārbaudīšanas jautājums, nevis četru. Tas, kā tas precīzi darbojas un ko reglia ar jūsu datiem dara un nedara, ir aprakstīts: lapā par to, kā reglia darbojas ar jūsu datiem.
Tas, vai tas jūsu uzņēmumam rada praktisku atšķirību, ir atkarīgs no tā, cik platformu jūs izmantojat un cik bieži tās tiek mainītas. Uz drošības un privātuma lapā var izlasīt, kā dati reglia ietvaros tiek glabāti un kopīgoti, un uz biežāk uzdoto jautājumu lapas atrodami atbildes uz jautājumiem, kas ir tieši saistīti, piemēram, kas notiek, ja jūs vairs nelietojat platformu.
Vai vēlaties vispirms redzēt, kādas platformas pastāv Theos Group ietvaros un ko tās dara atsevišķi, pirms kaut ko mainīt savā darbības veidā? Pārskatu par to varat atrast: platformu lapu ar visiem pievienotajiem risinājumiem.