Het antwoord op deze vraag is zelden een los bedrag. Ontbrekend overzicht over de regelingen die voor uw bedrijf gelden, kost vooral tijd, en tijd is bij de meeste bedrijven direct om te rekenen naar geld. Als u niet op één plek kunt zien welke verplichtingen van toepassing zijn, wat daarvan al is afgehandeld en welke termijnen nog lopen, gaat u dat telkens opnieuw uitzoeken: in een mailbox, in een agenda, of bij een collega die het misschien weet. Die zoektijd, samen met de tijd die het kost om iets in te halen wanneer een termijn al bijna verstreken is, vormt het grootste deel van de rekening.
Wat die rekening precies groot maakt, hangt af van een paar concrete dingen: hoeveel regelingen op uw onderneming van toepassing zijn, hoeveel systemen of portalen u daarvoor gebruikt, en hoeveel mensen erbij betrokken zijn zonder dat iemand duidelijk eigenaar is van het totaalbeeld. Een installatiebedrijf dat alleen in Nederland werkt, heeft een andere opgave dan een webshop met eigen-merkproducten die naar meerdere EU-landen levert en daardoor met productveiligheid, verpakkingen, toegankelijkheid en persoonsgegevens tegelijk te maken krijgt.
Waar de kosten vandaan komen
De eerste kostenpost is zoektijd. Wie niet op één plek kan zien wat er speelt, moet dat elke keer weer reconstrueren: welk platform hoort bij welke verplichting, wie heeft de laatste update gedaan, staat er nog iets open. Dat is werk dat op zichzelf niets toevoegt, het is alleen nodig om weer op de hoogte te zijn.
De tweede kostenpost is dubbel werk. Als bedrijfs- en productgegevens niet centraal staan, worden ze bij elk platform opnieuw ingevoerd en soms ook opnieuw gecontroleerd. Dat is niet alleen tijd, het is ook een bron van fouten: een adres of een KvK-nummer dat op één plek wordt bijgewerkt en op de andere niet, levert op termijn extra uitzoekwerk op.
De derde kostenpost is inhaalwerk. Een termijn die u laat opmerkt, kost meer tijd om af te handelen dan een termijn die u ruim op tijd zag aankomen. Wat er precies gebeurt als een termijn gemist wordt, verschilt per regeling en per toezichthouder, en dat is iets waarover reglia geen uitspraak doet; voor de gevolgen in uw specifieke situatie verwijzen wij u naar de toezichthouder of een jurist.
Wat de omvang bepaalt
Hoe groot deze kosten in de praktijk worden, bepalen een paar factoren. Ten eerste het aantal regelingen dat op uw onderneming van toepassing is: een bedrijf dat onder meer dan één Europese regeling tegelijk valt, heeft per definitie meer om bij te houden dan een bedrijf waarvoor maar één regeling geldt. Ten tweede het aantal platformen of portalen waarin die informatie is opgeknipt: hoe meer losse plekken, hoe groter de kans dat iets tussen twee systemen in valt. Ten derde de verdeling van verantwoordelijkheid binnen uw organisatie: als HR, de kantoormanager en de directie elk een stukje bijhouden zonder dat iemand het geheel overziet, ontstaan de kosten precies op de plek waar niemand kijkt.
Een vierde factor is minder zichtbaar maar telt wel mee: hoe vaak de regelgeving zelf verandert. Wetswijzigingen gaan niet automatisch langs uw bedrijf; iemand moet ze opmerken en beoordelen of ze relevant zijn. Dat is inhoudelijk werk dat bij de platformen zelf of bij een adviseur thuishoort, niet bij reglia.
Het verschil tussen zoeken en weten
De kern van het probleem is niet dat er te veel verplichtingen zijn, maar dat de informatie erover verspreid staat. Eén overzicht van wat er speelt en welke termijnen lopen, verandert niets aan de verplichtingen zelf, maar wel aan de tijd die u kwijt bent om ze te vinden. Dat overzicht, en hoe reglia daarmee omgaat, staat beschreven op de pagina waar u kunt lezen wat reglia wel en niet met uw gegevens doet. Vragen die vaker terugkomen over hoe dat in de praktijk werkt, zijn verzameld op de pagina met antwoorden op praktische vragen.
Wat overzicht wél kost, en wat niet
Het overzicht van de aangesloten platformen en de uitleg over wat er met uw gegevens gebeurt, is bij reglia gratis, ook zonder account. Een zakelijk account, gekoppeld aan uw KvK- en btw-nummer, is dat ook. Wat geld kost, koopt u bij het platform waar u het daadwerkelijk gebruikt, en de prijs daarvan staat bij dat platform; een overzicht daarvan vindt u op de pagina met de prijzen per platform. Het inzicht in wat er speelt en wat nog open is, zetten wij bewust niet achter een betaalmuur: een schil die zegt dat u de baas bent over uw eigen overzicht, kan dat overzicht niet zelf laten kosten.
Als u wilt zien welke platformen er zijn en welke verplichtingen ze dekken, kunt u dat rustig bekijken op de pagina waar staat welke platforms er zijn en wat ze doen.