Sim, em grande parte. Criar contas, manter senhas, gerir quem na sua empresa tem acesso a quê e manter o controle de quais dados cada plataforma tem sobre si, é trabalho administrativo. Não requer conhecimento jurídico, mas sim disciplina e uma estrutura fixa. Muitos empresários resolvem isto sozinhos, especialmente enquanto o número de plataformas se mantiver limitado.
Onde está o limite é no conteúdo do que tem de acontecer nessas plataformas. Quais as obrigações que se aplicam à sua empresa, como trabalha com uma regulação específica e quais as escolhas envolvidas, já não é gestão de contas mas uma questão que pertence à própria plataforma, a um jurista ou à autoridade de supervisão competente. Este artigo deliberadamente não se pronuncia sobre isto.
O que exatamente a gestão administrativa comporta
Com quatro ou cinco plataformas de conformidade surge rapidamente uma lista de senhas, contactos e momentos de acesso. Manter isto organizado, por exemplo com um gestor de senhas, uma pessoa responsável fixa por plataforma e um momento recorrente para verificar se tudo continua actualizado, qualquer pessoa pode organizar por si, independentemente do tamanho da empresa. Torna-se mais complicado quando múltiplas pessoas precisam ter acesso às mesmas contas, por exemplo uma gestora de escritório que acede diariamente e um director que apenas consulta numa revisão anual. Deixa então de ser apenas sobre senhas, mas sobre quem tem que acesso e porquê.
O que não precisa de inventar por si próprio
É uma ideia errada que gerir contas pessoalmente significa também que tem de descobrir sozinho quais as obrigações que se aplicam à sua empresa. Esse continua a ser o trabalho das plataformas que são especializadas num campo específico, e quando necessário de um jurista ou da autoridade de supervisão. A gestão e o conteúdo são duas questões separadas, mesmo que na prática se sintam como uma única tarefa porque surgem no mesmo ecrã.
Onde uma visão partilhada ajuda, e onde não
Uma interface como a reglia não assume o trabalho de conteúdo. O que uma tal visão faz é tornar visível quais as plataformas que utiliza, que dados lá estão e se há algo pendente, sem ter de aceder separadamente a cada vez. Isto poupa tempo de pesquisa, não a decisão de conteúdo. Em a página sobre o que a reglia faz e não faz com seus dados está exatamente onde está esse limite: os dados são lidos e mostrados em conjunto, mas nada é decidido em seu nome e nada de conteúdo é preenchido.
Quando considerar ajuda
Com uma plataforma e um par de pessoas a trabalhar com ela, costuma conseguir a gestão sozinho. À medida que o número de plataformas cresce, ou conforme mais departamentos ficam envolvidos, essa gestão rapidamente se torna o trabalho que fica por fazer: ninguém se sente realmente responsável e não é logo óbvio quando uma conta está desactualizada ou alguém que já não trabalha para si ainda tem acesso em algum lugar. É o momento em que uma visão partilhada com uma conta comercial única se torna útil, não porque a gestão se tornou de repente demasiado difícil, mas porque caso contrário nunca fica explicitamente na agenda de ninguém.
Para dúvidas sobre como funciona uma tal conta e o que comporta, uma lista de perguntas frequentes está à disposição. Se quer experimentar pessoalmente como é a visão, crie uma conta comercial gratuita sem qualquer obrigação associada.
Em resumo
A gestão de contas, acesso e visão pode na maioria dos casos ser feita por si, com ou sem uma visão de apoio. A questão de conteúdo sobre quais as regras que se aplicam à sua empresa e como trabalha com elas, pertence às próprias plataformas e, quando necessário, a um jurista ou autoridade de supervisão. Veja quais as plataformas disponíveis dentro da reglia para ver qual o campo de especialidade abrangido, e se isto se adequa ao que se passa na sua empresa.