Omkostningerne ved adgang, som I ikke tilbagekalder til tiden, ligger som regel ikke på en faktura, men i tid: tid til at finde ud af, hvilken platform der stadig kan få adgang til hvilke data, tid til at rette det op, hvis nogen skifter funktion, og tid, som I mister, fordi ingen længere præcist ved, hvad der stadig kører. Hvor høje disse omkostninger bliver, afhænger af antallet af platforme, I bruger, hvor ofte adgangen ændres, og om I holder styr på det centralt eller ej.
Der er intet fast beløb at binde op på, og det er heller ikke det brugbare svar. Det, der hjælper, er at vide, hvor disse omkostninger kommer fra, så I kan vurdere, om det spiller en rolle for jeres virksomhed.
Hvor omkostningerne kommer fra
I en lille virksomhed med én eller to compliance-platforme er glemt adgang som regel en lille påmindelse: nogen logger stadig ind et sted, hvor de ikke burde. I en virksomhed, der arbejder med flere platforme — én for produktsikkerhed, én for emballage, én for persondata — vokser det ud til noget, I aktivt skal styre. Hver gang en medarbejder går, skifter rolle, eller et eksternt bureau ikke længere arbejder for jer, skal nogen kontrollere, hvilken adgang der hører til, og lukke den ned.
Den tid til at finde ud af tingene er den første omkostningspost. Den anden er risikoen for, at I springer den tid over, fordi ingen længere ved, at der er noget, der står åbent. En tidligere medarbejder, der stadig kan logge ind på en platform med virksomhedsdata, er i sig selv ikke en incident, men det er noget, som I normalt set helst ikke lader fortsætte. Hvorvidt og hvordan det juridisk får vægt, afhænger af, hvad der præcist er delt, og under hvilken regulering det falder — en jurist eller tilsynsmyndigheden for den pågældende platform sørger for det, ikke reglia.
Den tredje omkostningspost: data, der forbliver
Ud over adgangen selv er der spørgsmålet om, hvad der sker med de data, der allerede er delt. At tilbagekalde adgang og få data slettet er to forskellige ting, og platforme håndterer det forskelligt. At finde det ud af koster i sig selv også tid, især hvis I ikke længere ved, hvilke data I nogensinde har delt, og med hvem.
Hvad der bestemmer omkostningerne
Tre ting gør forskellen mellem en lille påmindelse og et strukturelt tidsproblem.
Det første er antallet af platforme. At overskue én konto er enkelt; fire konti med hver sin egen login, eget rettighedsstyring og egen måde at dele data på kræver fire gange så meget opmærksomhed, og denne opmærksomhed bliver let udskudt, fordi ingen har et fast tidspunkt til det.
Det andet er skiftet af mennesker og roller. En virksomhed, hvor lidt ændres, har mindre at korrigere end en virksomhed med mange personaleskifter, sæsonarbejde eller eksterne parter, der midlertidigt følger med.
Det tredje er, om I har et centralt overblik over, hvem der har adgang til hvad. Uden det overblik skal I på hver platform særskilt kontrollere, hvad der står åbent, og det er præcist det arbejde, som normalt set bliver liggende, til der er en grund til at gøre det — og denne grund kommer som regel senere, end I gerne ville have det.
Hvordan I begrænser disse omkostninger
Den mest direkte måde at reducere udfindings-tiden på er simpelthen at vide, hvad der foregår: hvilke platforme I bruger, hvilken adgang der hører til, og hvornår den sidst blev kontrolleret. Det er ikke et juridisk spørgsmål, men et administrativt spørgsmål, og det kan løses uden, at I skal vedligeholde et særskilt system for hver platform.
Reglia tilføjer ikke selv regulering og vurderer ikke, om din adgang er i orden — det forbliver hos platformene og hos din egen jurist eller tilsynsmyndighed. Hvad reglia gør, er at vise, hvilke data der er stillet til rådighed via det delte virksomhedsdossier, og til hvem, så det at trække tilbage er et spørgsmål om at kontrollere ét sted i stedet for fire. Hvordan det præcist fungerer, og hvad reglia i øvrigt gør og ikke gør med dine data, er beskrevet på siden om hvordan reglia håndterer dine oplysninger.
Om det gør praktisk forskel for din virksomhed, afhænger af, hvor mange platforme du bruger, og hvor ofte noget ændres deri. På siden om sikkerhed og privatlivsbeskyttelse læser du, hvordan data opbevares og deles inden for reglia, og på siden med hyppigt stillede spørgsmål finder du svarene på spørgsmål, der ligger tæt på dette, såsom hvad der sker, hvis du slet ikke længere bruger en platform.
Vil du først se, hvilke platforme der findes inden for Theos Group, og hvad de gør hver for sig, før du ændrer noget ved din måde at arbejde på? Et overblik over det finder du på siden med alle tilsluttede platforme.