Oui, pour l'essentiel. La création de comptes, la gestion des mots de passe, l'organisation de l'accès au sein de votre entreprise et le suivi des données que chaque plateforme possède relève d'une gestion administrative. Cela ne demande pas de connaissances juridiques, mais de la discipline et une structure fixe. De nombreux entrepreneurs gèrent cela eux-mêmes, notamment tant que le nombre de plateformes reste limité.
La limite se situe au niveau du contenu de ce qui doit se passer dans ces plateformes. Les obligations qui s'appliquent à votre entreprise, comment vous respectez une réglementation spécifique et les choix y afférents ne relèvent plus de la gestion de comptes, mais d'une question qui appartient à la plateforme elle-même, à un juriste ou à l'autorité de surveillance compétente. Cet article ne se prononce délibérément pas à ce sujet.
Ce que la gestion administrative implique précisément
Avec quatre ou cinq plateformes de conformité, une liste de mots de passe, de contacts et de moments de connexion s'accumule rapidement. Maintenir cela en ordre, par exemple avec un gestionnaire de mots de passe, une personne responsable fixe par plateforme et un moment régulier pour vérifier que tout est à jour, est quelque chose que chacun peut organiser lui-même, quelle que soit la taille de l'entreprise. Cela devient plus compliqué dès lors que plusieurs personnes doivent accéder aux mêmes comptes, par exemple un responsable de bureau qui se connecte quotidiennement et un directeur qui ne consulte qu'une fois par an. Il ne s'agit plus seulement de mots de passe, mais de qui a accès à quoi et pourquoi.
Ce que vous n'avez pas besoin de trouver vous-même
C'est une idée reçue que de gérer soi-même les comptes signifie aussi que vous devez déterminer vous-même quelles obligations s'appliquent à votre entreprise. Cela reste le travail des plateformes qui sont spécialisées dans un domaine particulier, et si nécessaire, d'un juriste ou de l'autorité de surveillance. La gestion et le contenu sont deux questions distinctes, même s'ils se chevauchent dans la pratique parce qu'ils apparaissent sur le même écran.
Où un aperçu partagé est utile et où il ne l'est pas
Une couche comme reglia ne reprend pas le travail relatif au contenu. Ce qu'un tel aperçu fait, c'est de rendre visible quelles plateformes vous utilisez, quelles données s'y trouvent et s'il y a quelque chose en attente, sans que vous ayez à vous connecter séparément chaque fois. Cela épargne du travail de recherche, pas le jugement relatif au contenu. À la page sur ce que reglia fait et ne fait pas avec vos données se trouve précisément où cette limite se situe : les données sont lues et affichées ensemble, mais rien n'est décidé en votre nom et rien de substantif n'est rempli.
Quand vous envisagez une aide
Avec une plateforme et quelques personnes qui en ont besoin, vous gérez généralement bien cela vous-même. À mesure que le nombre de plateformes augmente ou que plusieurs départements s'impliquent, cette gestion devient rapidement une tâche qui traîne : personne ne s'en sent vraiment responsable, et il n'est pas immédiatement apparent qu'un compte est obsolète ou qu'une personne qui ne travaille plus pour vous a encore accès quelque part. C'est le moment où un aperçu partagé avec un seul compte professionnel devient utile, non pas parce que la gestion devient soudain trop difficile, mais parce qu'elle ne figure sinon à l'agenda de personne explicitement.
Pour les questions sur le fonctionnement d'un tel compte et ce qui en fait partie, un aperçu des questions fréquemment posées est à votre disposition. Si vous souhaitez expérimenter vous-même l'apparence de cet aperçu, créez un compte professionnel gratuit sans obligations associées.
Bref
Vous pouvez dans la plupart des cas gérer vous-même la gestion des comptes, de l'accès et de l'aperçu, avec ou sans un aperçu de soutien. La question substantive de savoir quelles règles s'appliquent à votre entreprise et comment vous les respectez relève des plateformes elles-mêmes et, si nécessaire, d'un juriste ou d'une autorité de surveillance. Consultez quelles plateformes sont disponibles au sein de reglia pour voir quel domaine est couvert où et si cela correspond à ce qui se passe dans votre entreprise.