Το κόστος της πρόσβασης που δεν ανακαλέσατε έγκαιρα συνήθως δεν εμφανίζεται σε ένα τιμολόγιο αλλά σε χρόνο: χρόνος για να βρείτε ποια πλατφόρμα μπορεί ακόμα να έχει πρόσβαση σε ποια δεδομένα, χρόνος για να διορθώσετε αυτό αν κάποιος αλλάξει θέση, και χρόνος που χάνεται επειδή κανείς δεν ξέρει πια ακριβώς τι εξακολουθεί να λειτουργεί. Το πόσο υψηλό είναι αυτό το κόστος εξαρτάται από το πλήθος των πλατφορμών που χρησιμοποιείτε, πόσο συχνά αλλάζει η πρόσβαση, και αν το παρακολουθείτε κεντρικά ή όχι.
Δεν υπάρχει σταθερό ποσό να συνδέσετε, και αυτό δεν είναι ούτε και η χρήσιμη απάντηση. Αυτό που βοηθά, είναι να γνωρίζετε πόθεν προέρχονται αυτά τα κόστη, ώστε να μπορείτε να αξιολογήσετε αν παίζουν ρόλο στην επιχείρησή σας.
Από πού προέρχονται τα κόστη
Σε μια μικρή επιχείρηση με μία ή δύο πλατφόρμες συμμόρφωσης, η ξεχασμένη πρόσβαση είναι συνήθως μια μικρή υπενθύμιση: κάποιος εξακολουθεί να συνδέεται κάπου που δεν θα έπρεπε. Σε μια επιχείρηση που δουλεύει με πολλές πλατφόρμες — μία για την ασφάλεια των προϊόντων, μία για τη συσκευασία, μία για τα προσωπικά δεδομένα — αυτό γίνεται κάτι που πρέπει να διαχειρίζεστε ενεργά. Κάθε φορά που ένας υπάλληλος φεύγει, αλλάζει ρόλο, ή ένα εξωτερικό γραφείο δεν δουλεύει πια για σας, κάποιος πρέπει να ελέγξει ποια πρόσβαση αντιστοιχεί σε αυτό και να την αποσύνδεσει.
Αυτός ο χρόνος ελέγχου είναι η πρώτη θέση κόστους. Η δεύτερη είναι ο κίνδυνος ότι παραλείπετε αυτό το χρόνο ελέγχου, επειδή κανείς δεν ξέρει πια ότι υπάρχει κάτι ανοιχτό. Ένας πρώην υπάλληλος που μπορεί ακόμα να συνδεθεί σε μια πλατφόρμα με δεδομένα της επιχείρησης δεν είναι από μόνο του ένα περιστατικό, αλλά είναι κάτι που συνήθως προτιμάτε να μην αφήνετε να συνεχιστεί. Αν και κατά πόσον αυτό αποκτά νομικό βάρος εξαρτάται από το τι ακριβώς έχει μοιραστεί και ποια ρύθμιση ισχύει — γι' αυτό μιλάει ένας νομικός ή η αρχή εποπτείας για την εν λόγω πλατφόρμα, όχι reglia.
Η τρίτη θέση κόστους: δεδομένα που παραμένουν
Εκτός από την ίδια την πρόσβαση, υπάρχει το ερώτημα τι συμβαίνει στα δεδομένα που έχουν ήδη μοιραστεί. Η ανάκληση της πρόσβασης και η διذαγρ των δεδομένων είναι δύο διαφορετικά πράγματα, και οι πλατφόρμες διαφέρουν στον τρόπο με τον οποίο το αντιμετωπίζουν. Το να το καταλάβετε αυτό κοστίζει επίσης χρόνο, ειδικά αν δεν θυμάστε ποια δεδομένα έχετε ποτέ μοιράσει και με ποιον.
Τι καθορίζει τα κόστη
Τρία πράγματα κάνουν τη διαφορά μεταξύ μιας μικρής υπενθύμισης και ενός δομικού προβλήματος χρόνου.
