Kyllä, suureksi osaksi kyllä. Tilien luominen, salasanojen hallinta, päätösten tekeminen siitä, kuka yrityksessäsi pääsee minne, ja katsaus siihen, mitkä alustat keräävät mitä tietoja sinusta, on hallinnollista työtä. Se ei vaadi juridista osaamista, vaan kurinalaisuutta ja vakiintunutta rakennetta. Monet yrittäjät hoitavat tämän itse, varsinkin niin kauan kuin alustojen määrä on rajoitettu.
Raja vetäytyy sen sisällön kohdalla, joka näille alustoille tulee. Mitkä velvoitteet koskevat yritystäsi, miten työskentelet tietyn säännösten kanssa ja mitä valintoja siihen liittyy, ei ole enää tienhallintoa vaan kysymys, joka kuuluu itse alustalle, oikeustieteilijälle tai toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle. Tämä artikkeli ei tahallaan ota kantaa näihin asioihin.
Mitä hallinnollinen hallinta tarkalleen ottaen tarkoittaa
Neljällä tai viidellä vaatimustenmukaisuusalustalla syntyy nopeasti luettelo salasanoista, yhteyshenkilöistä ja kirjautumiskerroista. Tämän pitäminen kunnossa, esimerkiksi salasananhallintajärjestelmällä, yksi kiinteä vastuullinen henkilö alustaa kohden ja toistuvat hetket tarkistaa, onko kaikki vielä ajankohtaista, jokainen voi järjestää itse riippumatta yrityksen koosta. Se muuttuu vaikeammaksi heti kun useammat ihmiset pääsevät samalle tilille, esimerkiksi toimistojohtaja, joka kirjautuu päivittäin, ja johtaja, joka osallistuu vain vuosittaiseen tarkistukseen. Silloin kyse ei ole enää pelkästään salasanoista, vaan siitä, kella on mitä pääsyä ja miksi.
Mitä sinun ei tarvitse keksiä itse
Se on harhaluulo, että tilien hallinta tarkoittaa myös sitä, että sinun täytyy itse selvittää, mitkä velvoitteet koskevat yritystäsi. Se jää niiden alustojen työksi, jotka ovat erikoistuneet alalle, ja tarvittaessa oikeustieteilijän tai valvontaviraston työksi. Hallinta ja sisältö ovat kaksi erillistä asiaa, vaikka ne käytännössä tuntuvat yhdeltä tehtävältä, koska ne kohtaavat samalla näytöllä.
Missä jaettu katsaus auttaa ja missä ei
Kuori, kuten reglia, ei ota sisällöllistä työtä haltuunsa. Mitä tällainen katsaus tekee, on näkyväksi se, mitä alustoja käytät, mitä tietoja siellä on ja onko jotain ratkaisematta, ilman että sinun täytyy joka kerta kirjautua erikseen. Se säästää etsintätyötä, ei sisällöllistä arviointia. Siellä joka käsittelee sitä, mitä reglia tekee ja ei tee tietojesi kanssa näkyy tarkalleen, missä raja vetäytyy: tiedot luetaan ja näytetään yhdessä, mutta mitään ei päätetä puolestasi eikä mitään sisällöllistä täytetä.
Kun harkitset apua
Yhdellä alustalla ja muutamalla ihmisellä, joka sillä työskentelee, hallinta onnistuu yleensä hyvin itse. Nyt kun alustojen määrä kasvaa tai useampia osastoja osallistuu, hallinnasta tulee nopeasti työ, joka jää tekemättä: kukaan ei tunne olevansa siitä todella vastuussa, eikä se huomaa heti, kun tili on vanhentunut tai joku, joka ei enää työskentelee sinussa, on edelleen pääsyä jonnekin. Silloin jaetusta katseesta, jossa on yksi liiketili, tulee hyödyllinen, ei koska hallinta yhtäkkiä muuttuisi liian vaikeaksi, vaan koska se ei muuten ole kukaan selvästi agendalla.
Kysymyksiä siitä, miten tällainen tili toimii ja mitä siihen liittyy, varten on saatavilla usein kysyttyjen kysymysten luettelo valmiina. Jos haluat itse kokea, miltä katsaus näyttää, ota ilmainen liiketili käyttöön ilman velvoitteita.
Lyhyesti sanottuna
Tilien, pääsyn ja katsauksen hallintaa voit useimmissa tapauksissa hoitaa itse, tuetulla katseella tai ilman. Sisällöllinen kysymys siitä, mitkä säännöt koskevat yritystäsi ja miten niihin vastataan, on alustojen itsensä ja tarvittaessa oikeustieteilijän tai valvontaviraston vastuulla. Katso, mitä alustoja on saatavilla reglian sisällä nähdäksesi, mitä alan osa-alueita missä käsitellään ja vastaako se sitä, mitä yrityksessäsi tapahtuu.