Svaret på den här frågan är sällan ett löst belopp. Avsaknad av överblick över de regler som gäller för ert företag kostar framför allt tid, och tid kan för de flesta företag direkt omvandlas till pengar. Om ni inte på ett ställe kan se vilka skyldigheter som gäller, vad av dessa som redan är genomfört och vilka tidsfrister som ännu löper, kommer ni att behöva ta reda på det varje gång på nytt: i en brevlåda, i en kalender, eller hos en kollega som kanske vet. Den söktiden, tillsammans med tiden det tar att hinna ifatt något när en tidsfrist redan är nästan överskridven, utgör den största delen av kostnaden.
Vad som gör denna kostnad exakt stor beror på ett par konkreta saker: hur många regler som gäller för ert företag, hur många system eller portaler ni använder för detta, och hur många människor som är inblandade utan att någon tydligt äger helhetsbilden. Ett installationsföretag som endast arbetar i Sverige har en annan uppgift än en webbutik med egna märkesprodukter som levererar till flera EU-länder och därför måste hantera produktsäkerhet, förpackningar, tillgänglighet och personuppgifter på samma gång.
Var kostnaderna kommer ifrån
Den första kostnadspunkten är söktid. Den som inte på ett ställe kan se vad som håller på måste rekonstruera det varje gång på nytt: vilken plattform hör till vilken skyldighet, vem gjorde den senaste uppdateringen, är något ännu öppet. Det är arbete som i sig inte tillför något, det är bara nödvändigt för att vara à jour.
Den andra kostnadspunkten är dubbelarbete. Om företags- och produktdata inte är centraliserade, matas de in på nytt på varje plattform och ibland också granskas på nytt. Det är inte bara tid, det är också en källa till fel: en adress eller ett organisationsnummer som uppdateras på ett ställe men inte på det andra ger på lång sikt extra utredningsarbete.
Den tredje kostnadspunkten är eftersläckningsarbete. En tidsfrist som ni märker för sent kostar mer tid att hantera än en tidsfrist som ni såg komma i god tid. Vad som exakt händer om en tidsfrist missas varierar beroende på regel och tillsynsmyndighet, och det är något som reglia inte tar ställning till; för konsekvenserna i er specifika situation hänvisar vi er till tillsynsmyndigheten eller en jurist.
Vad som avgör omfattningen
Hur stora dessa kostnader blir i praktiken bestäms av ett par faktorer. För det första antalet regler som gäller för ert företag: ett företag som omfattas av mer än en europeisk regel på samma gång har per definition mer att hålla reda på än ett företag som endast omfattas av en regel. För det andra antalet plattformar eller portaler där denna information är uppdelad: ju fler separata ställen, desto större risk att något faller mellan två system. För det tredje fördelningen av ansvar inom er organisation: om HR, kontorschefen och ledningen var och en håller reda på en del utan att någon överblickar helheten, uppstår kostnaderna precis där ingen tittar.
En fjärde faktor är mindre synlig men väger ändå: hur ofta själva regelverket förändras. Lagändringar går inte automatiskt förbi ert företag; någon måste märka dem och bedöma om de är relevanta. Det är innehållsarbete som hör hemma hos själva plattformarna eller hos en rådgivare, inte hos reglia.
Skillnaden mellan att söka och att veta
Kärnan i problemet är inte att det finns för många skyldigheter, utan att informationen om dem är spridd. En överblick över vad som håller på och vilka tidsfrister som löper förändrar ingenting vid skuldigheten själv, men det förändrar den tid ni spenderar på att hitta dem. Den överblicken, och hur reglia hanterar den, är beskriven på sidan där ni kan läsa vad reglia gör och inte gör med dina uppgifter. Frågor som kommer upp oftare om hur det fungerar i praktiken har samlats på sidan med svar på praktiska frågor.
Vad som kostar överskåda och vad som inte gör det
Överblicken över de anslutna plattformarna och förklaringen om vad som händer med dina uppgifter är kostnadsfri på reglia, även utan konto. Ett affärskonto, kopplat till ditt KvK- och organisationsnummer, är det också. Vad som kostar pengar köper du på den plattform där du faktiskt använder det, och priset för det står på den plattformen; en överblick över det hittar du på sidan med priserna per plattform. Insynen i vad som är på gång och vad som fortfarande är öppet sätter vi medvetet inte bakom en betalvägg: ett skal som säger att du är chef över din egen överblick kan inte låta överblicken kosta sig själv.
Om du vill se vilka plattformar som finns och vilka skyldigheter de täcker kan du på ett lugnt sätt granska det på sidan där det står vilka plattformar som finns och vad de gör.