Áno, z väčšej časti áno. Vytvárane účtov, vedenie hesiel, usporiadanie toho, kto v rámci vašej spoločnosti má prístup a prehľad o tom, ktorá platforma má aké vaše údaje, je administratívna práca. Nevyžaduje právne znalosti, ale disciplínu a pevnú štruktúru. Mnoho podnikateľov to riešia sami, najmä pokiaľ je počet plató limitovaný.
Hranica je pri obsahu toho, čo sa musí na tých platformách odohrávať. Ktoré povinnosti pre vašu spoločnosť platia, ako na špecifickú úpravu pracujete a aké voľby k nej patria, nie je už správa účtov, ale otázka, ktorá patrí na samotnú platformu, právnikovi alebo príslušnému dozorovému orgánu. Tento článok sa o tom zámerne nevyjadruje.
Čo presne zahŕňa administratívne vedenie
So štyrmi alebo piatimi compliance-platformami sa rýchlo vytvorí zoznam hesiel, kontaktných osôb a časov prihlasovania. Udržiavať to v poriadku, napríklad pomocou manažéra hesiel, jedného pevného zodpovedného za platformu a opakujúceho sa okamžiku na kontrolu, či je všetko stále aktuálne, si môže usporiadať každý sám, bez ohľadu na veľkosť spoločnosti. Komplikuje sa to v čase, keď niekoľko ľudí musí mať prístup do rovnakých účtov, napríklad kancelárny manažér, ktorý sa prihlasuje denne, a riaditeľ, ktorý sa pozerá len pri ročnej kontrole. Potom nejde len o heslá, ale o to, kto má aký prístup a prečo.
Čo si nemusíte sami vymýšľať
Je to omyl, že vlastné vedenie účtov znamená aj to, že si sám musíte vybrať, ktoré povinnosti pre vašu spoločnosť platia. To zostáva práca plató, ktoré sú špecializované v danej oblasti, a v prípade potreby právnika alebo dozorného orgánu. Vedenie a obsah sú dve samostatné otázky, aj keď sa v praxi cítia ako jedna úloha, pretože sa stretávajú na rovnakej obrazovke.
Kde pomôže zdieľaný prehľad a kde nie
Schránka ako reglia nepreberá obsahovú prácu. Čo takýto prehľad robí, je viditeľné, ktoré platformy používate, ktoré údaje tam sú a či na niečom čakáte, bez toho, aby ste sa museli zakaždým prihlásiť zvlášť. To šetrí vyhľadávanie, nie obsahový úsudok. Na stránke o tom, čo reglia robí a nedláha s vašimi údajmi je presne viditeľné, kde je táto hranica: údaje sa čítajú a spolu zobrazujú, ale za vás sa rozhoduje nič a nič obsahovo sa nevyplní.
Keď zvažujete pomoc
Pri jednej platforme a niekoľkých ľuďoch, ktorí s ňou pracujú, vedenie zvyčajne zvládnete sami prima. Keď počet plató rastie, alebo keď sa do toho zapája viac oddelení, toto vedenie sa rýchlo stane prácou, ktorá zostáva ležať: nikto sa za to necíti skutočne zodpovedný, a nie je hneď vidieť, keď je účet zastarané alebo keď má niekto, kto už u vás nepracuje, ešte niekde prístup. To je moment, keď sa zdieľaný prehľad s jedným obchodným účtom stáva užitočným, nie preto, že by vedenie zrazu bolo príliš ťažké, ale preto, že inak na to nikto konkrétne nefiguruje v programe.
Pre otázky, ako takýto účet funguje a čo k nemu patrí, je k dispozícii prehľad často kladených otázok hotov. Chcete si sami vyskúšať, ako prehľad vyzerá, vytvoríte si bezplatný obchodný účet bez toho, aby sa naň vzťahovali nejaké povinnosti.
Stručne povedané
Vedenie účtov, prístupu a prehľadu zvyčajne zvládnete v najväčšej časti prípadov sami, s podporným prehľadom alebo bez neho. Obsahová otázka, ktoré pravidlá pre vašu spoločnosť platia a ako na ne pracujete, zostáva na samotných platformách a v prípade potreby na právnikovi alebo dozorovom orgáne. Pozrite si ktoré platformy sú k dispozícii v rámci reglia aby ste videli, ktorá oblasť je tu pokrytá, a či to zodpovedá tomu, čo sa deje u vašej spoločnosti.