Ja, det gør det stort set. Det er administrativt arbejde at oprette konti, holde styr på adgangskoder, styre hvem i virksomheden der har adgang til hvad, og have overblik over hvilke platforme der har hvilke oplysninger om jer. Det kræver ikke juridisk viden, men vel disciplin og fast struktur. Mange virksomhedsledere klarer det selv, især mens antallet af platforme er begrænset.
Grænsen går ved indholdet af det, der skal ske i disse platforme. Hvilke forpligtelser der gælder for virksomheden, hvordan I arbejder med en specifik regelsamling, og hvilke valg der høres til det, er ikke kontoforvaltning længere, men et spørgsmål der hører hjemme på selve platformen, hos en jurist eller hos den kompetente tilsynsmyndighed. Denne artikel udtaler sig bevidst ikke herom.
Hvad administrativ forvaltning præcis indebærer
Med fire eller fem compliance-platforme opstår der hurtigt en liste af adgangskoder, kontaktpersoner og login-tidspunkter. Det kan alle selv styre ved for eksempel en adgangskodemanager, én fast ansvarlig per platform og et tilbagevendende tidspunkt til at kontrollere, om alt stadig er aktuelt, uanset virksomhedens størrelse. Det bliver sværere når flere personer skal have adgang til de samme konti, for eksempel en kontormanager der logger ind dagligt og en direktør der kun ser med ved en årlig kontrol. Så handler det ikke længere kun om adgangskoder, men om hvem der har hvilken adgang og hvorfor.
Hvad I ikke selv skal finde på
Det er en misforståelse at selv at styre konti også betyder at I selv skal finde ud af hvilke forpligtelser der gælder for virksomheden. Det er stadig arbejdet for de platforme der er specialiseret inden for et fagområde, og hvor nødvendigt for en jurist eller tilsynsmyndigheden. Forvaltningen og indholdet er to adskilte spørgsmål, selvom de i praksis føles som én opgave fordi de mødes på samme skærm.
Hvor et delt overblik hjælper, og hvor det ikke gør
Et interface som reglia overtager ikke det indholdsmæssige arbejde. Hvad sådan et overblik gør, er at gøre det synligt hvilke platforme I bruger, hvilke data der står der, og om der er noget der mangler, uden at I skal logge ind hver gang for sig selv. Det sparer søgearbejde, ikke indholdsmæssige vurderinger. På siden om, hvad reglia gør og ikke gør med dine data står præcist hvor den grænse går: data læses ud og vises samlet, men der træffes ingen beslutninger på vegne af jer og intet indholdsmæssigt udfyldes.
Når I overvejer hjælp
Med én platform og et par personer der arbejder med den, klarer I forvaltningen normalt fint selv. I takt med at antallet af platforme vokser, eller i takt med at flere afdelinger bliver involveret, bliver forvaltningen hurtigt det arbejde der bliver liggende: ingen føler sig rigtig ansvarlig for det, og det falder ikke straks i øjnene når en konto er forældet eller en person der ikke længere arbejder for jer stadig har adgang et sted. Det er det tidspunkt hvor et delt overblik med én erhvervskonto bliver nyttig, ikke fordi forvaltningen pludselig er for svær, men fordi det ellers ikke kommer på dagsordenen for nogen med så mange ord.
For spørgsmål om hvordan sådan en konto virker og hvad der høres til det, står et overblik over ofte stillede spørgsmål klar. Vil I selv opleve hvordan oversigten ser ud, kan I oprette en gratis erhvervskonto uden at der følger forpligtelser med det.
Kort sagt
Forvaltningen af konti, adgang og overblik kan I i de fleste tilfælde selv styre, med eller uden understøttende overblik. Det indholdsmæssige spørgsmål om hvilke regler der gælder for virksomheden og hvordan I arbejder med dem, ligger hos platformen selv og hvor nødvendigt hos en jurist eller tilsynsmyndighed. Se hvilke platforme der er tilgængelige inden for reglia for at se hvilket fagområde der bliver dækket hvor, og om det slutter sig an til det der foregår i virksomheden.