Το πρώτο είναι το πλήθος των πλατφορμών. Την επίβλεψη ενός λογαριασμού είναι απλή. τέσσερις λογαριασμοί με καθένα τη δική του σύνδεση, τη δική του διαχείριση δικαιωμάτων και τη δική του τρόπο κοινής χρήσης δεδομένων απαιτούν τέσσερις φορές περισσότερη προσοχή, και αυτή η προσοχή γίνεται εύκολα αναβολή επειδή κανείς δεν έχει ένα σταθερό χρόνο για αυτό.
Το δεύτερο είναι η αλλαγή ανθρώπων και ρόλων. Μια επιχείρηση όπου λίγα αλλάζουν, έχει λιγότερα να διορθώσει από μια επιχείρηση με πολλές αλλαγές προσωπικού, εποχιακή εργασία ή εξωτερικές συμφωνίες που κοιτάζουν προσωρινά.
Το τρίτο είναι αν έχετε ένα κεντρικό επισκόπηση του ποιος έχει πρόσβαση που. Χωρίς αυτή την αναδρομή, πρέπει να ελέγξετε ξεχωριστά σε κάθε πλατφόρμα τι είναι ανοιχτό, και αυτό είναι ακριβώς το έργο που συνήθως παραμένει κρεμασμένο μέχρι να υπάρξει λόγος για να το κάνετε — και αυτός ο λόγος συχνά έρχεται αργότερα από ό,τι θα θέλατε.
Πώς περιορίζετε αυτά τα κόστη
Ο πιο άμεσος τρόπος για να μειώσετε το χρόνο ελέγχου είναι απλώς να γνωρίζετε τι παίζεται: ποιες πλατφόρμες χρησιμοποιείτε, ποια πρόσβαση αντιστοιχεί σε αυτές, και πότε ελέγχθηκαν τελευταία. Αυτό δεν είναι νομικό ζήτημα αλλά διοικητικό ζήτημα, και μπορεί να λυθεί χωρίς να διατηρείτε ένα ξεχωριστό σύστημα για κάθε πλατφόρμα.
Το reglia δεν προσθέτει κανονισμό από μόνο του ούτε αξιολογεί εάν η πρόσβασή σας είναι σωστή — αυτό παραμένει ευθύνη των πλατφορμών και του δικού σας νομικού συμβούλου ή εποπτικής αρχής. Αυτό που κάνει το reglia είναι να δείχνει ποια δεδομένα έχουν γίνει διαθέσιμα μέσω του κοινού δοσιέ εταιρείας και σε ποιον, ώστε η απόσυρση να είναι θέμα ελέγχου σε ένα μόνο σημείο αντί για τέσσερα. Το πώς λειτουργεί ακριβώς και τι κάνει το reglia με τα δεδομένα σας και τι δεν κάνει, περιγράφεται στο τη σελίδα σχετικά με τον τρόπο που το reglia χειρίζεται τα δεδομένα σας.
Το αν αυτό κάνει πρακτική διαφορά για την επιχείρησή σας, εξαρτάται από το πόσες πλατφόρμες χρησιμοποιείτε και πόσο συχνά αλλάζουν τα δεδομένα σε αυτές. Στο τη σελίδα για την ασφάλεια και την ιδιωτικότητα διαβάζετε πώς αποθηκεύονται και διαμοιράζονται τα δεδομένα εντός του reglia, και στο τη σελίδα με τις συχνές ερωτήσεις βρίσκονται οι απαντήσεις σε ερωτήματα που σχετίζονται άμεσα, όπως τι συμβαίνει όταν σταματήσετε να χρησιμοποιείτε εντελώς μια πλατφόρμα.
Θέλετε πρώτα να δείτε ποιες πλατφόρμες υπάρχουν στο Theos Group και τι κάνουν ξεχωριστά, πριν αλλάξετε κάτι στον τρόπο εργασίας σας; Μια επισκόπηση βρίσκεται στο σελίδα με όλες τις συνδεδεμένες πλατφόρμες.