Sì, per la maggior parte. La creazione di account, la gestione delle password, l'organizzazione di chi all'interno della vostra azienda ha accesso a cosa e il monitoraggio di quali dati ogni piattaforma ha di voi, è un lavoro amministrativo. Non richiede competenze legali, ma disciplina e una struttura fissa. Molti imprenditori lo gestiscono autonomamente, soprattutto finché il numero di piattaforme rimane limitato.
Il confine si traccia quando riguarda il contenuto di ciò che deve accadere in quelle piattaforme. Quali obblighi valgono per la vostra azienda, come adempiere a una normativa specifica e quali scelte ne derivano, non è più una gestione di account ma una domanda che compete alla piattaforma stessa, a un legale o all'autorità di vigilanza competente. Questo articolo non vuole pronunciarsi consapevolmente su questo.
Cosa significa esattamente la gestione amministrativa
Con quattro o cinque piattaforme di compliance emerge rapidamente un elenco di password, contatti e momenti di accesso. Mantenerlo in ordine, ad esempio con un gestore di password, una persona responsabile fissa per piattaforma e un momento ricorrente per verificare che tutto sia ancora aggiornato, chiunque può organizzarlo autonomamente, indipendentemente dalle dimensioni dell'azienda. Diventa più complicato quando più persone devono poter accedere agli stessi account, ad esempio un responsabile amministrativo che accede quotidianamente e un direttore che guarda solo durante un controllo annuale. A quel punto non si tratta più solo di password, ma di chi ha quale accesso e perché.
Cosa non dovete inventarvi da soli
È un errore pensare che gestire autonomamente gli account significhi anche dover scoprire voi stessi quali obblighi valgono per la vostra azienda. Rimane compito delle piattaforme specializzate in un settore specifico, e dove necessario di un legale o dell'autorità di vigilanza. La gestione e il contenuto sono due questioni separate, anche se in pratica si sentono come un unico compito perché si incontrano sullo stesso schermo.
Dove un panorama condiviso aiuta, e dove no
Una struttura come reglia non si assume il lavoro contenutistico. Quello che fa un simile panorama è rendere visibili quali piattaforme utilizzate, quali dati vi stanno e se qualcosa rimane in sospeso, senza dover accedere ogni volta separatamente. Questo riduce la ricerca, non il giudizio contenutistico. Su la pagina su ciò che reglia fa e non fa con i vostri dati si vede esattamente dove va quel confine: i dati vengono letti e mostrati insieme, ma niente viene deciso al vostro posto e niente di contenutistico viene compilato.
Quando considerare un aiuto
Con una piattaforma e poche persone che ci lavorano, di solito gestite la amministrazione bene da soli. Man mano che il numero di piattaforme cresce, o man mano che più reparti si coinvolgono, quella gestione diventa velocemente il lavoro che rimane indietro: nessuno sente veramente la responsabilità e non si nota subito quando un account è obsoleto o quando qualcuno che non lavora più con voi ha ancora accesso da qualche parte. Quel è il momento in cui un panorama condiviso con un unico account aziendale diventa utile, non perché la gestione d'un tratto diventa troppo difficile, ma perché altrimenti non finisce esplicitamente all'ordine del giorno di nessuno.
Per domande su come funziona un simile account e cosa comporta, c'è una panoramica delle domande frequenti pronta. Se volete sperimentare come appare il panorama, potete creare un account aziendale gratuito senza che ci siano obblighi collegati.
In breve
La gestione di account, accesso e panorama potete regolarla nella maggior parte dei casi autonomamente, con o senza un panorama di supporto. La questione contenutistica di quali regole valgono per la vostra azienda e come adempierle, spetta alle piattaforme stesse e, dove necessario, a un legale o un'autorità di vigilanza. Consultate quali piattaforme sono disponibili all'interno di reglia per vedere quale settore è coperto dove e se si allinea con quello che succede nella vostra azienda.