Ja, till största delen säkert. Det administrativa arbetet med att skapa konton, hålla ordning på lösenord, bestämma vilka inom ditt företag som ska ha åtkomst var och hållande överblick över vilken plattform som har vilka av dina uppgifter kräver ingen juridisk kunskap, men väl disciplin och en fast struktur. Många företagare löser detta själva, särskilt så länge antalet plattformar är begränsat.
Gränsen ligger vid innehållet i vad som måste hända på dessa plattformar. Vilka förpliktelser som gäller för ditt företag, hur du arbetar med en specifik regel och vilka val som hör dit, är inte längre kontobehållning utan en fråga som hör hemma på själva plattformen, hos en jurist eller hos tillsynsmyndigheten. Den här artikeln tar avsiktligt ingen ställning till detta.
Vad det administrativa arbetet faktiskt innefattar
Med fyra eller fem compliance-plattformar uppstår det snart en lista över lösenord, kontaktpersoner och inloggningsmomenter. Att hålla ordning på det, till exempel med en lösenordshanterare, en fast ansvarig person per plattform och ett återkommande tillfälle att kontrollera att allt fortfarande är aktuellt, kan alla ordna själva, oavsett företagets storlek. Det blir svårare så snart flera personer behöver kunna komma åt samma konton, till exempel en kontorschef som loggar in dagligen och en verkställande direktör som bara kikar in vid en årlig granskning. Då handlar det inte bara om lösenord, utan om vem som har vilken åtkomst och varför.
Vad du inte behöver hitta på själv
Det är en missuppfattning att själv hantera konton också innebär att du själv måste ta reda på vilka förpliktelser som gäller för ditt företag. Det förblir arbetet för de plattformar som är specialiserade på ett fackområde, och vid behov för en jurist eller tillsynsmyndigheten. Hanteringen och innehållet är två separata frågor, även om de i praktiken känns som en uppgift för att de möts på samma skärm.
Var ett delat överblick hjälper till, och var inte
Ett gränssnitt som reglia tar inte över innehållsarbetet. Vad sådan överblick gör är att göra det synligt vilka plattformar du använder, vilka uppgifter som finns där och om något är olöst, utan att du behöver logga in separat varje gång. Det sparar sökarbete, inte det innehållsmässiga beslutet. På sidan om vad reglia gör och inte gör med dina uppgifter framgår exakt var gränsen går: uppgifter läses ut och visas tillsammans, men ingenting beslutas för din räkning och ingenting innehållsmässigt fylls i.
När du överväger att få hjälp
Med en plattform och ett par personer som arbetar med den, klarar du behållningen vanligtvis bra själv. I takt med att antalet plattformar växer, eller i takt med att flera avdelningar blir inblandade, blir den hanteringen snart det arbete som förblir olöst: ingen känner sig riktigt ansvarig för det, och det märks inte genast när ett konto är föråldrat eller när någon som inte längre arbetar hos dig fortfarande har åtkomst någonstans. Det är då ett delat överblick med ett gemensamt affärskonto blir användbart, inte för att hanteringen plötsligt blir för svår, utan för att det annars inte hamnar på någons agenda i svart på vitt.
För frågor om hur sådant konto fungerar och vad som hör till finns en sammanfattning av vanliga frågor tillgänglig. Vill du själv uppleva hur överblicken ser ut, kan du skapa ett gratis affärskonto utan några förpliktelser.
Kort sagt
Du kan i de flesta fall själv hantera dina konton, åtkomst och överblick, med eller utan ett stödjande överblick. Den innehållsmässiga frågan om vilka regler som gäller för ditt företag och hur du arbetar med dem ligger hos plattformarna själva och, vid behov, hos en jurist eller tillsynsmyndigheten. Se vilka plattformar som är tillgängliga inom reglia för att se vilket fackområde som täcks var, och om det ansluter till vad som förekommer i ditt företag.