La risposta a questa domanda è raramente un importo isolato. La mancanza di una panoramica delle normative che si applicano alla vostra azienda costa soprattutto tempo, e nella maggior parte delle aziende il tempo si traduce direttamente in denaro. Se non potete vedere in un unico luogo quali obblighi si applicano, cosa è già stato gestito e quali scadenze sono ancora in corso, dovete cercare di nuovo ogni volta: in una cassetta postale, in un'agenda, o presso un collega che magari lo sa. Questo tempo di ricerca, insieme al tempo necessario per recuperare qualcosa quando una scadenza sta per scadere, costituisce la parte più grande del conto.
Ciò che rende esattamente grande il conto dipende da alcuni fattori concreti: quante normative si applicano alla vostra azienda, quanti sistemi o portali utilizzate per questo, e quante persone sono coinvolte senza che qualcuno sia chiaramente responsabile della visione d'insieme. Un'azienda di installazione che opera solo nei Paesi Bassi ha un compito diverso da un negozio online con prodotti a marchio proprio che consegna a più paesi dell'UE e che quindi si confronta contemporaneamente con la sicurezza dei prodotti, l'imballaggio, l'accessibilità e la protezione dei dati personali.
Da dove provengono i costi
La prima voce di costo è il tempo di ricerca. Chi non può vedere in un unico luogo cosa sta succedendo, deve ricostruirlo ogni volta: quale piattaforma corrisponde a quale obbligo, chi ha fatto l'ultimo aggiornamento, c'è ancora qualcosa in sospeso. È un lavoro che di per sé non aggiunge nulla, è solo necessario per essere di nuovo aggiornati.
La seconda voce di costo è il lavoro duplicato. Se i dati aziendali e di prodotto non sono centrali, vengono inseriti nuovamente su ogni piattaforma e talvolta anche verificati di nuovo. Non è solo tempo, è anche una fonte di errori: un indirizzo o un numero di CoE aggiornato in un luogo e non nell'altro, nel tempo genera ulteriore lavoro di ricerca.
La terza voce di costo è il lavoro di recupero. Una scadenza che notate tardi costa più tempo da gestire rispetto a una scadenza che vedete arrivare con largo anticipo. Cosa accade esattamente se una scadenza viene persa varia a seconda della normativa e dell'autorità di vigilanza, ed è qualcosa su cui reglia non si pronuncia; per le conseguenze nella vostra situazione specifica vi rimandamo all'autorità di vigilanza o a un avvocato.
Cosa determina l'entità
La grandezza di questi costi nella pratica è determinata da alcuni fattori. In primo luogo, il numero di normative che si applicano alla vostra azienda: un'azienda che è soggetta a più di una normativa europea contemporaneamente ha per definizione più cose da tenere d'occhio rispetto a un'azienda per la quale vale una sola normativa. In secondo luogo, il numero di piattaforme o portali in cui queste informazioni sono frammentate: più posti separati, maggiore è il rischio che qualcosa cada tra due sistemi. In terzo luogo, la distribuzione della responsabilità all'interno della vostra organizzazione: se le risorse umane, l'amministratore d'ufficio e la direzione ciascuno mantengono un pezzo senza che nessuno abbia una visione d'insieme, i costi sorgono esattamente nel punto in cui nessuno guarda.
Un quarto fattore è meno visibile ma conta comunque: con quale frequenza la normativa stessa cambia. I cambiamenti legislativi non passano automaticamente davanti alla vostra azienda; qualcuno deve notarli e valutare se sono rilevanti. È un lavoro contenutistico che appartiene alle piattaforme stesse o a un consulente, non a reglia.
La differenza tra cercare e sapere
Il nocciolo del problema non è che ci siano troppi obblighi, ma che le informazioni su di essi sono sparse. Una panoramica di cosa sta succedendo e quali scadenze sono in corso non cambia nulla degli obblighi stessi, ma cambia il tempo che perdete per trovarli. Questa panoramica, e come reglia la gestisce, è descritta nella pagina dove potete leggere cosa reglia fa e non fa con i vostri dati. Le domande che ricorrono più spesso su come funziona nella pratica sono raccolte nella pagina con risposte a domande pratiche.
Cosa costa la panoramica e cosa no
La panoramica delle piattaforme collegate e la spiegazione di cosa accade ai vostri dati è su reglia gratuita, anche senza account. Un account commerciale, collegato al vostro numero KvK e di partita IVA, lo è anche. Ciò che costa denaro, lo acquistate sulla piattaforma dove lo utilizzate effettivamente, e il prezzo è indicato su quella piattaforma; una panoramica di questo la trovate nella pagina con i prezzi per piattaforma. La consapevolezza di cosa sta succedendo e cosa rimane aperto, non la mettiamo deliberatamente dietro un paywall: un involucro che dice che siete voi a controllare la vostra panoramica, non può rendere quella panoramica stessa a pagamento.
Se volete vedere quali piattaforme ci sono e quali obblighi di conformità coprono, potete consultarle tranquillamente nella pagina dove è indicato quali piattaforme esistono e cosa fanno.