Die Antwort auf diese Frage ist selten ein einzelner Betrag. Ein fehlender Überblick über die Regelungen, die für Ihr Unternehmen gelten, kostet vor allem Zeit, und Zeit lässt sich bei den meisten Unternehmen direkt in Geld umrechnen. Wenn Sie nicht an einer Stelle sehen können, welche Verpflichtungen gelten, was davon bereits erledigt ist und welche Fristen noch laufen, müssen Sie das jedes Mal erneut herausfinden: in einem Postfach, in einem Kalender oder bei einem Kollegen, der es möglicherweise weiß. Diese Suchzeit, zusammen mit der Zeit, die es kostet, etwas nachzuholen, wenn eine Frist bereits fast abgelaufen ist, macht den größten Teil der Rechnung aus.
Was diese Rechnung genau teuer macht, hängt von ein paar konkreten Dingen ab: wie viele Regelungen für Ihr Unternehmen gelten, wie viele Systeme oder Portale Sie dafür nutzen, und wie viele Menschen daran beteiligt sind, ohne dass jemand eindeutig Eigentümer des Gesamtbildes ist. Ein Installationsbetrieb, der nur in den Niederlanden tätig ist, hat eine andere Aufgabe als ein Online-Shop mit Eigenmarken-Produkten, der in mehrere EU-Länder liefert und sich daher gleichzeitig mit Produktsicherheit, Verpackungen, Barrierefreiheit und personenbezogenen Daten auseinandersetzen muss.
Woher die Kosten kommen
Die erste Kostenposition ist Suchzeit. Wer nicht an einer Stelle sehen kann, was läuft, muss das jedes Mal neu rekonstruieren: Welche Plattform gehört zu welcher Verpflichtung, wer hat die letzte Aktualisierung vorgenommen, ist noch etwas offen. Das ist Arbeit, die an sich keinen Mehrwert schafft, sie ist nur nötig, um wieder auf dem Laufenden zu sein.
Die zweite Kostenposition ist doppelte Arbeit. Wenn Unternehmens- und Produktdaten nicht zentral gespeichert sind, werden sie auf jeder Plattform erneut eingegeben und manchmal auch erneut überprüft. Das kostet nicht nur Zeit, es ist auch eine Fehlerquelle: eine Adresse oder eine Handelsregisternummer, die an einer Stelle aktualisiert wird und an der anderen nicht, führt letztendlich zu zusätzlicher Recherche.
Die dritte Kostenposition ist Nachholarbeit. Eine Frist, die Sie spät bemerken, kostet mehr Zeit, um sie zu erfüllen, als eine Frist, die Sie rechtzeitig sehen kommen. Was genau passiert, wenn eine Frist überschritten wird, unterscheidet sich je nach Regelung und je nach Aufsichtsbehörde, und das ist etwas, zu dem reglia keine Aussage macht; für die Folgen in Ihrer spezifischen Situation verweisen wir Sie an die Aufsichtsbehörde oder einen Juristen.
Was die Höhe bestimmt
Wie groß diese Kosten in der Praxis werden, bestimmen einige Faktoren. Erstens die Anzahl der Regelungen, die für Ihr Unternehmen gelten: ein Unternehmen, das unter mehr als einer europäischen Regelung gleichzeitig fällt, hat per Definition mehr zu beachten als ein Unternehmen, für das nur eine Regelung gilt. Zweitens die Anzahl der Plattformen oder Portale, in denen diese Informationen aufgeteilt sind: Je mehr separate Orte es gibt, desto größer ist die Chance, dass etwas zwischen zwei Systemen verloren geht. Drittens die Verteilung der Verantwortung in Ihrer Organisation: Wenn Personalwesen, Büromanager und Geschäftsführung jeweils ein Stück beachten, ohne dass jemand das Ganze überblickt, entstehen die Kosten genau an der Stelle, wo niemand hinsieht.
Ein vierter Faktor ist weniger sichtbar, aber zählt trotzdem: wie oft sich die Regelung selbst ändert. Gesetzesänderungen gehen nicht automatisch an Ihrem Unternehmen vorbei; jemand muss sie bemerken und beurteilen, ob sie relevant sind. Das ist fachliche Arbeit, die bei den Plattformen selbst oder bei einem Berater zu Hause ist, nicht bei reglia.
Der Unterschied zwischen Suchen und Wissen
Der Kern des Problems liegt nicht darin, dass es zu viele Verpflichtungen gibt, sondern darin, dass die Informationen darüber verteilt sind. Ein Überblick über das, was läuft und welche Fristen laufen, ändert nichts an den Verpflichtungen selbst, aber sehr wohl an der Zeit, die Sie damit verbringen, sie zu finden. Dieser Überblick und wie reglia damit umgeht, ist auf der Seite beschrieben, auf der Sie mehr lesen können was reglia mit Ihren Daten macht und nicht macht. Häufiger gestellte Fragen zur praktischen Umsetzung sind auf der Seite mit Antworten auf praktische Fragen.
Was Übersicht kostet und was nicht
Die Übersicht der angeschlossenen Plattformen und die Erklärung, was mit Ihren Daten geschieht, ist bei reglia kostenlos, auch ohne Konto. Ein Geschäftskonto, gekoppelt an Ihre KvK- und USt-IdNr., ist das auch. Was Geld kostet, kaufen Sie bei der Plattform, wo Sie es tatsächlich nutzen, und der Preis dafür steht bei dieser Plattform; eine Übersicht davon finden Sie auf der Seite mit den Preisen pro Plattform. Den Überblick, was läuft und was noch offen ist, stellen wir bewusst nicht hinter eine Bezahlschranke: eine Schicht, die sagt, dass Sie der Herr über Ihren eigenen Überblick sind, kann diesen Überblick nicht selbst kosten lassen.
Wenn Sie sehen möchten, welche Plattformen es gibt und welche Verpflichtungen sie abdecken, können Sie das beruhigt auf der Seite ansehen, auf der steht welche Plattformen es gibt und was sie leisten,.