Ja, zum größten Teil. Das Anlegen von Accounts, die Verwaltung von Passwörtern, die Regelung, wer in Ihrem Unternehmen Zugriff auf was hat, und der Überblick, welche Plattform welche Daten von Ihnen hat, ist Verwaltungsarbeit. Sie erfordert keine Rechtskenntnisse, wohl aber Disziplin und eine feste Struktur. Viele Unternehmer regeln dies selbst, zumal solange die Anzahl der Plattformen begrenzt bleibt.
Die Grenze liegt beim Inhalt dessen, was in diesen Plattformen geschehen muss. Welche Verpflichtungen für Ihr Unternehmen gelten, wie Sie eine bestimmte Regelung erfüllen und welche Wahlmöglichkeiten dabei bestehen, ist keine Accountverwaltung mehr, sondern eine Frage, die bei der Plattform selbst, bei einem Juristen oder bei der zuständigen Aufsichtsbehörde gehört. Dieser Artikel trifft dazu bewusst keine Aussage.
Was Verwaltungsarbeit genau bedeutet
Mit vier oder fünf Compliance-Plattformen entsteht schnell eine Liste von Passwörtern, Kontaktpersonen und Anmeldeterminen. Diese in Ordnung zu halten – etwa mit einem Passwort-Manager, einer festen Verantwortlichen pro Plattform und einem regelmäßigen Prüfungstermin, ob alles noch aktuell ist – kann jeder selbst einrichten, unabhängig von der Größe des Unternehmens. Es wird schwieriger, sobald mehrere Personen bei denselben Accounts tätig sein müssen, etwa eine Büroleiterin, die täglich anmeldet, und ein Geschäftsführer, der nur bei einer jährlichen Kontrolle mitschaut. Dann geht es nicht mehr nur um Passwörter, sondern um wer welchen Zugriff hat und warum.
Was Sie nicht selbst erfinden müssen
Es ist ein Missverständnis, dass die eigenständige Accountverwaltung auch bedeutet, dass Sie selbst herausfinden müssen, welche Verpflichtungen für Ihr Unternehmen gelten. Das bleibt die Aufgabe der Plattformen, die auf einem Fachgebiet spezialisiert sind, und gegebenenfalls eines Juristen oder der Aufsichtsbehörde. Verwaltung und Inhalt sind zwei getrennte Fragen, auch wenn sie in der Praxis als eine Aufgabe wirken, weil sie auf demselben Bildschirm zusammenkommen.
Wo ein gemeinsames Übersicht hilft und wo nicht
Eine Schale wie reglia übernimmt die inhaltliche Arbeit nicht. Was so ein Übersicht tut, ist sichtbar zu machen, welche Plattformen Sie nutzen, welche Daten dort stehen und ob etwas offensteht, ohne dass Sie sich dafür jedes Mal separat anmelden müssen. Das spart Sucharbeit, nicht die inhaltliche Beurteilung. Auf der Seite über das, was reglia mit Ihren Daten tut und nicht tut steht präzise, wo diese Grenze liegt: Daten werden ausgelesen und gemeinsam angezeigt, aber es wird nichts in Ihrem Namen entschieden und nichts Inhaltliches eingefüllt.
Wenn Sie Unterstützung in Betracht ziehen
Bei einer Plattform und ein paar Personen, die damit arbeiten, bewältigen Sie die Verwaltung meist problemlos selbst. Mit wachsender Anzahl von Plattformen oder wenn mehrere Abteilungen beteiligt sind, wird diese Verwaltung schnell zur liegengebliebenen Aufgabe: Niemand fühlt sich wirklich verantwortlich dafür, und es fällt nicht sofort auf, wenn ein Account veraltet ist oder jemand, der nicht mehr bei Ihnen arbeitet, noch irgendwo Zugriff hat. Das ist der Moment, in dem ein gemeinsames Übersicht mit einem kommerziellen Account sinnvoll wird – nicht weil die Verwaltung plötzlich zu schwierig wird, sondern weil sie sonst bei niemandem wirklich auf der Agenda steht.
Für Fragen dazu, wie so ein Account funktioniert und was dazugehört, steht ein Übersicht häufig gestellter Fragen bereit. Möchten Sie selbst erleben, wie das Übersicht aussieht, richten Sie einen kostenlosen kommerziellen Account ein, ohne dass daran Verpflichtungen gebunden sind.
Kurz gesagt
Die Verwaltung von Accounts, Zugriff und Übersicht können Sie in den meisten Fällen selbst regeln, mit oder ohne unterstützendes Übersicht. Die inhaltliche Frage, welche Regeln für Ihr Unternehmen gelten und wie Sie diese erfüllen, liegt bei den Plattformen selbst und gegebenenfalls bei einem Juristen oder einer Aufsichtsbehörde. Schauen Sie sich an, welche Plattformen in reglia verfügbar sind um zu sehen, welches Fachgebiet wo abgedeckt wird und ob das zu Ihrem Unternehmen passt.