Ja, voor het grootste deel wel. Het aanmaken van accounts, het bijhouden van wachtwoorden, het regelen van wie binnen uw bedrijf ergens toegang toe heeft en het overzicht houden van welk platform welke gegevens van u heeft, is administratief werk. Het vraagt geen juridische kennis, wel discipline en een vaste structuur. Veel ondernemers regelen dit zelf, zeker zolang het aantal platformen beperkt blijft.
Waar de grens ligt, is bij de inhoud van wat er in die platforms moet gebeuren. Welke verplichtingen voor uw bedrijf gelden, hoe u aan een specifieke regeling werkt en welke keuzes daarbij horen, is geen accountbeheer meer maar een vraag die thuishoort bij het platform zelf, een jurist of de bevoegde toezichthouder. Dit artikel doet daar bewust geen uitspraak over.
Wat administratief beheer precies inhoudt
Met vier of vijf compliance-platformen ontstaat al snel een lijst van wachtwoorden, contactpersonen en inlogmomenten. Dat op orde houden, bijvoorbeeld met een wachtwoordbeheerder, één vaste verantwoordelijke per platform en een terugkerend moment om te checken of alles nog actueel is, kan iedereen zelf inrichten, ongeacht de grootte van het bedrijf. Het wordt lastiger zodra meerdere mensen bij dezelfde accounts moeten kunnen, bijvoorbeeld een kantoormanager die dagelijks inlogt en een directeur die alleen bij een jaarlijkse controle meekijkt. Dan gaat het niet meer alleen over wachtwoorden, maar over wie welke toegang heeft en waarom.
Wat u niet zelf hoeft te verzinnen
Het is een misvatting dat zelf accounts beheren ook betekent dat u zelf moet uitzoeken welke verplichtingen voor uw bedrijf gelden. Dat blijft het werk van de platformen die op een vakgebied gespecialiseerd zijn, en waar nodig van een jurist of de toezichthouder. Het beheer en de inhoud zijn twee losse vraagstukken, ook al voelen ze in de praktijk als één taak omdat ze op hetzelfde scherm samenkomen.
Waar een gedeeld overzicht bij helpt, en waar niet
Een schil zoals reglia neemt het inhoudelijke werk niet over. Wat zo'n overzicht wel doet, is zichtbaar maken welke platformen u gebruikt, welke gegevens daar staan en of er iets openstaat, zonder dat u daarvoor telkens apart moet inloggen. Dat scheelt zoekwerk, niet het inhoudelijke oordeel. Op de pagina over wat reglia wel en niet met uw gegevens doet staat precies waar die grens ligt: gegevens worden uitgelezen en samen getoond, maar er wordt niets namens u beslist en niets inhoudelijks ingevuld.
Wanneer u hulp overweegt
Bij één platform en een paar mensen die ermee werken, redt u het beheer meestal prima zelf. Naarmate het aantal platformen groeit, of naarmate meerdere afdelingen erbij betrokken raken, wordt dat beheer al snel het werk dat blijft liggen: niemand voelt zich er echt verantwoordelijk voor, en het valt niet meteen op wanneer een account verouderd is of iemand die niet meer bij u werkt nog ergens toegang heeft. Dat is het moment waarop een gedeeld overzicht met één zakelijk account nuttig wordt, niet omdat het beheer ineens te moeilijk is, maar omdat het anders bij niemand met zoveel woorden op de agenda staat.
Voor vragen over hoe zo'n account werkt en wat erbij hoort, staat een overzicht van veelgestelde vragen klaar. Wilt u zelf ervaren hoe het overzicht eruitziet, dan richt u een gratis zakelijk account in zonder dat daar verplichtingen aan vastzitten.
Kortom
Het beheer van accounts, toegang en overzicht kunt u in de meeste gevallen zelf regelen, met of zonder ondersteunend overzicht. De inhoudelijke vraag welke regels voor uw bedrijf gelden en hoe u daaraan werkt, ligt bij de platformen zelf en, waar nodig, bij een jurist of toezichthouder. Bekijk welke platforms er binnen reglia beschikbaar zijn om te zien welk vakgebied waar wordt afgedekt, en of dat aansluit bij wat er bij uw bedrijf speelt.