Ano, z velké části určitě. Vytváření účtů, správa hesel, řešení toho, kdo v rámci vaší společnosti má přístup kam, a přehled o tom, které platformy mají která vaše data, je administrativní práce. Nevyžaduje právní znalosti, ale disciplínu a pevnou strukturu. Mnoho podnikatelů to řeší sami, zvláště dokud je počet platforem omezený.
Hranice se nachází u obsahu toho, co se musí v těchto platformách dít. Které povinnosti platí pro vaši společnost, jak na konkrétní předpis pracujete a jaké volby k tomu patří, už není správa účtů, ale otázka, která patří k samotné platformě, právníkovi nebo příslušnému dohledovacímu orgánu. Tento článek se k tomu záměrně nevyslovuje.
Co přesně administrativní správa obnáší
Se čtyřmi nebo pěti compliance-platformami se rychle vytvoří seznam hesel, kontaktních osob a přihlašovacích chvil. Udržovat to v pořádku, například pomocí správce hesel, jedné pevně určené odpovědné osoby na platformu a pravidelného okamžiku ke kontrole, zda je vše aktuální, si může připravit každý sám, bez ohledu na velikost podniku. Komplikuje se to, jakmile musí mít přístup k stejným účtům více lidí, například vedoucí kanceláře, který se přihlašuje denně, a ředitel, který se podívá pouze během roční kontroly. Pak nejde už jen o hesla, ale o to, kdo má jaký přístup a proč.
Co si nemusíte vymýšlet sami
Je omylem si myslet, že vlastní správa účtů také znamená, že si musíte sami zjistit, které povinnosti platí pro vaši společnost. To zůstává prací platforem, které se specializují na daný obor, a je-li to nutné, právníka nebo dohledovacího orgánu. Správa a obsah jsou dvě oddělené otázky, i když v praxi terasu jako jeden úkol, protože se setkávají na stejné obrazovce.
Kde pomáhá sdílený přehled a kde ne
Vrstva jako reglia nepřebírá obsahovou práci. Co takový přehled dělá, je to, že viditelně ukazuje, které platformy používáte, která data tam jsou a zda něco čeká na vyřešení, aniž byste se pokaždé museli přihlašovat zvlášť. To šetří vyhledávací práci, ne obsahové posouzení. Na stránce o tom, co reglia s vašimi údaji dělá a nedělá je přesně vidět, kde je hranice: data se čtou a zobrazují společně, ale nic se nerozhoduje vaším jménem a nic se obsahově nevyplňuje.
Když uvažujete o pomoci
S jednou platformou a pár lidmi, kteří s ní pracují, obvykle si správu poradíte sami. Jak počet platforem roste, nebo jak se zapojuje více oddělení, správa se rychle stane prací, která se opomíjí: nikdo se za ni opravdu necítí zodpovědný a není hned vidět, když je účet zastaralý nebo když má někdo, kdo u vás již nepracuje, někde stále přístup. To je okamžik, kdy se sdílený přehled s jedním obchodním účtem stane užitečným, ne proto, že by správa najednou byla příliš obtížná, ale protože by jinak konkrétně nikdo neměl na pořadu dne.
Na je připraven přehled často kladených otázek k vašim otázkám o tom, jak takový účet funguje a co k němu patří. Chcete-li si sami vyzkoušet, jak přehled vypadá, vytvoříte si bezplatný obchodní účet bez jakýchkoli na něj vázaných povinností.
Zkrátka
Správu účtů, přístupu a přehledu si můžete v drtivé většině případů zaříditi sami, s podporujícím přehledem nebo bez něj. Obsahová otázka, které předpisy platí pro vaši společnost a jak na nich pracujete, leží v rukou samotných platforem a je-li to nutné, právníka nebo dohledovacího orgánu. Podívejte se na které platformy jsou v rámci reglia dostupné abyste viděli, které oblasti jsou kde pokryty a zda to odpovídá tomu, co se u vás v podniku dělá.