La réponse à cette question est rarement un montant isolé. L'absence de vue d'ensemble sur les réglementations qui s'appliquent à votre entreprise coûte surtout du temps, et le temps coûte de l'argent dans la plupart des entreprises. Si vous ne pouvez pas voir en un seul endroit quelles obligations s'appliquent, lesquelles ont déjà été traitées et quels délais restent à courir, vous devrez le découvrir à chaque fois : dans une boîte mail, dans un agenda, ou auprès d'un collègue qui peut-être le sait. Ce temps de recherche, combiné au temps nécessaire pour rattraper quelque chose quand un délai est presque écoulé, constitue la plus grande partie de la facture.
Ce qui rend précisément cette facture importante dépend de quelques éléments concrets : combien de réglementations s'appliquent à votre entreprise, combien de systèmes ou de portails vous utilisez pour cela, et combien de personnes y sont impliquées sans que quelqu'un soit clairement propriétaire de la vue d'ensemble. Une entreprise d'installation qui n'opère que dans les Pays-Bas a une tâche différente d'une boutique en ligne avec des produits de marque propre qui livre vers plusieurs pays de l'UE et doit donc traiter simultanément la sécurité des produits, l'emballage, l'accessibilité et la protection des données.
D'où viennent les coûts
Le premier poste de coûts est le temps de recherche. Celui qui ne peut pas voir en un seul endroit ce qui se passe doit reconstruire cela à chaque fois : quel plateforme correspond à quelle obligation, qui a fait la dernière mise à jour, y a-t-il encore quelque chose en attente. C'est un travail qui n'ajoute rien en soi, il est seulement nécessaire de se tenir à jour.
Le deuxième poste de coûts est le travail en double. Si les données commerciales et produits ne sont pas centralisées, elles sont saisies à nouveau sur chaque plateforme et parfois aussi revérifiées. Ce n'est pas seulement du temps, c'est aussi une source d'erreurs : une adresse ou un numéro de KvK mis à jour à un endroit et pas à un autre entraîne finalement du travail de recherche supplémentaire.
Le troisième poste de coûts est le travail de rattrapage. Un délai que vous remarquez tard coûte plus de temps à traiter qu'un délai dont vous voyez venir à temps. Ce qui se passe exactement si un délai est manqué varie selon la réglementation et selon l'autorité de contrôle, et c'est quelque chose sur laquelle reglia ne se prononce pas ; pour les conséquences dans votre situation spécifique, nous vous renvoyons à l'autorité de contrôle ou à un juriste.
Ce qui détermine l'ampleur
L'importance de ces coûts dans la pratique est déterminée par quelques facteurs. Premièrement, le nombre de réglementations qui s'appliquent à votre entreprise : une entreprise qui relève de plus d'une réglementation européenne à la fois a par définition plus à gérer qu'une entreprise pour laquelle une seule réglementation s'applique. Deuxièmement, le nombre de plateformes ou de portails dans lesquels cette information est fragmentée : plus il y a de lieux isolés, plus grande est la chance que quelque chose tombe entre deux systèmes. Troisièmement, la répartition des responsabilités au sein de votre organisation : si les RH, le gestionnaire administratif et la direction gèrent chacun une partie sans que quelqu'un n'ait une vue d'ensemble, les coûts apparaissent précisément à l'endroit où personne ne regarde.
Un quatrième facteur est moins visible mais compte également : la fréquence à laquelle la réglementation elle-même change. Les changements législatifs ne passent pas automatiquement par votre entreprise ; quelqu'un doit les remarquer et évaluer s'ils sont pertinents. C'est un travail de contenu qui appartient aux plateformes elles-mêmes ou à un conseiller, pas à reglia.
La différence entre chercher et savoir
Le cœur du problème n'est pas qu'il y a trop d'obligations, mais que l'information à leur sujet est dispersée. Une vue d'ensemble de ce qui se passe et des délais qui courent ne change rien aux obligations elles-mêmes, mais elle change le temps que vous perdez pour les trouver. Cette vue d'ensemble, et comment reglia la gère, est décrite sur la page où vous pouvez lire ce que reglia fait et ne fait pas avec vos données. Les questions fréquemment posées sur le fonctionnement pratique sont rassemblées sur la page avec réponses à des questions pratiques.
Ce qui coûte un aperçu et ce qui ne coûte pas
L'aperçu des plateformes connectés et l'explication sur ce qui se passe avec vos données sont gratuits chez reglia, même sans compte. Un compte professionnel, lié à votre numéro KvK et numéro de TVA, l'est aussi. Ce qui coûte de l'argent, vous l'achetez auprès de la plateforme où vous l'utilisez réellement, et le prix en est indiqué sur cette plateforme ; vous trouverez un aperçu de cela sur la page avec les prix par plateforme. L'aperçu de la situation et de ce qui reste en suspens, nous le mettons délibérément pas derrière un mur payant : une couche qui dit que vous êtes le patron de votre propre aperçu ne peut pas faire coûter cet aperçu elle-même.
Si vous voulez voir quelles plateformes existent et quelles obligations elles couvrent, vous pouvez tranquillement le consulter sur la page où il est indiqué les plateformes disponibles et ce qu'elles font.