La respuesta a esta pregunta rara vez es una cantidad fija. La falta de visión general sobre las normativas que se aplican a su empresa cuesta sobre todo tiempo, y en la mayoría de las empresas el tiempo se puede convertir directamente en dinero. Si no puede ver en un único lugar qué obligaciones son aplicables, cuál de ellas ya se ha gestionado y qué plazos siguen en vigor, tendrá que averiguarlo repetidamente: en un buzón de correo, en una agenda, o preguntándole a un colega que quizá lo sepa. Ese tiempo de búsqueda, junto con el tiempo que cuesta recuperarse cuando un plazo ya está a punto de vencer, constituye la mayor parte de la factura.
Lo que hace que esa factura sea exactamente grande depende de algunos factores concretos: cuántas normativas se aplican a su empresa, cuántos sistemas o portales utiliza para ellas, y cuántas personas están implicadas sin que alguien sea claramente responsable de la visión de conjunto. Una empresa de instalación que solo opera en los Países Bajos tiene una tarea diferente a la de una tienda online con marcas propias que entrega en varios países de la UE y que, por lo tanto, debe lidiar simultáneamente con seguridad de productos, envases, accesibilidad y protección de datos.
De dónde proceden los costes
El primer concepto de coste es el tiempo de búsqueda. Quien no puede ver en un único lugar qué está pasando tiene que reconstruirlo cada vez: qué plataforma corresponde a qué obligación, quién hizo la última actualización, si hay algo pendiente. Es trabajo que no añade valor en sí mismo, solo es necesario para ponerse al día.
El segundo concepto de coste es el trabajo duplicado. Si los datos empresariales y de productos no están centralizados, se introducen nuevamente en cada plataforma y a veces también se revisan de nuevo. No es solo tiempo, también es una fuente de errores: una dirección o un número de KvK que se actualiza en un lugar y no en otro genera trabajo de investigación adicional a largo plazo.
El tercer concepto de coste es el trabajo de recuperación. Un plazo que se da cuenta tarde cuesta más tiempo gestionarlo que un plazo que vio venir con suficiente antelación. Lo que exactamente sucede cuando se incumple un plazo varía según la normativa y según la autoridad supervisora, y reglia no hace ninguna declaración al respecto; para las consecuencias en su situación específica le remitimos a la autoridad supervisora o a un abogado.
Qué determina la magnitud
Lo grande que sea este coste en la práctica lo determinan varios factores. En primer lugar, el número de normativas que se aplican a su empresa: una empresa que está sujeta a más de una normativa europea simultáneamente tiene definitivamente más que gestionar que una empresa para la que solo se aplica una normativa. En segundo lugar, el número de plataformas o portales en los que esa información está dividida: cuantos más lugares sueltos, mayor es la probabilidad de que algo caiga entre dos sistemas. En tercer lugar, la distribución de la responsabilidad dentro de su organización: si recursos humanos, el administrador de oficina y la dirección cada uno mantiene un fragmento sin que nadie supervise el conjunto, los costes surgen precisamente en el lugar donde nadie mira.
Un cuarto factor es menos visible pero cuenta: con qué frecuencia cambia la propia normativa. Los cambios legislativos no llegan automáticamente a su empresa; alguien tiene que notarlos y evaluar si son relevantes. Ese es trabajo de contenido que corresponde a las propias plataformas o a un asesor, no a reglia.
La diferencia entre buscar y saber
El núcleo del problema no es que haya demasiadas obligaciones, sino que la información sobre ellas está dispersa. Una visión general de qué está sucediendo y qué plazos están en vigor no cambia nada de las obligaciones en sí, pero sí cambia el tiempo que pierde buscándolas. Esa visión general, y cómo reglia la maneja, se describe en la página donde puede leer qué reglia hace y qué no hace con sus datos. Las preguntas que surgen con más frecuencia sobre cómo funciona en la práctica se han reunido en la página con respuestas a preguntas prácticas.
Qué descripción general sí cuesta, y qué no
La descripción general de las plataformas conectadas y la explicación sobre qué ocurre con sus datos es gratuita en reglia, incluso sin cuenta. Una cuenta comercial, vinculada a su número de KvK y NIF, también lo es. Lo que cuesta dinero, lo compra en la plataforma donde lo utiliza realmente, y el precio aparece en esa plataforma; encontrará una descripción general de ello en la página con los precios por plataforma. La visibilidad de qué está sucediendo y qué sigue pendiente, deliberadamente no la ponemos detrás de un muro de pago: una capa que afirma que usted controla su propia descripción general no puede cobrar por esa descripción general ella misma.
Si desea ver qué plataformas hay y qué obligaciones cubren, puede verlo tranquilamente en la página donde dice qué plataformas hay y qué hacen.