De kosten van toegang die u niet tijdig intrekt, zitten meestal niet in een factuur maar in tijd: tijd om uit te zoeken welk platform nog bij welke gegevens kan, tijd om dat te herstellen als iemand van functie verandert, en tijd die u kwijt bent omdat niemand meer precies weet wat er nog loopt. Hoe hoog die kosten uitvallen, hangt af van het aantal platforms dat u gebruikt, hoe vaak toegang wijzigt, en of u dat ergens centraal bijhoudt of niet.
Er is geen vast bedrag aan te hangen, en dat is ook niet het nuttige antwoord. Wat wel helpt, is weten waar die kosten vandaan komen, zodat u kunt inschatten of het bij uw bedrijf meespeelt.
Waar de kosten vandaan komen
Bij een klein bedrijf met één of twee compliance-platforms is vergeten toegang meestal een kleine herinnering: iemand logt nog ergens in die dat niet meer zou moeten. Bij een bedrijf dat met meerdere platforms werkt — een voor productveiligheid, een voor verpakkingen, een voor persoonsgegevens — groeit dat uit tot iets dat u actief moet beheren. Elke keer dat een medewerker vertrekt, van rol wisselt, of een extern bureau niet langer voor u werkt, moet iemand nagaan welke toegang daarbij hoort en die afsluiten.
Die uitzoektijd is de eerste kostenpost. De tweede is het risico dat u die uitzoektijd overslaat, omdat niemand meer weet dat er iets open staat. Een oud-medewerker die nog kan inloggen bij een platform met bedrijfsgegevens is op zichzelf geen incident, maar het is wel iets wat u normaal gesproken liever niet laat voortbestaan. Of en hoe dat juridisch gewicht krijgt, hangt af van wat er precies gedeeld is en onder welke regeling dat valt — daarover gaat een jurist of de toezichthouder voor het betreffende platform, niet reglia.
De derde kostenpost: gegevens die blijven staan
Naast de toegang zelf is er de vraag wat er met de gegevens gebeurt die al zijn gedeeld. Toegang intrekken en gegevens laten verwijderen zijn twee verschillende dingen, en platforms verschillen in hoe ze daarmee omgaan. Dat uitzoeken kost op zichzelf ook tijd, zeker als u niet meer weet wélke gegevens u ooit heeft gedeeld en met wie.
Wat de kosten bepaalt
Drie dingen maken het verschil tussen een kleine herinnering en een structureel tijdsprobleem.
Het eerste is het aantal platforms. Eén account overzien is eenvoudig; vier accounts met elk een eigen inlog, eigen rechtenbeheer en eigen manier van gegevens delen vraagt vier keer zoveel aandacht, en die aandacht wordt makkelijk uitgesteld omdat niemand er een vast moment voor heeft.
Het tweede is de wisseling van mensen en rollen. Een bedrijf waar weinig verandert, heeft minder te corrigeren dan een bedrijf met veel personeelswissels, seizoenswerk of externe partijen die tijdelijk meekijken.
Het derde is of u een centraal overzicht heeft van wie waar toegang tot heeft. Zonder dat overzicht moet u bij elk platform apart nagaan wat er open staat, en dat is precies het werk dat meestal blijft liggen tot er een aanleiding is om het wél te doen — en die aanleiding komt dan vaak later dan u zou willen.
Hoe u die kosten beperkt
De meest directe manier om de uitzoektijd te verkleinen, is simpelweg weten wat er speelt: welke platforms u gebruikt, welke toegang daarbij hoort, en wanneer die voor het laatst is gecontroleerd. Dat is geen juridisch vraagstuk maar een administratief vraagstuk, en het is op te lossen zonder dat u voor elk platform een apart systeem bijhoudt.
Reglia zelf voegt geen regelgeving toe en beoordeelt niet of uw toegang in orde is — dat blijft bij de platforms en bij uw eigen jurist of toezichthouder. Wat reglia wel doet, is laten zien welke gegevens er via het gedeelde bedrijfsdossier beschikbaar zijn gesteld en aan wie, zodat intrekken een kwestie is van één plek controleren in plaats van vier. Hoe dat precies werkt en wat reglia daarbij wel en niet met uw gegevens doet, staat beschreven op de pagina over hoe reglia met uw gegevens omgaat.
Of dat voor uw bedrijf praktisch verschil maakt, hangt af van hoeveel platforms u gebruikt en hoe vaak daar iets in wijzigt. Op de pagina over beveiliging en privacy leest u hoe gegevens binnen reglia worden opgeslagen en gedeeld, en op de pagina met veelgestelde vragen staan de antwoorden op vragen die hier dicht tegenaan liggen, zoals wat er gebeurt als u een platform helemaal niet meer gebruikt.
Wilt u eerst zien welke platforms er binnen Theos Group bestaan en wat ze afzonderlijk doen, voordat u iets aan uw manier van werken verandert? Een overzicht daarvan vindt u op de pagina met alle aangesloten platforms.