Prieigos, kurią nepavykus laiku nutraukti, išlaidos paprastai nėra sąskaitoje, o laike: laike, skirtiame išsiaiškinti, kuri platforma dar gali pasiekti kuriuos duomenis, laike, skirtiame tai ištaisyti, jei kas nors pakeitė pareigybę, ir laike, kuris sugaištamas, nes niekas nebežino tiksliai, kas dar vyksta. Tų išlaidų dydis priklauso nuo platforms, kurias naudojate, skaičiaus, nuo to, kaip dažnai keičiasi prieiga, ir nuo to, ar tai centralizuotai stebite.
Nėra fiksuotos sumos, kurią būtų galima priskirti, ir tai taip pat nėra naudingas atsakymas. Tai, kas padeda, yra žinoti, iš kur tos išlaidos kyla, kad galėtumėte įvertinti, ar tai svarbu jūsų verslui.
Iš kur atsiranda išlaidos
Mažoje įmonėje su viena ar dviem compliance platformomis pamiršta prieiga dažniausiai yra mažas priminimas: kas nors dar kur nors prisijungia, nors to nereikėtų daryti. Įmonėje, kuri dirba su keliomis platformomis — viena produkto saugai, viena pakavimui, viena asmeniniams duomenims — tai auganti problema, kurią turite aktyviai valdyti. Kiekvieną kartą, kai darbuotojas išeina, keičia vaidmenį arba išorinė įstaiga daugiau jums nebepadeda, kas nors turi patikrinti, kokia prieiga tą lydi, ir ją nutraukti.
Tas išiaiškinimo laikas yra pirmoji išlaidų straipsnė. Antrasis yra rizika, kad tą išiaiškinimo laiką praleipsite, nes niekas nebežino, kad dar kažkas yra atidarytas. Buvęs darbuotojas, kuris vis dar gali prisijungti prie platformos su verslo duomenimis, savaime nėra incidentas, bet tai yra kažkas, ką paprastai norėtumėte, kad nebutų. Tai, ar ir kaip tai gauna teisinį svorį, priklauso nuo to, kas tiksliai buvo bendrinami ir pagal kurią nuostatą — apie tai kalba teisininkas arba atitinkamos platformos priežiūros institucija, ne reglia.
Trečioji išlaidų straipsnė: duomenys, kurie lieka
Be pačios prieigos yra klausimas, kas atsitinka su duomenimis, kurie jau buvo bendrinami. Prieigos nutraukimas ir duomenų ištrynimas yra dvi skirtingos sąvokos, o platformos skiriasi tuo, kaip jomis elgiasi. Tai išsiaiškinti taip pat kainuoja laiko, ypač jei nebeate žinote, kokie duomenys jūs kada nors bendrinote ir su kuo.
Kas nulemia išlaidas
Trys dalykai nulemia skirtumą tarp mažo priminimo ir struktūrinio laiko problemos.
Pirmas yra platforms skaičius. Vienos paskyros peržiūra yra paprasta; keturios paskyros, kurių kiekviena turi savo prisijungimą, savo teisių valdymą ir savo duomenų bendrinimo būdą, reikalauja keturis kartus daugiau dėmesio, o tas dėmesys lengvai atidedamas, nes niekas tam nėra paskyręs fiksuoto laiko.
Antras yra žmonių ir vaidmenų kaita. Verslas, kuriame mažai kas keičiasi, turi mažiau ką taisyti nei verslas, kuriame daug personalo kaitos, sezoninių darbų arba išorinių šalių, kurios laikinai žiūri.
Trečias yra tai, ar turite centrinį peržvalgą, kas kur turi prieigą. Be to peržvalgos turite patikrinti kiekviename platformoje atskirai, kas yra atidarytas, ir tai yra tiksliai tas darbas, kuris paprastai lieka nepadarytas, kol nėra priežasties jį padaryti — o ta priežastis paprastai ateina vėliau nei norėtumėte.
Kaip jūs sumaž inote tas išlaidas
Tiesiausias būdas sumažinti išiaiškinimo laiką yra paprasčiausiai žinoti, kas vyksta: kurias platformas naudojate, kokia prieiga tą lydi, ir kada tai buvo paskutinį kartą patikrinta. Tai nėra teisinė, o administracinė problema, ir ją galima išspręsti be to, kad kiekvienai platformai atskiras sistema būtų sudaroma.
Reglia pati neprideda jokių taisyklių ir nenustatinėja, ar jūsų prieiga tvarkoje — tai lieka platformų ir jūsų paties teisininko ar reguliavimo institucijai. Ką reglia iš tiesų daro, tai parodo, kurie duomenys buvo suteikti per bendrą įmonės failą ir komu, todėl tiesioginė prieiga yra problema, kurią reikia patikrinti iš vienos vietos, o ne iš keturių. Kaip tai iš tikrųjų veikia ir ką reglia daro su jūsų duomenimis bei ko nedaro, aprašyta puslapyje apie tai, kaip reglia naudoja jūsų duomenis.
Tai, ar jūsų verslui sudarytų praktinį skirtumą, priklauso nuo to, kiek platformų naudojate ir kaip dažnai jose ką nors keičiate. Adresu saugumo ir privatumo puslapyje perskaitote, kaip duomenys reglia viduje saugomi ir bendrinami, ir adresu dažnų klausimų puslapyje rasite atsakymus į klausimus, kurie yra arti šio, pavyzdžiui, kas nutinka, jei jūs apskritai nebenaudojate platformos.
Ar norėtumėte pirmiausia pamatyti, kokios platformos egzistuoja Theos Group viduje ir ką jos atlieka atskirai, prieš pakeitdami savo darbo būdą? Apžvalgą rasite adresu platformų su visomis jungtimis puslapis.